De Invoice Autopilot-add-on heeft een instelling waarmee lessen die in het oorspronkelijke rooster zijn gemist, automatisch worden ingehaald. Meer informatie over de werking ervan vindt u hier: Invoice Autopilot-add-on.
Met de Invoice Autopilot-add-on kunt u facturen genereren volgens de instellingen die u hebt opgegeven bij het maken van de autopilot-schema's. Het kan echter voorkomen dat lessen worden gemist door de autopilot wanneer u de optie "Lessen op datum" gebruikt. Dit gebeurt meestal om de volgende redenen:
Als u wilt dat lessen als bijgewoond worden gemarkeerd voordat ze worden gefactureerd en de docenten hun lessen niet op tijd hebben afgerond.
Als er lessen aan de kalender zijn toegevoegd nadat de facturen al zijn gegenereerd.
Je kunt deze potentiële problemen oplossen door automatische inhaalschema's te maken. Met automatische inhaalschema's zorg je ervoor dat lessen die niet in je primaire schema's zijn gefactureerd, alsnog op een later tijdstip worden gefactureerd.
Uw bedrijf kan bijvoorbeeld regels hebben die vereisen dat een docent een les binnen 3 dagen na afloop afrondt. Als u een automatische factuurplanning voor elke dag hebt ingesteld, bestaat de kans dat docenten lessen na de lesdatum afronden.
U kunt een tweede inhaalschema instellen met een "Verschuiving" van 3 dagen. Dit zorgt ervoor dat de facturen voor de inhaallessen 3 dagen na de uitvoering van uw primaire schema worden gegenereerd, zodat alle lessen die tot 3 dagen na de lesdatum zijn afgerond, alsnog worden verwerkt. Hieronder vindt u afbeeldingen die het verschil tussen het primaire schema en het inhaalschema illustreren:
Primair
Inhalen
Je kunt ook inhaalschema's maken voor elke gewenste periode, zonder beperking tot 3 dagen. Als je bijvoorbeeld een wekelijks automatisch factuurschema hebt, kun je het veld 'Tegenslag' aanpassen naar 7 dagen na het einde van de periode.