Met de add-on 'Roosterbevestiging' kunt u uw klanten een gepersonaliseerde e-mail sturen met een overzicht van al hun geplande lessen voor een geselecteerde periode.
E-mails worden alleen verzonden naar ontvangers die gegevens hebben binnen de geselecteerde periode. Met andere woorden, ontvangers zonder lessen in de geselecteerde periode worden automatisch uitgesloten.
LET OP: Om een bevestiging van het lesrooster te kunnen versturen, moet het profiel van de student "Actief" zijn en de lesstatus ingesteld staan op "Gepland" of "Bijgewoond".
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Afspraakbevestiging' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Zodra de add-on is ingeschakeld, kunt u op 'Instellingen' klikken om de volgende instellingen aan te passen:
Standaard bevestigingsperiode : Met deze instelling kunt u de standaardperiode voor uw e-mailsjabloon selecteren. U kunt deze periode wijzigen wanneer u de e-mail voor de planningsbevestiging aanmaakt.
Lesdetails : In dit gedeelte kunt u de lesdetails selecteren die voor elke les in de roosterbevestiging worden weergegeven.
Gebruik
Wanneer u uw klanten een e-mail ter bevestiging van een afspraak wilt sturen, kunt u dat doen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "E-mail" en vervolgens op "Bevestiging van de afspraak".
Selecteer de ontvangers naar wie u de afspraakbevestigingen wilt verzenden. U kunt alle ontvangers van een accounttype selecteren door op de link 'Alles selecteren' te klikken. U kunt ook individuele ontvangers selecteren door op het betreffende veld te klikken. U kunt de volgende typen ontvangers selecteren:
Gezinnen
Familiecontacten
Onafhankelijke studenten
Kinderen die studeren
Voer een onderwerp en een bericht in het veld 'Bericht' in. Als u eerder sjablonen hebt opgeslagen, kunt u een sjabloon selecteren in het veld 'Sjabloon'. Door een sjabloon te selecteren, worden de velden 'Onderwerp' en 'Bericht' automatisch ingevuld met de inhoud van het sjabloon.
Nadat u het onderwerp en het bericht hebt ingevoerd, kunt u het selectievakje 'Sjabloon opslaan' aanvinken als u de berichtinhoud voor toekomstig gebruik wilt opslaan.
Vink het vakje aan om te bevestigen dat de e-mail niet-commercieel van aard is en voldoet aan de antispamregelgeving.
Vul het formulier in om de e-mail naar de geselecteerde ontvangers te versturen.
Logboek met bevestigingen en meldingen
Wanneer u zich op de pagina "Bevestiging verzenden" bevindt, vindt u de volgende opties in het menu aan de rechterkant:
Sjablonen beheren - Met deze optie kunt u al uw opgeslagen sjablonen bekijken, bewerken of verwijderen.
Bevestigingen - Deze optie toont een lijst van alle aangemaakte bevestigingen.
Meldingenlogboek - Deze optie toont gedetailleerde informatie over de verzonden planningsmelding, inclusief de status van de e-mail (Bezorgd, geweigerd, mislukt).