U kunt betalingen die buiten Teachworks om zijn ontvangen (contant, cheque, Zelle) registreren om nauwkeurige klantensaldi bij te houden en openstaande facturen te vereffenen.
Er zijn verschillende methoden die u kunt gebruiken om een betaling te registreren. Deze worden hieronder in detail beschreven:
Methode 1 - Het registreren van een factuurbetaling
Volg deze stappen om een betaling direct op een factuur te registreren:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Klik op de factuur waarvoor u een betaling wilt registreren door op het pictogram 'Bekijken' te klikken.
Scrol naar het gedeelte 'Betaling registreren' onderaan de factuur.
Voer de betalingsgegevens in. Als de betaling hoger is dan het factuurbedrag, wordt er een te veel betaald bedrag geregistreerd. Dit tegoed kan vervolgens worden verrekend met andere facturen.
Als u een e-mail wilt sturen om de klant te laten weten dat een betaling is ontvangen, zet u de schakelaar 'Bevestigingsbevestiging verzenden' op 'Aan'.
Dien het formulier in.
LET OP: Als dit gedeelte niet verschijnt, controleer dan de factuurstatus. De factuur moet de status "Goedgekeurd" hebben om een betaling te kunnen registreren.
LET OP: Als u betalingen voor meerdere facturen verwerkt, kunt u op het pijltje rechts van de knop 'Betaling opslaan' klikken en vervolgens op de optie 'Betalen en volgende openstaande factuur bekijken'. Hiermee komt u bij de volgende openstaande factuur terecht nadat de betaling is voltooid.
Methode 2 - Een betaling registreren vóór het factureren
Als u een betaling moet registreren voordat u de klant een factuur hebt gestuurd, kunt u de volgende stappen volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Betalingen".
Klik op de knop "Nieuw" bovenaan de tabel.
Voer de betaalgegevens in.
Als u extra betalingen wilt registreren, klikt u op de knop 'Opslaan en nieuw toevoegen'. Klik anders op de knop 'Opslaan'.
Nadat de betaling is aangemaakt, kunt u de betaling de volgende keer dat u een factuur voor de klant aanmaakt, aan de factuur toewijzen .
Een ontvangstbewijs voor een betaling verzenden/opnieuw verzenden
Tijdens het registreren van een betaling in Teachworks heb je de mogelijkheid om een betalingsbewijs naar de klant te sturen. Als je het selectievakje 'Betaalbewijs verzenden' in eerste instantie niet hebt aangevinkt, of als je het betaalbewijs opnieuw wilt versturen, kun je de onderstaande stappen volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Betalingen".
Zoek de betaling waarvoor u een ontvangstbewijs wilt versturen en klik op het pictogram 'Bekijken' om de betaling te bekijken.
Klik op de knop "Ontvangstbewijs verzenden" bovenaan de tabel.
Stripe-integratie
Als u onze Stripe-integratie gebruikt om creditcardbetalingen te verwerken, worden betalingen automatisch geregistreerd. Meer informatie over onze Stripe-integratie vindt u hier: Stripe-integratie .
Meer hulp nodig? Bekijk een video.