Met Teachworks kunt u klanten een e-mail sturen als hun factuur bijna vervalt. Deze herinneringen voor de vervaldatum van de factuur worden verzonden op de dag dat de factuur vervalt.
LET OP: Herinneringen voor achterstallige facturen worden binnen de eerste 6 uur van de dag verzonden.
Vereisten
Om automatisch herinneringen voor achterstallige facturen te kunnen versturen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
De klant heeft een e-mailadres in zijn profiel.
De status van de factuur is "Goedgekeurd/In afwachting van betaling".
Er is nog geen herinneringsmail voor de factuur verzonden.
De factuurdatum is niet hetzelfde als de "Vervaldatum".
Het factuurtotaal is groter dan nul.
Het inschakelen van herinneringen voor achterstallige facturen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Accountinstellingen'.
Klik op het tabblad "Financiën en bedrijfsvoering".
Scroll omlaag naar het gedeelte 'Systeemautomatisering en e-mails'.
Zet de schakelaar "Factuurherinnering" op "Aan".
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Instellingen
De herinnering voor achterstallige facturen kan worden aangepast door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Meldingssjablonen'.
Klik op 'Bewerken' naast de optie 'Factuurherinnering' onder het gedeelte 'Factureringsmeldingen'.
Pas de sjabloon aan.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Een gedetailleerde handleiding voor het aanpassen van notificatiesjablonen vindt u hier: Notificatiesjablonen aanpassen.
LET OP: Herinneringen voor achterstallige facturen worden niet verzonden als de factuurdatum en de vervaldatum op dezelfde datum zijn ingesteld.
Handmatig herinneringen versturen voor achterstallige facturen
U kunt handmatig herinneringen voor achterstallige facturen versturen als u deze opnieuw naar uw klanten wilt sturen. Volg de onderstaande stappen om deze herinneringen handmatig opnieuw te versturen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant om de facturen te selecteren waarnaar u de herinneringsberichten wilt verzenden.
In het menu dat bovenaan de tabel 'Facturen' verschijnt, selecteert u de optie 'Factuurherinnering verzenden'.
Klik op "Verzenden" om de herinneringen voor achterstallige facturen te versturen.