Wanneer u klanten vooraf factureert, kunnen extra wijzigingen in de planning, zoals het aanpassen van de duur of kosten van een les, of het volledig annuleren ervan, een discrepantie veroorzaken tussen uw planning en de reeds gefactureerde bedragen. Om u op deze discrepantie te attenderen, toont Teachworks automatisch een rood vlaggetje naast het factuurnummer in uw factuurtabel.
De wijzigingen bekijken
Wanneer u een gemarkeerde factuur bekijkt, ziet u labels die aangeven welke lessen zijn gewijzigd of verwijderd. Boven het veld 'Totaal' van de factuur ziet u ook een label dat de wijziging in het factuurtotaal aangeeft en hoe hiermee rekening moet worden gehouden.
Rekening houden met de veranderingen
Afhankelijk van de status van de factuur kunnen er twee verschillende soorten wijzigingen worden aangebracht:
Nog niet betaalde factuur : Als de factuur nog niet is betaald en de status 'Goedgekeurd' heeft, wordt u gevraagd de factuur bij te werken met de huidige lesgegevens en kosten. Klik op de link in het label om het formulier 'Factuur bewerken' te openen en de lessen te vernieuwen.
Factuur reeds betaald : Als de factuurstatus 'Betaald' is en het factuurtotaal is verlaagd , wordt u gevraagd een creditnota aan te maken. Door op de link in het label te klikken, opent u het formulier voor het aanmaken van een creditnota. Er wordt automatisch een regelitem voor het juiste bedrag aan de creditnota toegevoegd.
Als het factuurtotaal is verhoogd , wordt u gevraagd een nieuwe factuur aan te maken voor de extra kosten. De link in het label opent het formulier 'Factuur aanmaken' met een regelitem voor de vereiste aanpassing.
LET OP: Het is het beste om gemarkeerde facturen één keer aan het einde van een factureringsperiode te verwerken, zodat alle wijzigingen tegelijkertijd kunnen worden doorgevoerd voordat de markeringen voor die factuur worden verborgen. Als u een gemarkeerde factuur aanpast en de markeringen verbergt vóór het einde van de factureringsperiode, en vervolgens andere lessen op de factuur in de kalender worden gewijzigd, wordt de factuur niet gemarkeerd voor deze wijzigingen, omdat u de markeringen voor die factuur al hebt verborgen.
Vlaggen verbergen
Vlaggen kunnen worden verborgen door de aanwijzingen voor betaalde facturen te volgen of door ze handmatig te verbergen. Er zijn twee methoden om vlaggen te verbergen:
Als een factuur met de status "Betaald" is gemarkeerd en u klikt op de link in het promptvenster om "Credit te verlenen en markeringen te verbergen" of "Factuur aan te maken en markeringen te verbergen" (zie onderstaande afbeelding), dan worden de markeringen voor die factuur in de toekomst verborgen.
Als een factuur is gemarkeerd, kunt u via het menu 'Factuuropties' op de factuur handmatig de optie 'Markering verbergen' toepassen (zie onderstaande afbeelding). Markeringen worden dan in de toekomst niet meer op de factuur weergegeven.
Verborgen vlaggen bekijken
Bij het bekijken van de factuurtabel worden facturen met verborgen factuurvlaggen weergegeven met een grijs vlagpictogram naast het factuurnummer.
Als u vlaggen wilt weergeven die "verborgen" zijn, kunt u de onderstaande stappen volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Klik op het pictogram 'Bekijken' naast de factuur waarop u de markeringen wilt weergeven.
Klik op het menu "Factuuropties" en vervolgens op "Vlaggen weergeven".
