Betaalt u namens uw klanten met creditcards ? U kunt dit proces nu stroomlijnen met de functie voor bulkfactuurbetalingen.
De add-on inschakelen
Je kunt de functie voor bulkbetalingen van facturen inschakelen binnen de Stripe-integratie.
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Stripe' in.
Klik op de link 'Instellingen' onder de Stripe-integratie.
Zorg ervoor dat de schakelaar "Kaarten beheren en namens klanten in rekening brengen" is ingeschakeld.
Zet de schakelaar "Bulkfactuurbetalingen" op "Aan".
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
LET OP: De instelling voor bulkbetalingen van facturen is alleen beschikbaar als u de add-on voor automatische factuurbetalingen hebt uitgeschakeld.
Gebruik
Zodra deze functie is ingeschakeld, kunt u betalingen voor de facturen van uw klanten批量 verwerken. U kunt de facturen selecteren waarvoor u betalingen wilt verwerken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Klik op de knop "Meer" rechtsboven.
Klik op 'Bulkfactuurbetalingen'.
De tabel 'Bulkfactuurbetaling' toont facturen die aan de volgende voorwaarden voldoen:
De factuurstatus is "Goedgekeurd".
De klant aan wie de factuur toebehoort, heeft een Stripe ID gekoppeld aan zijn of haar profiel.
Het factuurtotaal is hoger dan $0,50.
LET OP: De functie voor bulkbetalingen van facturen werkt voor alle betaalmethoden in Teachworks.
Filters
U kunt een datumbereik instellen met behulp van de filtervelden 'Datum' bovenaan de tabel. Wanneer u de tabel 'Bulkfacturenbetalingen' opent, worden deze filters standaard ingesteld op het begin en einde van de huidige maand.
Met het zoekveld in de rechterzijbalk kunt u zoeken naar een klant of factuur binnen het geselecteerde datumbereik.
Facturen selecteren voor betaling
U kunt de facturen selecteren waarvoor u betalingen wilt verwerken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Klik op de knop "Meer" rechtsboven.
Klik op 'Bulkfactuurbetalingen'.
Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant van de tabel om de facturen te selecteren die u wilt verwerken voor betaling.
Met de pijlknop linksboven in de tabel opent u een vervolgkeuzemenu waarmee u uit de volgende opties kunt kiezen:
Selecteer 'Zichtbaar' - Hiermee worden alle facturen op de huidige pagina geselecteerd.
Alles selecteren - Hiermee worden alle facturen op alle pagina's geselecteerd die overeenkomen met uw datum en zoekfilter.
Selectie wissen - Hiermee worden de selecties voor alle momenteel geselecteerde facturen verwijderd.
Facturen ter betaling indienen
Nadat u een selectie hebt gemaakt, verschijnt er een groene knop 'Betaal geselecteerde facturen' boven de kolom met selectievakjes. Klik op de knop om de facturen ter betaling aan te bieden.
Factuurbetalingen verwerken
Facturen worden verwerkt in oplopende volgorde van nummer. Als een klant dus meerdere facturen heeft, wordt de factuur met het laagste nummer eerst verwerkt en betaald, vóór de factuur met het hoogste nummer.
Vlak voordat een betaling wordt verwerkt, controleert Teachworks of de factuurstatus is goedgekeurd en of het saldo hoger is dan $0,50.
Teachworks maakt vervolgens verbinding met Stripe via de Stripe ID van de klant en haalt de creditcardgegevens op. De standaardkaart van de klant wordt belast. Als deze kaart wordt geweigerd en de klant andere opgeslagen creditcards heeft, wordt de betaling met deze extra creditcards geprobeerd totdat een betaling lukt of de klant geen opgeslagen creditcards meer heeft.
Wanneer een betaling succesvol is, gebeurt het volgende automatisch:
De betaling wordt geregistreerd in uw Teachworks-account voor de betreffende klant.
De betaling wordt toegewezen aan de betaalde factuur.
De factuur is gemarkeerd als "Betaald".
Resultaten van betalingspogingen bekijken
In de tabel 'Betalingspogingen' kunt u alle betalingspogingen bekijken, inclusief geslaagde en mislukte betalingen en de reden daarvan. U kunt deze tabel openen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Klik op de knop "Meer" rechtsboven.
Klik op 'Bulkfactuurbetalingen'.
Klik op de knop "Pogingen" aan de rechterkant.
LET OP: De resultaten van betalingspogingen worden bewaard voor de afgelopen 12 maanden, maar u kunt oudere betalingspogingen bekijken in uw Stripe-account.
Meldingen voor mislukte betalingen
Er worden geen meldingen naar de klant verzonden wanneer een betaling mislukt. Hetzelfde geldt voor het afschrijven van een bedrag van één kaart namens een klant. Als een klant betaalt via de factuur en de betaling wordt geweigerd, wordt dit op de factuur vermeld.