Met de Invoice Autopilot-add-on kunt u een schema instellen waarmee facturen automatisch worden gegenereerd.
De Invoice Autopilot-add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Invoice Autopilot' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Een schema voor automatische factuurverwerking maken
Volg de onderstaande stappen om een schema voor automatische factuurverwerking te maken:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Factuurschema toevoegen".
Voltooi de stappen 'Planningsinstellingen' en 'Factuurinstellingen' met behulp van de onderstaande gegevens.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Zoals vermeld in stap 2 hierboven, zijn er twee stappen nodig bij het instellen van een nieuwe.
Factuurautomatische planning:
Stap 1: Planningsinstellingen
In deze stap kunt u aanpassen wanneer en hoe vaak facturen worden gegenereerd. U kunt de volgende instellingen aanpassen:
Titel - Voer een titel in waarmee u het schema kunt herkennen als u wijzigingen moet aanbrengen.
Begin/Eind - Voer de begin- en einddatum in voor de periode waarin de facturen worden gegenereerd. De begindatum is het begin van de eerste factuurperiode en de einddatum moet het einde van de factuurperiode omvatten voor de allerlaatste facturen die u volgens het schema wilt genereren.
Frequentie - Kies hoe vaak de planning facturen moet genereren. U kunt dagelijks, wekelijks, maandelijks herhalen, plus verschillende variaties voor elk van deze periodes.
Timing - U kunt ervoor kiezen om de facturen aan het begin van elke factuurperiode te genereren als u klanten vooraf factureert, of aan het einde van elke periode als u klanten na hun lessen factureert.
Verrekening - U kunt ervoor kiezen om facturen een aantal dagen vóór of na de factuurdatum te genereren:
Stel de factuurdatum in op - Deze optie wordt weergegeven als de "Offset" niet op nul is ingesteld. U hebt twee mogelijkheden om de factuurdatum in te stellen:
Aanmaakdatum - Gebruik deze optie als u de factuurdatum wilt instellen op de datum waarop de factuur is gegenereerd en aangemaakt.
Periodedatum - Hiermee wordt de factuurdatum ingesteld als de begindatum van de periode als de factuur aan het begin van de periode wordt gegenereerd en als de einddatum van de periode als deze aan het einde van de periode wordt aangemaakt.
Stap 2: Factuurinstellingen
Deze stap lijkt erg op het aanmaken van een daadwerkelijke factuur, maar het is belangrijk om te onthouden dat u geen factuur aanmaakt, maar instellingen selecteert. Deze instellingen worden gebruikt om in de toekomst automatisch facturen te genereren. Er zijn een paar dingen om in gedachten te houden:
Vervaldatumcompensatie - U kunt de vervaldatum instellen ten opzichte van de factuurdatum.
Factuurnummer - Factuurnummers worden automatisch ingesteld en lopen door vanaf het vorige factuurnummer.
Inclusief lessen - Om lessen die tijdens de factuurperiode gepland staan toe te voegen, vinkt u het vakje 'Lessen toevoegen' aan.
Niet-gefactureerde lessen uit de vorige periode meenemen - Als u lessen aan uw agenda toevoegt nadat een factuur is gegenereerd, schakelt u deze instelling in zodat de volgende factuur de nieuwe lessen uit de vorige factuurperiode overneemt.
Factuurinstructies - Het instructieveld wordt niet bijgewerkt als u het veld 'Standaard factuurinstructies' op de pagina Accountinstellingen wijzigt. Dit veld is specifiek voor de factuurautomatisering en moet handmatig worden bijgewerkt als u de instructies wilt wijzigen.
Overslaan indien totaal nul - Als u alleen lessen op de factuur vermeldt, is het verstandig om het vakje aan te vinken om lege facturen over te slaan, voor het geval een klant geen lessen heeft in een van de factuurperiodes.
Status - Als u facturen wilt controleren voordat ze beschikbaar zijn voor klanten, kunt u de status instellen op 'Opgeslagen'. Na controle kunt u de status wijzigen naar 'Goedgekeurd'.
Factuur-e-mails verzenden - Als u de status op 'Goedgekeurd' instelt, kunt u de facturen direct laten verzenden door dit vakje aan te vinken.
Het is belangrijk om te weten dat lessen die na een geplande les worden ingepland, niet automatisch worden verwerkt. Als er bijvoorbeeld in een dagrooster lessen voor voorgaande dagen worden toegevoegd, moeten deze handmatig worden gefactureerd.
LET OP: Om de instelling "Niet-gefactureerde lessen uit de vorige periode meenemen" in het formulier Factuurinstellingen te laten verschijnen, moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:
De instelling "Facturen herhalen" moet worden ingesteld op "Wekelijks" of "Maandelijks".
De "Timing" is ingesteld op het "Begin" van de factuurperiode.
Bij de factuurinstellingen moet u het vakje 'Lessen opnemen' aanvinken.
Stap 3: Factuurdata controleren
Nadat u de planning en factuurinstellingen hebt geconfigureerd, dient u de datums te controleren waarop de facturen worden aangemaakt. Zo bent u er zeker van dat de facturen worden gegenereerd op de datums die uw bedrijf verwacht.
Je kunt de factuurdata bekijken door het factuurschema van Invoice Autopilot te openen en naar beneden te scrollen naar het gedeelte 'Aankomende factuurdata'.
Factuurgeneratie
De code voor het verwerken van de automatische factuurplanning wordt elke 6 uur uitgevoerd. Facturen worden over het algemeen in de eerste zes uur van de dag gegenereerd, afhankelijk van uw tijdzone.
Als u facturen wilt genereren nadat een dag is voltooid, moet u de "Verschuiving" instellen op 1 dag na de factuurdatum in de "Planningsinstellingen". Hierdoor wordt de factuur voor de vorige dag in de eerste 6 uur van de volgende dag gegenereerd.
Geplande facturen bekijken
Als u de datums wilt bekijken waarop de facturen gepland staan, kunt u op het pictogram 'Bekijken' klikken naast het schema dat u in de tabel 'Factuurschema's' hebt gemaakt en het gedeelte 'Aankomende factuurdatums' raadplegen. U kunt dit gedeelte gebruiken om te controleren of de geplande factuurdatums overeenkomen met de datums die u voor ogen had.
U kunt ook facturen bekijken die al door de Factuurautopilot zijn gegenereerd in de tabel Facturen door de factuur te openen. Daar wordt de naam van het Factuurautopilot-schema weergegeven waarmee de factuur is aangemaakt.
Klanten toevoegen aan een planning
U kunt extra klanten aan een planning toevoegen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Factuurautomatische planning".
Klik op de knop "Factuurinstellingen" bij het schema waaraan u klanten wilt toevoegen.
Voeg de klanten toe in het veld "Klanten".
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
Je kunt klanten ook rechtstreeks vanuit hun Teachworks-profiel toevoegen aan een factuurplanning. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Klik op "Leerlingen" en vervolgens op "Gezinnen" of "Leerlingen" (voor zelfstandige leerlingen).
Klik op de knop "Bewerken" om hun profiel te bewerken.
Klik op het tabblad "Facturering".
Scroll naar beneden naar het gedeelte 'Facturering'.
Klik op het veld "Factuur Autopilot-schema's" om een bestaand schema te selecteren.
Verstuur het formulier om je wijzigingen op te slaan.
LET OP: Als u de profielstatus van een klant wijzigt naar 'Inactief' en vervolgens de 'Factuurinstellingen' van een factuurautomatische planning bewerkt waaraan die klant is toegevoegd, wordt de klant automatisch uit de factuurautomatische planning verwijderd en wordt dit in zijn of haar profiel weergegeven.
Een voorbeeld van het maken van een schema voor automatische factuurverwerking
Hieronder vindt u een voorbeeld van het maken van een factuur-automatisch schema dat maandelijks, aan het begin van de maand, facturen genereert voor aankomende individuele lessen.
Stap 1: Planningsinstellingen
Titel van het schema : Gebruik een titel die het gemakkelijk maakt om toekomstige wijzigingen te herkennen.
Planning begin/einde : Selecteer het datumbereik waarvoor u deze planning wilt laten lopen. Dit kan ver in de toekomst worden ingesteld, maar de standaardinstelling is een jaar.
Facturen worden herhaald : Maandelijks, elke maand, op de eerste dag van elke maand.
Timing : Genereer facturen aan het begin van de factuurperiode (dit stelt u in staat om aankomende lessen toe te voegen en vooraf te factureren).
Stap 2: Kies factuurinstellingen
Klanten : Voeg hier alle klanten toe die u in het schema wilt opnemen. Als u alle klanten wilt selecteren, klikt u op de optie 'Alles selecteren'.
Vervaldatumcompensatie : Stel naar behoefte in.
Kies de optie 'Lessen toevoegen' : hiermee kunt u individuele lessen op de factuur vermelden. Omdat deze automatische planning facturen genereert voor toekomstige data, kiest u de optie om 'Alle' lesstatussen op te nemen (lessen worden pas als gevolgd gemarkeerd nadat ze hebben plaatsgevonden).
Overslaan indien totaal nul : Kies deze optie om ervoor te zorgen dat lessen met een factuurtotaal van 0 niet worden aangemaakt.
Factuurstatus : Als u facturen wilt controleren voordat u ze naar uw klanten verzendt, stelt u de status in op 'Opgeslagen'. Als u ze niet hoeft te controleren, kunt u de optie 'Goedgekeurd' kiezen.
Factuur-e-mails verzenden : Deze optie verschijnt als u de optie 'Goedgekeurd' selecteert. Vink het vakje aan als u facturen direct na het aanmaken naar uw klanten wilt e-mailen.
LET OP: Als u meer klanten toevoegt aan Teachworks, vergeet dan niet om ze later ook aan het rooster toe te voegen.
Stap 3: Schema controleren
Nadat u uw factuurautomatische planning hebt gemaakt, kunt u de datums bekijken waarop facturen worden gegenereerd en verzonden. Volg hiervoor de onderstaande stappen:
Klik op "Facturering" en vervolgens op "Factuurautomatische planning".
Klik op het pictogram 'Bekijken' naast het rooster dat u wilt inzien.
Dit zal een pagina weergeven met een overzicht van uw instellingen en de volgende informatie:
Factuurdatum : De datum die op de factuur wordt weergegeven.
Aanmaakdatum : De datum waarop de facturen worden gegenereerd.
Factuurperiode : Het datumbereik dat wordt gebruikt om lessen uit de kalender op elke factuur te zetten.
Status : Zodra de facturen zijn aangemaakt, wordt de status bijgewerkt naar 'Voltooid'.