Met de add-on Annuleringsmails kunt u een annuleringsmail sturen naar alle leerlingen, ouders en/of docenten van wie het e-mailadres in hun profiel is opgeslagen. U kunt de instellingen van de add-on aanpassen om het versturen van annuleringsmails voor specifieke groepen ontvangers (leerlingen, ouders of docenten) uit te schakelen.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Annuleringsmails' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Zodra de add-on is ingeschakeld, kunt u op de link 'Instellingen' klikken om de volgende opties aan te passen:
Instellingen voor ontvangers - U kunt het verzenden van annuleringsmeldingen naar leerlingen, gezinnen en/of docenten uitschakelen door de selectievakjes naast elke optie aan te vinken.
Annuleringsmeldingen voor gemiste lessen toestaan - Schakel deze optie in om een mogelijkheid te bieden annuleringsmeldingen te verzenden wanneer de status van de les 'Gemist' is. Standaard worden deze alleen weergegeven voor 'Geannuleerde' lessen.
E-mails personaliseren
Je kunt het onderwerp en de berichttekst van de annuleringsmails aanpassen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Meldingssjablonen'.
Klik op de link 'Bewerken' naast de sjabloon voor de annuleringsmail die u wilt bewerken.
Voer de nodige wijzigingen door.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Annuleringsmails versturen
Volg de onderstaande stappen om uw klanten een annuleringsmail voor hun lessen te sturen:
Klik op de les in de kalender.
Klik op de optie "Voltooien" in het pop-upvenster.
Het formulier "Les voltooien" toont een selectievakje "Annuleringsmail verzenden" als je de status voor ten minste één leerling in de les hebt ingesteld op "Geannuleerd" of "Gemist".
Wanneer u het vakje 'Annuleringsmail verzenden' aanvinkt, wordt er een annuleringsmail verzonden naar de betreffende leerlingen en/of ouders voor wie de les is geannuleerd. Als de les voor alle ingeschreven leerlingen is geannuleerd, ontvangt de docent ook een annuleringsmail.
Vul het formulier in om de annuleringsmail(s) te versturen.
LET OP: Naast dat de status voor ten minste één student op 'Geannuleerd' moet staan, moet de lesdatum op of na de huidige datum liggen. Je kunt geen annuleringsmails versturen voor lessen die al hebben plaatsgevonden.