Met de add-on 'Future Invoice Charges' kunt u klantkosten aanmaken zonder factuur. Wanneer u later facturen aanmaakt, kunt u deze kosten overnemen en toevoegen aan facturen voor een geselecteerde periode.
De add-on inschakelen
Klik op het tabblad "Account" en vervolgens op "Integraties en add-ons".
Gebruik het zoekveld bovenaan en voer 'Toekomstige factuurkosten' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Gebruik
Toekomstige factuurkosten vastleggen
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Toekomstige factuurkosten toevoegen".
Voeg gebruikers toe via 'Klant' of 'Student' (als een gezin 3 kinderen heeft en u voor elke student een aparte factuur wilt aanmaken, kunt u de optie 'Student' kiezen om 3 facturen aan te maken - één voor elke student).
Voer een titel, datum, bedrag en omschrijving in (deze gegevens verschijnen later op de factuur).
Klik op 'Opslaan' of 'Opslaan en nog een toevoegen' om meerdere kostenposten toe te voegen.
Kosten toevoegen aan facturen
De add-on 'Future Invoice Charges' kan worden gebruikt voor individuele facturen, meerdere facturen of facturen die zijn aangemaakt via de add-on 'Invoice Autopilot'.
Losse facturen : Kies de optie 'Kosten per datum' en selecteer het gewenste datumbereik om de kosten op de factuur te plaatsen.
Meerdere facturen : Selecteer de optie 'Kosten per datum' of 'Kosten en lessen per datum' om kosten (en lessen) op facturen te vermelden.
Invoice Autopilot-add-on : Als u de Invoice Autopilot-add-on gebruikt, kunt u de optie 'Niet-gefactureerde kosten aan facturen toevoegen' selecteren om toekomstige kosten automatisch aan facturen toe te voegen.
Kosten bewerken of verwijderen
Als u kosten wilt bewerken of verwijderen, kunt u de volgende stappen volgen:
Klik op 'Facturering' en vervolgens op 'Kosten' (of klik op de link 'Factuurkosten' in de zijbalk op de factuurpagina).
Klik op het potloodpictogram om een transactie te bewerken of klik op het kruisje om een transactie te verwijderen.
Als u de optie om een kostenpost te bewerken of te verwijderen niet ziet, betekent dit dat de kostenpost al aan een factuur is gekoppeld. In dat geval wordt in de kolom 'Factuurnummer' het betreffende factuurnummer weergegeven.
Reeds gefactureerde kosten kunnen alleen worden gewijzigd of verwijderd vanuit de factuur waartoe ze behoren.
Als u een factuur verwijdert of annuleert waarop toekomstige factuurkosten stonden, worden deze kosten niet verwijderd en kunnen ze nog steeds aan een nieuwe factuur worden toegevoegd. Als u de kosten wilt verwijderen, kunt u dit doen via de tabel 'Kosten' door op het pictogram 'Verwijderen' te klikken nadat u de factuur hebt verwijderd of geannuleerd.
Een toekomstige kostenpost van een factuur verwijderen
Het is mogelijk om kosten van een factuur te verwijderen tijdens het bewerken ervan. Het is belangrijk om te weten dat er twee soorten kosten aan facturen kunnen worden toegevoegd: terugkerende kosten en kosten voor toekomstige facturen.
Reguliere kosten kunnen één voor één rechtstreeks aan facturen worden toegevoegd tijdens het aanmaken ervan. Als u dit type kosten van een factuur verwijdert, worden de kosten zowel van de factuur als van Teachworks verwijderd.
Toekomstige factuurkosten daarentegen zijn losgekoppeld van de factuur zelf, maar kunnen nog steeds aan een andere factuur worden toegevoegd.