Nadat u verbinding hebt gemaakt met QuickBooks, moet u een aantal selecties maken om te bepalen welke rekeningen worden gebruikt voor het registreren van verschillende soorten transacties. U kunt de onderstaande stappen volgen om dit te selecteren:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Klik op 'Instellingen' onder de QuickBooks-integratie.
Selecteer in het veld 'Verkooprekening' de verkooprekening waaraan u de factuurverkopen wilt koppelen. Een gebruikelijke keuze is 'Verkoop' of 'Services'.
Schakel de optie 'Verkooprekening voor services overslaan' in als u in QuickBooks een andere verkooprekening voor uw services hebt opgegeven. Hierdoor blijven die gegevens ongewijzigd wanneer u services in Teachworks bijwerkt.
Selecteer in het veld 'Kortingsrekening' de rekening waarop u kortingen wilt registreren. U kunt eventueel een rekening met de naam 'Kortingen' aanmaken in uw QuickBooks-account als deze nog niet bestaat. Als u geen rekening selecteert, worden kortingen geregistreerd op de rekening die u in het veld 'Verkooprekening' hebt geselecteerd.
Selecteer de "Belastingcode" die u wilt gebruiken voor de omzetbelasting op uw facturen. U moet minimaal één omzetbelastingrekening aanmaken voordat u deze optie kunt selecteren.
Selecteer in het veld 'Stortingsrekening' de rekening waarop betalingen moeten worden gestort. Als dit veld leeg wordt gelaten, worden stortingen geboekt op de QuickBooks-rekening 'Niet-gestorte gelden'.
Met het veld 'Startdatum' kunt u alleen facturen, creditnota's en betalingen synchroniseren die beginnen vanaf de ingevoerde datum. Dit is handig als facturen in uw Teachworks-account al handmatig in QuickBooks zijn ingevoerd. Wanneer u een startdatum instelt, synchroniseert de software alleen inactieve klanten met QuickBooks als die klanten facturen of betalingen hebben na de startdatum.
Standaard worden klanten met facturen of betalingen gesynchroniseerd met QuickBooks. U kunt echter de schakelaar 'Alle actieve klanten synchroniseren' op 'Aan' zetten als u actieve klanten wilt synchroniseren, zelfs als ze geen facturen of betalingen in Teachworks hebben.
Factuurbetalingsopties: Selecteer deze optie als u facturen rechtstreeks vanuit QuickBooks naar uw klanten verzendt en online betalingen incasseert via de online betaalfunctie van QuickBooks. Meer informatie over online betalingen in QuickBooks vindt u hier: QuickBooks-betalingen.
Als u betalingen niet wilt synchroniseren, zet u de schakelaar "Betalingen uitsluiten" op "Aan".
Als u ook de omschrijving in uw Teachworks-facturen wilt synchroniseren, zet u de schakelaar 'Factuurinstructies' op 'Aan'.
Als u uw facturen als laatste wilt synchroniseren, vinkt u het vakje 'Inschakelen' aan onder het gedeelte 'Facturen als laatste synchroniseren'. Deze instelling is handig als u de instelling 'Credits automatisch toepassen' in QuickBooks hebt ingeschakeld, omdat facturen dan pas na betalingen en creditnota's moeten worden gesynchroniseerd.
LET OP: Teachworks zoekt ook naar een item met de naam "Korting" in uw account en gebruikt dit voor kortingen op facturen. Als dit niet het geval is, maakt Teachworks een item met deze naam aan en koppelt dit aan het hierboven genoemde "Kortingsaccount". Als u een categorieaccount met de naam "Korting" hebt, wordt er een item met de naam "Korting*" aangemaakt om conflicten met de categorie te voorkomen. U kunt dit item na de synchronisatie indien nodig hernoemen.
LET OP: Als u in stap 6 geen belastingrekening selecteert, worden facturen met omzetbelasting gesynchroniseerd zonder de omzetbelasting.
Wereldwijde gebruikers : Als u de wereldwijde versie van QuickBooks gebruikt (d.w.z. alle gebruikers buiten de VS), moet u een btw-tarief toevoegen in QuickBooks en dit vervolgens selecteren in het veld 'Belastingcode' in Teachworks om facturen met btw te synchroniseren.
LET OP: Bij gebruik van de instelling 'Facturen als laatste synchroniseren' is het noodzakelijk dat u pas synchroniseert met QuickBooks Online nadat de betalingen zijn verwerkt. Als u facturen aanmaakt, uw gegevens synchroniseert en vervolgens uw betalingen op een later tijdstip synchroniseert, bestaan de facturen al en is de automatische toewijzing niet van toepassing.
Zodra je de bovenstaande stappen hebt voltooid, kun je je Teachworks-account synchroniseren met QuickBooks.