Terugbetaling van een toegewezen betaling, geheel of gedeeltelijk.
Om een correcte boekhoudkundige controle te waarborgen, mag u de originele factuur of betaling niet wijzigen of verwijderen bij het terugbetalen van een toegewezen betaling. Houd de originele gegevens ongewijzigd en volg de volgende tweestappenprocedure:
Een creditnota uitgeven: Maak een creditnota aan ter waarde van het specifieke bedrag dat u wilt terugbetalen.
Creditnota terugbetalen: Boek de terugbetaling op de creditnota om de rekening van de klant in evenwicht te brengen.
Stap 1 - Het opstellen van de creditnota
De procedure voor het aanmaken van een creditnota is identiek voor zowel volledige als gedeeltelijke terugbetalingen.
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Creditnota uitgeven".
Selecteer de klant in het veld "Klant".
Kies het type regelitem op basis van de reden voor de terugbetaling:
Voor lessen of algemene creditering: gebruik de optie "Kosten toevoegen", voer het creditbedrag in en geef de reden voor de terugbetaling op in het veld 'Omschrijving'.
Voor pakketten: Gebruik de optie 'Kosten toevoegen' om het verschuldigde bedrag te verlagen zonder de vooraf betaalde pakketuren van de klant te wijzigen. Gebruik de optie 'Pakket toevoegen' als u expliciet het aantal resterende uren in het pakketsaldo van de klant wilt verlagen, naast de financiële terugbetaling.
Stap 2 - Terugbetaling van de creditnota
Zodra de creditnota is aangemaakt, moet u deze terugbetalen. Dit kunt u doen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Voer het creditnotanummer in het zoekveld in en druk op Enter.
Klik op de knop "Bekijken" om de creditnota te bekijken.
Scrol omlaag naar het formulier "Terugbetaling aanvragen" onderaan de creditnota.
Voer de terugbetalingsgegevens in en klik op de knop 'Terugbetaling registreren'.
Een betaling ongedaan maken en terugbetalen
In het geval dat een factuur per ongeluk is aangemaakt of u een toegewezen betaling terugbetaalt, maar de factuur in de toekomst nog steeds betaald moet worden, wilt u de betaling ongedaan maken, een terugbetaling registreren (en als de factuur in de toekomst niet betaald hoeft te worden, de factuur annuleren).
Stap 1 - De betaling ongedaan maken
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Bekijk de factuur die u wilt terugbetalen en annuleren door op het pictogram 'Bekijken' te klikken.
Deactiveer de factuur door op het "X"-pictogram naast de betaling(en) op de factuur te klikken.
Stap 2 - De betaling terugbetalen
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Betalingen".
Bekijk de betaling(en) die u wilt terugbetalen door op het pictogram 'Bekijken' te klikken.
Klik rechtsboven op "Meer" en selecteer de optie "Terugbetaling".
LET OP: De optie "Terugbetaling" is pas beschikbaar nadat de betaling van de factuur is verwijderd.
Stap 3 - De factuur ongeldig maken
Als de factuur in de toekomst niet betaald hoeft te worden, kunt u deze annuleren door de volgende stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Facturen".
Bekijk de factuur die u wilt terugbetalen door op het pictogram 'Bekijken' te klikken.
Klik op "Factuuropties" en selecteer "Ongeldig maken".