Bij Teachworks bestaan factuur- en creditnotanummers uit twee verschillende onderdelen:
Een voorvoegsel
Een factuurnummer
Deel 1 - Het voorvoegsel
Een factuurvoorvoegsel is een korte reeks letters of cijfers die aan het begin van uw factuurnummers wordt toegevoegd.
Als u bijvoorbeeld het standaardvoorvoegsel "INV-" gebruikt, krijgt u factuurnummers zoals INV-1001. Het standaardvoorvoegsel voor creditnota's is "CN-". Volg de onderstaande stappen om deze voorvoegsels aan te passen:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Accountinstellingen'.
Ga naar het tabblad "Financiën en bedrijfsvoering".
Scroll omlaag naar het gedeelte 'Factuurnummering en -identificatie'.
Stel het gewenste voorvoegsel in bij de velden 'Factuurvoorvoegsel' en 'Voorvoegsel creditnota'.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Als u geen factuurvoorvoegsel wilt gebruiken, kunt u ook gewoon nummers gebruiken door het veld 'Factuurvoorvoegsel' leeg te laten. We raden echter over het algemeen aan om minimaal een voorvoegsel te gebruiken voor uw creditnota's, omdat dit het gemakkelijker maakt om facturen en creditnota's in de tabel 'Facturen' van elkaar te onderscheiden.
Het voorvoegsel wordt weergegeven wanneer u een factuur bekijkt; het wordt niet opgeslagen in het factuurrecord. Dit betekent dat als u facturen genereert en het voorvoegsel is ingesteld op "INV-" en u dit later wijzigt in "INVOICE", het huidige voorvoegsel "INVOICE" de volgende keer dat u de facturen bekijkt, aan het begin van het factuurnummer wordt toegevoegd, ook voor facturen die vóór de wijziging zijn aangemaakt.
LET OP: Bij bedrijven met lange factuur- of creditnota-voorvoegsels (bijv. 8 tekens of meer) wordt het voorvoegsel standaard verborgen op de factuurformulieren, zodat het factuurnummer zichtbaar is. U kunt met de muis over het voorvoegsel bewegen om het voorvoegsel te zien.
Deel 2 - Factuurnummer
Factuurnummers zijn unieke numerieke waarden die aan elke factuur of creditnota die u aanmaakt, worden toegekend.
Bij het aanmaken van facturen of creditnota's worden de factuurnummers automatisch verhoogd. U kunt de factuurnummers echter ook handmatig verhogen tijdens het aanmaken van een factuur via het veld 'Nummer' op het formulier 'Factuur aanmaken'.
Factuurnummers worden rechts uitgelijnd tot 4 cijfers, dus een factuur met nummer "1" wordt weergegeven als "0001". Een factuur met nummer "25" wordt weergegeven als "0025". Als het factuurnummer 4 cijfers of meer bevat, worden er geen voorloopnullen toegevoegd.