Zapier is een softwareprogramma voor taakautomatisering waarmee je je Teachworks-account eenvoudig kunt koppelen aan meer dan 6000 applicaties. Enkele voorbeelden van applicaties waarmee je je Teachworks-account kunt verbinden zijn PayPal, Square, Zoho, Salesforce en JotForm. Veelvoorkomende toepassingen zijn onder andere integraties met boekhoudsystemen (bijvoorbeeld een koppeling met Xero om facturering te automatiseren), CRM-integraties om het klantbeheer te verbeteren en het automatiseren van meldingen zoals herinneringen, e-mails of sms'jes die gekoppeld zijn aan gebeurtenissen in Teachworks.
Vereisten
De Zapier-integratie vereist toegang tot de Teachworks API, die alleen beschikbaar is in de "Growth" en "Premium" abonnementen. Meer informatie over onze prijzen vindt u hier: Teachworks-prijzen .
De API inschakelen
Voordat je de Zapier-integratie kunt inschakelen, moet de Teachworks API in je Teachworks-account zijn ingeschakeld. Je kunt de API inschakelen door de volgende stappen te volgen:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Teachworks API' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de API in te schakelen.
Klik op de knop "API-token genereren".
Met deze sleutel krijgt u via de API toegang tot uw account. Bescherm deze sleutel als een wachtwoord en neem deze niet op in openbare webpagina's (deze mag alleen aan de serverzijde worden gebruikt voor openbare webpagina's).
De Zapier-integratie inschakelen
Nu de API is ingeschakeld, kunt u de Zapier-integratie activeren door de volgende stappen te volgen:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Zapier' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de integratie in te schakelen.
Klik op "Instructies" en volg vervolgens de instructies in stap 1 om je aan te melden voor Zapier.
In stap 2 klikt u op de link "Teachworks op Zapier" om naar Zapier.com te worden doorgestuurd en verbinding te maken met Zapier.
Nadat je op de link "Teachworks op Zapier" hebt geklikt, word je doorgestuurd naar een pagina waar je wordt uitgenodigd om Teachworks op Zapier te gebruiken. Scroll op die pagina naar beneden en klik op de knop "Uitnodiging accepteren en een Zap maken".
Je eerste Zap bouwen
Een Zap is de verbinding die je legt tussen applicaties om je workflow te automatiseren. Een uitgebreidere uitleg over Zaps (en andere Zapier-terminologie) vind je hier: Wat is Zapier? Je kunt je eerste Zap bouwen door deze stappen te volgen:
Log in op je Zapier-account en klik op de knop "Make a Zap!".
Geef de Zap bovenaan het formulier een naam.
Typ in het zoekveld "Apps zoeken" het woord "Teachworks" en selecteer de app "Teachworks".
Selecteer een trigger in het vervolgkeuzemenu "Kies een gebeurtenistrigger".
Klik op "Doorgaan".
Klik in het gedeelte 'Account kiezen' op de knop 'Inloggen bij Teachworks' en volg de stappen om je API-sleutel in Zapier in te voeren.
Afhankelijk van de trigger moet u mogelijk aanvullende gegevens invoeren. Als u bijvoorbeeld de trigger 'Nieuwe factuur' hebt geselecteerd, moet u de gewenste status voor de nieuwe facturen opgeven.
Zodra je de trigger hebt ingesteld, kun je een 'Actie' selecteren. Dit is wat Zapier doet wanneer de trigger die je hebt ingesteld, wordt geactiveerd. Je kunt een van de ingebouwde apps selecteren, zoals e-mail of sms (tekstbericht), of een andere app zoeken om mee te verbinden, zoals JotForm.
LET OP: De Teachworks-app gebruikt de polling-methode voor triggers. Polling controleert slechts één pagina op nieuwe records (maximaal 100 records). Als u meer dan 100 records wilt controleren, moet u de Teachworks API rechtstreeks gebruiken, anders worden de overige records niet opgepakt. U bent nu klaar om uw Zap af te ronden met de applicatie van uw keuze.
Voor meer informatie over het instellen van Zaps in je account kun je de kennisbank van Zapier raadplegen. Je kunt ook enkele van onze blogberichten hieronder bekijken voor hulp bij het maken van Zaps: