Met deze add-on kunt u meerdere factuur-e-mailtemplates opslaan en beheren die u kunt gebruiken bij het versturen van facturen per e-mail naar uw klanten.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Aangepaste factuur-e-mails'.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Een sjabloon voor factuur-e-mails maken
Zodra u de add-on 'Aangepaste factuurmails' hebt ingeschakeld, kunt u beginnen met het maken van aangepaste factuurmailtemplates. Volg de onderstaande stappen om een aangepaste factuurmailtemplate te maken:
Klik op 'Nieuw' onder het gedeelte 'Aangepaste factuur-e-mails'.
Voeg een titel toe aan uw sjabloon in het veld "Sjabloontitel".
Voer een onderwerp voor de e-mails in het veld 'Onderwerp' in.
Personaliseer het bericht in het veld 'Bericht' en voeg belangrijke informatie toe met behulp van een van de samenvoegtags uit de lijst 'Samenvoegtags' aan de rechterkant van de sjabloon.
Vul het formulier in om een aangepaste factuur-e-mailtemplate te maken.
Gebruik
Bij het aanmaken, goedkeuren of opnieuw versturen van facturen kunt u in Teachworks een specifiek, aangepast e-mailsjabloon selecteren om uw communicatie af te stemmen op de klant. Dit kan voor individuele facturen of voor meerdere facturen tegelijk.
Losse facturen (aanmaken en goedkeuren)
U kunt handmatig een aangepaste e-mailsjabloon selecteren wanneer u een nieuwe factuur aanmaakt of een openstaande factuur goedkeurt. Het keuzemenu voor de sjabloonselectie is direct beschikbaar op het scherm voor het aanmaken/beoordelen van facturen.
Goedkeuring en verzending in bulk
Om een specifiek sjabloon gelijktijdig op meerdere facturen toe te passen:
Ga naar de tabel Facturen.
Selecteer de facturen die u per e-mail wilt versturen door de vakjes aan de linkerkant van de rijen aan te vinken.
Zoek het menu "E-mailtype instellen" dat automatisch bovenaan de tabel verschijnt.
Selecteer de gewenste aangepaste sjabloon in het keuzemenu om deze op alle gemarkeerde records toe te passen.
Klik op "Verzenden" om de e-mails goed te keuren en te versturen.
Opnieuw verzenden of opgeslagen facturen verzenden
Als u een eerder opgeslagen factuur per e-mail wilt versturen of een bijgewerkte versie van een bewerkte factuur wilt verzenden:
Open de pagina met de specifieke factuurgegevens.
Kijk in de rechterbovenhoek van het document.
Klik op de knop "E-mail:" om uw sjabloon te kiezen en te verzenden.