Met de add-on 'Profielbijlagen' kunnen u en uw medewerkers documenten toevoegen aan profielen van medewerkers, familieleden en studenten. Ook kunnen klanten documenten toevoegen aan hun eigen profielen.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Profielbijlagen' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Zodra deze functie is ingeschakeld, wordt een sectie 'Bijlagen' weergegeven op de profielen van werknemers, familieleden en studenten.
Instellingen
Clientrechten - Wanneer deze instelling is ingeschakeld, kunnen uw clients nieuwe bestanden aan hun eigen profielen toevoegen.
Medewerkersrechten - U kunt rechten voor docenten en personeel instellen onder het gedeelte 'Gebruikerstoegang en -rechten' via het veld 'Bestanden uploaden' op de individuele medewerkersprofielen.
LET OP: De machtiging van de client om bestanden te bewerken die door andere gebruikers aan hun profiel zijn gekoppeld, wordt voor elk afzonderlijk bestand ingesteld op het moment dat de bestanden worden gekoppeld.
LET OP: Als u de machtiging 'Bestanden beheren' instelt op 'Aan' voor een medewerkerprofiel, kan de medewerker bestanden bekijken op het profiel van een student die voor medewerkers de status 'Verborgen' hebben. Als deze machtiging is ingesteld op 'Uit', kan de medewerker geen 'Verborgen' bestanden bekijken.
Bestanden aan profielen koppelen
Volg de onderstaande stappen om een bestand toe te voegen aan een profiel van een student, familielid of medewerker:
Gezins-/studentenprofiel
Klik op "Studenten" en vervolgens op "Studenten" of "Gezinnen".
Klik op de voornaam of achternaam van de leerling of het gezin waaraan u het bestand wilt koppelen.
Klik op het tabblad "Communicatie".
Scroll omlaag naar het gedeelte 'Bestanden'.
Klik op de link 'Toevoegen' naast de kop 'Bestanden'.
Vul het formulier in om het bestand toe te voegen.
Werknemersprofiel
Klik op "Medewerkers" en vervolgens op "Medewerkerslijst".
Klik op de voornaam of achternaam van de medewerker aan wie u het bestand wilt koppelen.
Scroll omlaag naar het gedeelte 'Bestanden'.
Klik op de link "Toevoegen".
Vul het formulier in om het bestand toe te voegen.
Toegang op bestandsniveau
Wanneer je bestanden aan een profiel koppelt, kun je de toegang instellen voor medewerkers, klanten (gezinnen en individuele studenten) en/of studenten die bij dat bestand horen. Bestanden kunnen verborgen, zichtbaar of bewerkbaar zijn.
LET OP: Documenten of bestanden die naar profielen worden geüpload, hoeven niet te worden ingevuld.
Profielbijlagen bekijken
Nadat een bijlage aan een profiel is toegevoegd, wordt het bestand weergegeven onder het gedeelte 'Bestanden'. Je kunt vervolgens op de link naar het bestand klikken om het bijgevoegde bestand te bekijken.
Beveiligde links
De bestanden worden opgeslagen op Amazon S3 en hebben beveiligde links die na 10 minuten verlopen. Als de bestandslinks zijn verlopen, verschijnt er een melding in het gedeelte met bestanden. Om nieuwe beveiligde links naar de bestanden te genereren, kunt u de profielpagina vernieuwen.