Er zijn verschillende manieren om een factuur per e-mail naar je klanten te versturen via Teachworks. Voor elk van deze methoden gelden een aantal regels:
De factuur moet de status "Goedgekeurd" of "Betaald" hebben om te kunnen worden verzonden. Facturen met de status "Opgeslagen" worden niet verzonden.
De klant die op de factuur vermeld staat, moet een geldig e-mailadres in zijn of haar profiel hebben.
Methode 1 - Een factuur verzenden zodra deze is aangemaakt.
Als u tijdens het aanmaken van de factuur één factuur wilt versturen, kunt u het selectievakje 'Factuur per e-mail verzenden' aanvinken en vervolgens op de knop 'Goedkeuren' klikken.
Methode 2 - Een "opgeslagen" factuur verzenden
Als u een factuur met de status 'Opgeslagen' hebt aangemaakt zonder deze goed te keuren, kunt u de factuur per e-mail naar de klant verzenden met behulp van een van de volgende opties:
Bewerk de factuur, vink het vakje 'Factuur per e-mail verzenden' aan en klik vervolgens op de knop 'Goedkeuren'.
Filter de tabel Facturen om alleen facturen met de status 'Wachtend op goedkeuring' weer te geven. Gebruik vervolgens de selectievakjes aan de linkerkant van de tabel Facturen om de facturen te selecteren die u wilt goedkeuren en per e-mail wilt verzenden. Selecteer in het menu dat bovenaan de tabel verschijnt de optie 'Goedkeuren en verzenden' en klik vervolgens op 'Verzenden'.
Methode 3 - Een "goedgekeurde" factuur versturen
Als u een factuur al hebt goedgekeurd en deze naar uw klant wilt verzenden of opnieuw wilt verzenden, kunt u de onderstaande stappen volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Klik op het pictogram 'Bekijken' om de factuur te bekijken die u wilt verzenden.
Klik op de knop 'E-mail' bovenaan de factuur.
Er wordt een venster geopend waarin u de ontvanger, het onderwerp en het bericht kunt bewerken.
Klik op de knop "Verzenden" om de e-mail te versturen.
Methode 4 - Meerdere facturen verzenden
U kunt één of meerdere facturen tegelijk verzenden door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Gebruik de selectievakjes aan de linkerkant om de facturen te selecteren die u wilt verzenden.
Bovenaan de tabel Facturen verschijnt een menu. Gebruik dit menu om de gewenste e-mailsjabloon te selecteren.
Klik op de knop "Verzenden" om de factuurmails naar de geselecteerde klanten te versturen.