Met de Invoice AutoPay-add-on kunt u facturen automatisch in de wachtrij plaatsen voor betaling via Stripe zodra een factuur is goedgekeurd.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Automatische factuurbetaling' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Zodra de add-on is ingeschakeld, kunt u op de optie 'Instellingen' klikken om de volgende instellingen aan te passen:
Betaalpogingen - Met deze instelling kunt u het aantal pogingen voor de betaling selecteren.
Interval tussen betalingspogingen - Met deze instelling kunt u het aantal dagen tussen elke betalingspoging selecteren.
Activeringsmethode - Met deze instelling kunt u kiezen hoe u AutoPay wilt activeren. U kunt kiezen uit de volgende opties:
Activeren voor alle klanten - Dit is de standaardoptie voor de instelling 'Activeringsmethode' en hiermee wordt AutoPay toegepast op al uw klanten die een opgeslagen creditcard in hun profiel hebben.
Activeren op klantprofiel - Met deze optie wordt een selectievakje 'Inschakelen' toegevoegd aan de profielen van uw klanten, waarmee u automatische betalingen voor specifieke klanten kunt inschakelen.
Standaard activeren - Deze instelling wordt weergegeven wanneer de 'Activeringsmethode' is ingesteld op 'Activeren op klantprofiel'. Wanneer deze instelling is ingeschakeld, wordt AutoPay automatisch geactiveerd voor alle bestaande en nieuwe klanten met een Stripe ID. Als deze optie niet is aangevinkt, is AutoPay standaard uitgeschakeld en moet deze handmatig worden ingeschakeld op klantprofielen.
LET OP: Een extra instelling "Betaalmethodevolgorde" wordt zichtbaar als een in de VS gevestigd bedrijf de Stripe ACH Payments- functie heeft ingeschakeld.
Automatische betalingen verwerken
Automatische betalingen voor facturen worden geactiveerd wanneer de status is ingesteld op "Goedgekeurd" met behulp van de volgende functies:
Het goedkeuren van één enkele factuur
De status van facturen in bulk bijwerken
Vereisten
Om uw facturen in de wachtrij voor automatische betalingsverwerking te plaatsen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
De status van de factuur is ingesteld op "Goedgekeurd".
De klant heeft een Stripe ID gekoppeld aan zijn of haar Teachworks-profiel.
Het totaalbedrag van de factuur moet hoger zijn dan $0,50.
Gebruik
Als aan bovenstaande voorwaarden is voldaan, wordt de factuur in de wachtrij geplaatst voor automatische betaling. De volgorde waarin facturen worden verwerkt, wordt bepaald door de volgorde waarin de facturen zijn goedgekeurd.
Teachworks maakt vervolgens verbinding met Stripe via de Stripe ID van de klant om te proberen de betaling te verwerken met de opgeslagen creditcards in het klantprofiel. De standaardkaart van de klant wordt eerst belast. Als deze kaart wordt geweigerd en de klant een andere opgeslagen creditcard heeft, wordt de betaling opnieuw geprobeerd totdat deze is gelukt of totdat de klant geen opgeslagen creditcards meer heeft.
Als de betaling lukt, wordt de factuur gemarkeerd als 'Betaald'. Als de betaling mislukt en de instelling 'Betalingspogingen' in de instellingenpagina van de add-on op meer dan 1 staat, wordt de volgende poging ingepland.
Facturen met een openstaande automatische betaling kunt u bekijken in de tabel 'Facturen'. Naast het factuurnummer wordt een klokpictogram weergegeven. Als u met uw muis over het pictogram beweegt, ziet u wanneer de volgende betalingspoging plaatsvindt.
Resultaten van betalingspogingen bekijken
In de tabel 'Betalingspogingen' kunt u alle betalingspogingen bekijken, inclusief geslaagde en mislukte betalingen, en de reden waarom ze zijn mislukt. U kunt deze tabel openen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Klik op "Meer" aan de rechterkant.
Klik op "Betalingspogingen".
Dashboardwidget voor geweigerde automatische betalingspogingen
Je kunt ook de widget 'Mislukte automatische betalingen' inschakelen voor je dashboard. Deze widget toont mislukte betalingspogingen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Klik op "Dashboard" en vervolgens op "Dashboardinstellingen".
Zet de schakelaar "Geweigerde automatische betalingspogingen" op "Aan" om de widget in te schakelen.
Automatische factuurbetalingen uitschakelen
Op een factuur
Als u wilt voorkomen dat een automatische betaling voor een individuele factuur wordt verwerkt, kunt u de onderstaande stappen volgen:
Klik op Facturering en vervolgens op Facturen.
Klik op het pictogram 'Bekijken' naast de goedgekeurde factuur waarvoor u de automatische betalingen wilt uitschakelen.
Klik op het menu "Factuuropties" bovenaan de factuur.
Klik op de optie "Automatische betaling annuleren".
De add-on voor automatische factuurbetaling uitschakelen
Als u de add-on voor automatische factuurbetaling uitschakelt, worden alle openstaande betalingen geannuleerd.