Met de e-mailadd-on kunt u informatieve e-mails versturen naar actieve medewerkers, hun families en studenten.
LET OP: De e-mailadd-on vereist dat bedrijven hun e-mailadres op Postmark verifiëren om massamails te kunnen versturen. Instructies voor het verifiëren van een e-mailadres vindt u hier: E-mailadressen verifiëren voor verzending .
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'E-mails' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Zodra de add-on is ingeschakeld, kunt u op de link 'Instellingen' klikken om de volgende instelling in te schakelen:
Een e-mail naar een hele klas sturen - Wanneer deze instelling is ingeschakeld, kunt u een e-mail naar de hele klas tegelijk sturen via de optie 'E-mail' in het pop-upvenster dat verschijnt nadat u op een les in de kalender hebt geklikt.
Gebruik
U kunt informatieve e-mails versturen naar uw actieve medewerkers, hun families en studenten door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "E-mail" en vervolgens op "E-mail verzenden".
Kies uit Werknemers, Studenten, Gezinnen of Familiecontacten.
Individuele e-mail - Selecteer een ontvanger uit een of meer accounttypen.
Bulk - Selecteer meerdere ontvangers of klik op "Alles selecteren" om een bericht te sturen naar alle gebruikers van een specifiek accounttype.
Filteren - Klik op de link 'Filter' om gebruikers te selecteren op basis van specifieke criteria (zie de filtertabel hieronder voor meer informatie).
Verwijderen - Klik op de "X" naast een naam of gebruik de optie Alles deselecteren.
Voer een onderwerp en een bericht in het veld 'Bericht' in om uw e-mail op te stellen.
Om tijd te besparen, selecteer een kant-en-klare optie in het sjabloonmenu.
Om uw huidige bericht voor toekomstig gebruik op te slaan, vinkt u het vakje 'Sjabloon opslaan' aan.
Vink het vakje aan om te bevestigen dat de e-mail niet-commercieel van aard is en voldoet aan de antispamregelgeving.
Vul het formulier in om de e-mail naar de geselecteerde ontvangers te versturen.
Je kunt je e-mailresultaten bekijken in het 'Meldingenlogboek' door op de knop 'E-maillogboeken' te klikken.
Filters
Je kunt de lijst met beschikbare filters voor elke gebruiker bekijken door op de link 'Filter' te klikken onder het veld van elk ontvangerstype.
Gebruikerstype | Filters |
Docent | Lessen op datum - Selecteer alle docenten die lesgeven op de geselecteerde datum. Type - Selecteer tussen "Leraren" of "Administratief personeel". |
Studenten | Lessen op datum - Selecteer alle leerlingen die les hebben op de geselecteerde datum. Type - Selecteer of u een e-mail wilt sturen naar een "Kind" of een "Zelfstandige" leerling. Leerjaar - Selecteer de leerlingen die in het aangegeven leerjaar zitten. School - Selecteer leerlingen van de aangegeven school. Studentengroep - Selecteer studenten uit de geselecteerde studentengroep die is aangemaakt via de add-on Studentengroepen . |
Gezinnen | Lessen op datum - Selecteer alle gezinnen waarvan de leerlingen les hebben op de geselecteerde datum. Leerjaar - Selecteer gezinnen met kinderen in het aangegeven leerjaar. School - Selecteer gezinnen met leerlingen van de aangegeven school. Leerlingengroep - Selecteer gezinnen met leerlingen uit de geselecteerde leerlingengroep. |
Familiecontacten | Lessen op datum - Selecteer alle contactpersonen binnen het gezin waarvan leerlingen les hebben op de geselecteerde datum. Leerjaar - Selecteer contactpersonen binnen de familie van kinderen die in het aangegeven leerjaar zitten. School - Selecteer contactpersonen binnen de familie die kinderen op de betreffende school hebben. Leerlingengroep - Selecteer contactpersonen binnen de familie van leerlingen uit de geselecteerde leerlingengroep. |
LET OP: Het filter "Lessen op datum" omvat alle lesstatussen behalve "Geannuleerd". Studenten die een les hebben die is geannuleerd, worden uitgesloten.
Sjablonen beheren
Je kunt opgeslagen sjablonen bekijken, bewerken of verwijderen door op de knop 'Sjablonen beheren' in de zijbalk van de e-mailpagina te klikken. Je wilt bijvoorbeeld een sjabloon maken als je promotiemateriaal aanbiedt, zoals gratis lessen.
Een klas een e-mail sturen
Je kunt een e-mail versturen naar de deelnemers van een les of klas door op een les in de kalender te klikken. Wanneer je op de les klikt, verschijnt er een pop-upvenster met de optie 'E-mail'. Hiermee word je doorgestuurd naar de e-mailpagina, waar de relevante gegevens van de leerling, familie en docent al zijn ingevuld in het veld voor de ontvangers.
E-mailen op basis van lesdatum
Je kunt een e-mail versturen naar de docenten en leerlingen (en ook naar hun ouders en/of contactpersonen) die les hebben op een specifieke datum door het filter "Lessen op datum" te gebruiken. Volg de onderstaande stappen om dit filter te gebruiken:
Klik op de link 'Filter' onder een of meerdere velden voor elk accounttype.
Selecteer de optie "Lessen op datum".
Selecteer een datum in het tweede veld en klik vervolgens op "Ga".
Alle ontvangers die les hebben op de geselecteerde datum worden automatisch toegevoegd aan de velden 'Ontvanger'.
LET OP: Als u klanten een e-mail wilt sturen met lessen binnen een specifiek datumbereik, kunt u de add-on 'Schemabevestiging' gebruiken.