Teachworks ondersteunt verschillende factureringsmethoden . In dit artikel gaan we dieper in op onze pakketfactureringsmethode.
Wanneer pakketfacturering te gebruiken?
Deze factureringsmethode gebruik je doorgaans als je je klanten vooraf wilt factureren voor een pakket lessen of uren dat ze gedurende een onbepaalde periode kunnen gebruiken.
Hoe pakketfacturering werkt
Bij de pakketbetaalmethode betalen klanten vooraf voor een specifiek aantal lessen of uren voor een bepaalde dienst. Naarmate lessen worden ingepland en voltooid, houdt het systeem dit vooruitbetaalde saldo automatisch bij en vermindert het dit.
De levenscyclus van een pakketbalans
Aankoop: De klant ontvangt een factuur voor een specifiek pakket (bijvoorbeeld 10 uur wiskundebijles ). Zodra de factuur is gegenereerd, worden deze uren toegevoegd aan de tabel 'Pakketsaldi'.
Rooster: Lessen worden ingepland op de kalender onder de betreffende dienst.
Verlaging: Het pakketsaldo van een klant is het totale aantal lessen of uren dat de klant van een bepaald type dienst heeft gekocht, minus de lessen die zijn "ingepland" of "bijgewoond" binnen hetzelfde type dienst als het pakket. Wanneer de status van een les wordt gewijzigd naar "bijgewoond", wordt het pakketsaldo van de klant automatisch verlaagd.
Waarom worden pakketlessen als $0,00 weergegeven in de kalender?
Een veelvoorkomende bron van verwarring is waarom er bij pakketlessen een prijs van $0,00 op de kalender staat.
Voorkomt dubbele facturering: Omdat de klant de uren al vooraf heeft betaald bij de aankoop van het pakket, zet Teachworks de kosten voor elke individuele les op nul. Als de les nog wel een prijskaartje had, zou u de klant een tweede keer factureren.
LET OP: Pakketten zijn volledig afhankelijk van overeenkomende diensten. Als een klant bijvoorbeeld een pakkettegoed heeft voor wiskundebijles, maar u plant een les in onder natuurwetenschappelijke bijles, dan zal het systeem niets van het tegoed aftrekken.
Hoe klanten worden gefactureerd
Uw klanten worden gefactureerd voor een pakket wanneer u een pakketfactuur genereert met de optie 'Pakket toevoegen'. Hiermee wordt een pakket aan de factuur toegevoegd.
Het is belangrijk om goed op te letten welke dienst u op de factuur selecteert, aangezien deze dienst overeen moet komen met de dienst die u kiest bij het inplannen van lessen voor de student.
LET OP: Als u meer informatie nodig heeft over het genereren van pakketfacturen, kunt u de volgende handleiding raadplegen: Pakketten aanmaken .
Bij gebruik van de pakketfactureringsmethode wordt over het algemeen aangeraden om de "Factureringsmethode" in de profielen van uw pakketstudenten in te stellen op "Pakket".
Hierdoor worden de kosten van hun lessen automatisch op nul gezet (aangezien u hen al een factuur heeft gestuurd voor het pakket lessen/uren). Door de kosten op nul te zetten, voorkomt u dat de klant per ongeluk dubbel wordt gefactureerd.
Pakketinstellingen
Er zijn diverse instellingen die u kunt aanpassen voor pakketten in Teachworks. U kunt de volgende instellingen wijzigen:
Pakketeenheden - Volg pakketten per les of per uur.
Tel gemiste lessen mee als gebruikte lessen - Kies ervoor om lessen die als 'gemist' zijn gemarkeerd, mee te tellen als gebruikte lessen uit het pakket.
Pakketten volgen op basis van - Pakketten kunnen worden gevolgd per leerling of per gezin.
Pakketten beschikbaar zodra de factuur is goedgekeurd of betaald - U kunt ervoor kiezen om pakketten beschikbaar te maken zodra een factuur met een pakket is goedgekeurd of betaald.
Je kunt de bovenstaande instellingen aanpassen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Accountinstellingen'.
Klik op het tabblad "Financiën en bedrijfsvoering".
Scrol omlaag naar het gedeelte 'Pakketinstellingen'.
Diensten creëren voor pakketten
Als je in je lijst met services zowel pakketten als individuele lessen gebruikt, is het over het algemeen het beste om een aparte service aan te maken die specifiek voor pakketten bedoeld is.
Als u bijvoorbeeld een dienst aanbiedt met de naam 'Engelse bijles' die zowel voor pakketten als voor individuele lessen wordt gebruikt, dan moet u een aparte dienst aanmaken met de naam 'Engelse bijles - Pakket' die specifiek voor pakketten bedoeld is.
De workflow voor pakketfacturering
Als u de pakketfactureringsmethode wilt gebruiken, kunt u onderstaande workflow gebruiken om deze in te stellen:
Begin met het aanpassen van het gedeelte 'Pakketinstellingen' op de pagina 'Accountinstellingen' aan uw wensen.
Stel vervolgens het veld 'Factureringsmethode' in het profiel van de student in op 'Pakket'.
Maak een factuur aan voor de klant en gebruik de optie "Pakket toevoegen" in het regelgedeelte van de factuur en klik op de knop "Ga".
Selecteer de details van het pakket, waaronder de service, de hoeveelheid en de prijs per stuk.
Keur de factuur goed. Afhankelijk van uw instellingen kan het zijn dat de factuur betaald moet worden voordat het pakket beschikbaar is voor de klant.
Plan lessen in voor de leerling. Wanneer u de naam van de leerling selecteert in het veld 'Les toevoegen' op het formulier 'Les toevoegen', wordt de lijst met diensten bijgewerkt met alle beschikbare urenpakketten voor de leerling. Selecteer de dienst die overeenkomt met het pakket en plan de les in.
LET OP: Als u pakketfacturering met andere software gebruikte, kunt u startpakkettensaldi voor uw klanten instellen door de volgende stappen te volgen: Startpakkettensaldi instellen.
Pakkettegoeden bekijken
U kunt de pakketsaldi van uw klanten bekijken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering".
Klik op "Pakketsaldo".
Klanten factureren voor pakketten en individuele lessen
Als je studenten hebt die voornamelijk via de pakketfactureringsmethode worden gefactureerd, maar ook lessen volgen die geen onderdeel uitmaken van een pakket, moet je de factureringsmethode van de student toch instellen op 'Pakket'.
Wanneer u individuele lessen inplant die geen onderdeel uitmaken van een pakket voor de student, kunt u de functie 'Kostenoverride' gebruiken. Hiermee kunt u een prijs toewijzen aan de les(sen) wanneer u de klant een factuur voor een individuele les stuurt.
Om de saldi van lespakketten nauwkeurig bij te houden en ervoor te zorgen dat de afzonderlijk gefactureerde lessen niet van de lespakketten van de klanten worden afgetrokken, dient u gebruik te maken van aparte diensten, zoals hierboven beschreven.
U kunt bijvoorbeeld diensten aanmaken met de namen 'Engelse bijles' en 'Engelse bijles - Pakket'. Wanneer u een les afzonderlijk wilt laten factureren, selecteert u eenvoudig de dienst 'Engelse bijles', klikt u op de optie 'Factureringsmethode overschrijven' en selecteert u vervolgens de gewenste factureringsmethode.
Pakketten archiveren
Archivering stelt een einddatum in voor de berekening van een pakket voor een klant. Het scheidt het actieve pakketgebruik van de lesgeschiedenis onder hetzelfde servicetype.
Waarom archiveren?
Berekeningscontrole: Deze functie sluit lessen die gepland staan op of vóór de gekozen archiveringsdatum uit van de berekening van het huidige pakketsaldo. Dit is essentieel bij de overgang van een klant van facturering per uur naar facturering per pakket, zodat lessen uit het verleden niet met terugwerkende kracht het nieuwe prepaid saldo verlagen.
Dashboard opschonen: Hiermee worden oudere activiteiten van vóór de pakketverwerking uit het actieve dashboard verwijderd.
AANTEKENINGEN
Archiveren verwijdert de lessen niet.
Het verwijdert geen historische gegevens.
Het heeft alleen invloed op wat is inbegrepen in de berekening van het pakketsaldo.
Het kan worden gebruikt om de duidelijkheid te verbeteren, maar de primaire functie ervan is het beheersen van de berekeningsgrenzen.
Voor stapsgewijze instructies over het instellen van een uiterste datum voor een klantprofiel, raadpleeg onze handleiding: Archiveringspakketten .
Verder lezen
Hieronder vindt u aanvullende artikelen met pakketgerelateerde informatie die mogelijk nuttig voor u zijn:
Heb je nog meer hulp nodig? Bekijk dan deze video over het samenstellen van pakketten voor je klanten.
Weet je nog steeds niet zeker welke factureringsmethode je moet kiezen voor je onderwijsbedrijf? Bekijk dan ons overzicht: Teachworks Factureringsmethoden en Overzicht