Als u zich in een regio bevindt waar docenten als zelfstandige werken en verplicht zijn om facturen naar uw bedrijf te sturen, kunt u de add-on 'Facturering van docenten' inschakelen.
Facturen voor docenten inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Lerarenfacturen'.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
U kunt verschillende instellingen voor de docentenfactuur aanpassen aan de behoeften van uw bedrijf. Deze omvatten de volgende:
Factuurtitel - De inhoud van dit veld wordt bovenaan de docentenfactuur weergegeven.
Adresgegevens van de docent - Met behulp van samenvoegtags bepaalt dit veld hoe de adresgegevens van de docent op de factuur worden weergegeven.
Bedrijfsadresgegevens - Met behulp van samenvoegtags bepaalt dit veld hoe de adresgegevens van uw bedrijf op de factuur worden weergegeven.
Standaardinstructies - Deze instructies worden als standaard ingesteld op het factuurformulier voor docenten. De instructies kunnen per factuur afzonderlijk worden bewerkt.
Lesstatussen - Specificeer de lesstatussen die op de docentenfactuur vermeld kunnen worden. Als u dit veld leeg laat, worden lessen met elke status opgenomen.
Lesbeschrijving - Gebruik de samenvoegtags om de beschrijving in te stellen die wordt weergegeven voor lesonderdelen.
Niet-lesgerelateerde evenementen - Gebruik de samenvoegtags om de beschrijving in te stellen die wordt weergegeven voor niet-lesgerelateerde regelitems. Opmerking: De datum wordt standaard voor elke regelitem weergegeven.
Omzetbelasting inschakelen - Indien ingeschakeld, kunt u een standaard omzetbelastingtarief instellen dat wordt berekend en toegevoegd aan het subtotaal van de factuur.
Standaard btw-tarief - Hiermee stelt u het standaard btw-tarief in dat is ingesteld op het formulier 'Lerarenfactuur aanmaken'. Dit tarief kan worden gewijzigd tijdens het aanmaken van een lerarenfactuur.
Standaard btw-label - Label voor de btw-regel als er een btw-tarief is opgegeven. Het label kan op het formulier voor individuele facturen worden bewerkt.
Bedrijf op de hoogte stellen van nieuwe factuur - Indien ingeschakeld, wordt er een e-mail naar uw bedrijfsmailadres verzonden wanneer een docent een nieuwe factuur aanmaakt.
Betaalde lessen uitsluiten - Indien ingeschakeld, worden lessen waarvoor al een betaling is toegewezen, niet aan een factuur toegevoegd.
Docenten toestaan facturen aan te maken - Schakel deze instelling in om docenten ook zelf facturen te laten aanmaken. Standaard kunnen alleen beheerders namens docenten facturen aanmaken.
LET OP : De datum wordt standaard voor elke regel weergegeven.
Een factuur voor een docent opstellen
Klik op "Medewerkers" en vervolgens op "Facturen van docenten".
Klik op de knop "Nieuw toevoegen".
Selecteer de docent voor wie u de factuur wilt aanmaken en klik op "Volgende".
Stel de factuurdatum voor de docent in.
Geef een factuurnummer op.
Selecteer de begindatum en de einddatum van de periode (hierdoor worden alle lessen en 'Overige werkzaamheden'-uren binnen de door u geselecteerde periode op de factuur gezet).
Vul alle relevante details of instructies in in het veld "Details/Instructies".
Stel een label voor de omzetbelasting in en bepaal het omzetbelastingtarief (als u omzetbelasting in de instellingen hebt ingeschakeld).
Klik op "Factuurvoorbeeld" om te zien hoe de factuur eruit zal zien.
Klik op "Factuur aanmaken" wanneer u klaar bent om de factuur goed te keuren.
Een docentenfactuur aanmaken in een docentenaccount
Klik op het tabblad "Facturen".
Klik op "Factuur aanmaken" in het menu aan de rechterkant.
Controleer of uw adresgegevens correct zijn in het veld "Adres van de docent".
Stel de factuurdatum voor de docent in.
Geef een factuurnummer op.
Selecteer de begindatum en de einddatum van de periode (hierdoor worden alle lessen en 'Overige werkzaamheden'-uren binnen de door u geselecteerde periode op de factuur gezet).
Vul alle relevante details of instructies in in het veld "Details/Instructies".
Stel een label voor de omzetbelasting in en bepaal het omzetbelastingtarief (indien omzetbelasting is ingeschakeld in de instellingen).
Klik op "Factuurvoorbeeld" om te zien hoe de factuur eruit zal zien.
Klik op "Factuur aanmaken" wanneer u klaar bent om de factuur goed te keuren.
LET OP: De begin- en einddatum zijn altijd in de tijdzone van het bedrijf, zelfs als de docent zich in een andere tijdzone bevindt. Dit komt doordat het bedrijf de klant is en de lessen op de factuur volledig in de tijdzone van het bedrijf moeten worden weergegeven.
Een factuurbetaling registreren
Wanneer een factuur een bedrag hoger dan nul heeft, verschijnt er onderaan de factuur een betalingsformulier voor een bedrag gelijk aan het factuurtotaal. U kunt de datum aanpassen, een omschrijving invoeren en ervoor kiezen om een betalingsbewijs naar de docent te e-mailen. Om de betaling te registreren, dient u het betalingsformulier in.
Door dit formulier te gebruiken om een betaling te registreren, worden de lessen en andere transacties die op de factuur van de docent verschijnen, ook gemarkeerd als 'Betaald' op de pagina Uren & Verdiensten van de docent.