Met de add-on 'Lesverzoeken' kunnen klanten via hun Teachworks-account lessen aanvragen.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Lesverzoeken' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Nadat de add-on is ingeschakeld, klikt u op de link 'Instellingen' om de volgende instellingen aan te passen:
Reactie van de docent : Schakel deze optie in als u lesaanvragen naar docenten wilt sturen en hen de mogelijkheid wilt geven om aanvragen te accepteren, te wijzigen en af te wijzen.
Aanvragen van minderjarige leerlingen : Als u minderjarige leerlingen de mogelijkheid wilt bieden om lessen aan te vragen, schakel dan deze optie in.
Docentenmenu: Kies 'Toegewezen' of 'Alle'. Als u de optie 'Toegewezen' kiest, kunnen leerlingen alleen lessen aanvragen bij hun toegewezen docent.
Toon aangevraagd tijdslot als niet beschikbaar : Hier kunt u ervoor kiezen om het tijdslot voor een aangevraagde les als niet beschikbaar te tonen aan andere klanten, direct nadat de aanvraag door de klant is ingediend of nadat deze is geaccepteerd.
Instructies : Hier kunt u belangrijke instructies toevoegen. Deze worden weergegeven op het formulier 'Les aanvragen' in de klantaccounts.
LET OP: Wanneer de instelling 'Reactie van de docent' is ingeschakeld, kunnen docenten het verzoek accepteren, wijzigen of weigeren, zelfs als hun machtiging 'Agenda en evenementen' niet is ingesteld op 'Beheren'. Zie dit artikel voor meer informatie over accountmachtigingen: Accountmachtigingen .
Gebruik
Klantenrekeningen
Zodra lesaanvragen zijn ingeschakeld, bevat het navigatiemenu in klantaccounts de opties 'Les aanvragen' en 'Openstaande aanvragen' onder het tabblad Kalender.
De kalender toont ook een filter 'Beschikbaarheid docent' in klantaccounts aan de rechterkant, waarmee klanten elke aan hen toegewezen docent kunnen selecteren om de beschikbaarheid van die docent te bekijken.
Wanneer gebruikers Teachworks op een mobiel apparaat bekijken, kunnen ze op de "hamburger"-knop klikken, waarna de optie "Les aanvragen" bovenaan het menu verschijnt.
Het formulier voor lesaanvragen toont alle instructies die u hebt toegevoegd op de instellingenpagina van de add-on en bevat enkele standaard lesformuliervelden. Het bevat ook een veld 'Opmerkingen' waar de klant aanvullende details over de aanvraag kan toevoegen, zoals terugkerende lessen.
Cliënten kunnen een les aanvragen bij elke beschikbare docent in het veld "Docenten" op het profiel van de student.
Meldingen
Wanneer een klant een les aanvraagt, wordt er een e-mail naar uw bedrijfsmailadres gestuurd om u op de hoogte te stellen van de aanvraag en enkele details over de aanvraag te verstrekken.
Als je de instelling 'Reacties van docenten' hebt ingeschakeld, ontvangt de docent van de betreffende les ook een melding via e-mail.
Een verzoek beantwoorden
Om lesaanvragen te kunnen beantwoorden, moet u inloggen op een account dat gemachtigd is om op aanvragen te reageren. De volgende accounts kunnen aanvragen beantwoorden:
Bedrijfsbeheerder
Medewerkersaccounts met de machtiging 'Agenda-evenementen' ingesteld op 'Beheren'.
Docenten met de machtiging "Agenda-evenementen" ingesteld op "Beheren" voor lessen (en waarbij de instelling "Reacties van docenten" is ingeschakeld).
Nadat je een lesaanvraag hebt ontvangen, kun je hierop reageren door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Kalender" en vervolgens op "Lesaanvragen".
Klik op de knop 'Reageren' in de rij van het lesverzoek.
Het formulier is hetzelfde als het formulier 'Les bewerken', met een paar toevoegingen. Controleer de lesinstellingen en breng indien nodig wijzigingen aan.
Als u opmerkingen wilt toevoegen aan het antwoord dat u naar de klant stuurt, kunt u deze invoeren in het veld 'Opmerkingen'.
Als je geen reactie wilt versturen, zet je de schakelaar "Geen reactie versturen" op "Aan".
Als u het verzoek accepteert, klikt u op de knop 'Accepteren'. Om het verzoek af te wijzen, klikt u op de knop 'Afwijzen'.
Indien geaccepteerd, wordt de les met alle wijzigingen opgeslagen en verschijnt deze in de agenda als een reguliere les. Indien afgewezen, wordt het lesverzoek verwijderd.
Antwoordsjablonen
Je kunt de notificatiesjablonen aanpassen die worden gebruikt voor reacties op lesaanvragen. Deze sjablonen bevatten reacties voor geaccepteerde, gewijzigde en afgewezen aanvragen.
Je kunt deze aanpassen door de instructies voor het aanpassen van notificatiesjablonen in dit artikel te volgen: Notificatiesjablonen aanpassen.