Als u lespakketten of urenpakketten verkoopt, houdt Teachworks het gebruik automatisch bij via de tabel 'Pakketsaldi'. Dit helpt u te zien wanneer een klant zijn tegoed moet aanvullen of wanneer hij zijn beschikbare tegoed heeft overschreden.
Hoe u uw pakketsaldo kunt bekijken
Om een overzicht van alle klantpakketten te bekijken, volgt u de onderstaande stappen:
Klik op Facturering en vervolgens op Pakketsaldi.
Deze tabel toont de volgende gegevens voor elke klant:
Aangeschaft: Totaal aantal aangeschafte lessen/uren.
Gepland: Totaal aantal lessen/uren dat momenteel op de kalender staat (verleden en toekomstig).
Niet ingepland: Het totale aantal resterende lessen/uren dat nog niet op de kalender staat.
Gebruikt: Totaal aantal lessen gemarkeerd als "Bijgewoond" of "Gemist".
Niet gebruikt: Resterend aantal lessen/uren dat nog beschikbaar is.
Overvol ingepland: Lessen/uren die verder gaan dan wat is aangeschaft ( rood gemarkeerd).
LET OP: Gedetailleerde instructies voor het maken van een pakket vindt u in dit artikel: Een pakket maken.
Hoe pakketten worden afgetrokken
Om de saldi nauwkeurig bij te houden, moet de dienst die op de factuur van het lespakket van de klant staat vermeld, overeenkomen met de dienst die de klant daadwerkelijk volgt.
Automatische saldi: Wanneer een factuur voor een pakket is "Goedgekeurd" (of "Betaald", afhankelijk van uw instellingen), worden de eenheden bij het saldo opgeteld.
Vermindering: Naarmate lessen met de bijbehorende service aan de kalender worden toegevoegd en voltooid, worden de saldi 'Niet ingepland' en 'Niet gebruikt' automatisch bijgewerkt.
Archiveren: Als een nieuw pakket wordt ingekort door zeer oude lessen, kunt u de functie 'Pakket archiveren' gebruiken om een uiterste datum in te stellen.
Pakketinstellingen (alleen voor beheerders)
Je kunt een aantal instellingen met betrekking tot pakketten aanpassen, zoals hoe saldi worden berekend of wanneer ze beschikbaar zijn, door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op Account en vervolgens op Accountinstellingen.
Klik op het tabblad "Financiën en bedrijfsvoering".
Scrol omlaag naar het gedeelte 'Pakketinstellingen'.
Instelling | Opties | Resultaat |
Pakketeenheden | Lessen of uren | Definieert of een les van 2 uur telt als "1 les" of als "2 uur". |
Pakketten volgen via | Familie of student | Geeft aan of broers en zussen een gezamenlijke urenpool delen of hun eigen urenpool hebben. |
Beschouw gemiste lessen als "gebruikt". | Ingeschakeld/Uitgeschakeld | Bepaalt of gemiste lessen van het saldo moeten worden afgetrokken. |
Pakketten beschikbaar wanneer de factuur is | Goedgekeurd of betaald | Bepaalt of de klant de uren direct of pas na betaling ontvangt. |
Tijdsbesparing en automatisering
Add-on voor saldo-waarschuwingen: stuurt automatisch een e-mail naar de beheerder of klant wanneer het saldo onder een bepaald bedrag zakt.
Add-on voor het aanschaffen van pakketten: Hiermee kunnen uw klanten zelf pakketten aanschaffen via een link die kan worden opgenomen in de e-mail met de melding 'Laag pakketsaldo'.
Pakketvalidatie-add-on: Voorkomt dat docenten lessen inplannen als de leerling een saldo van nul heeft.