Met deze add-on kunnen uw klanten hun aankomende lessen annuleren via Lesherinneringen of vanuit hun Teachworks-account.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Klantannulering' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
Klik op 'Instellingen' om de add-on te configureren. Op de pagina 'Instellingen voor klantannulering' kunt u het volgende aanpassen:
Regels - U kunt de volgende regels specificeren die van invloed zijn op de werking van annuleringen:
Stel de uiterste annuleringstijd in.
Geef aan welke lesstatus moet worden ingesteld als de les wordt geannuleerd vóór de uiterste inlevertijd.
Geef aan welke lesstatus moet worden ingesteld als de les niet vóór de uiterste tijd wordt geannuleerd.
Instructies - In dit veld kunt u instructies toevoegen over annuleringen die worden weergegeven op de pagina waar klanten een les kunnen annuleren.
Succesbericht - In dit veld kunt u het bericht weergeven dat u hier hebt ingevoerd nadat een les succesvol is geannuleerd.
Succesbericht - Na sluitingstijd - In dit veld kunt u het bericht weergeven dat u in dit veld hebt ingevoerd nadat een les is geannuleerd, indien dit na de sluitingstijd is gebeurd. Indien dit veld leeg wordt gelaten, wordt het standaard "Succesbericht" uit het vorige veld gebruikt.
Annuleringslinktekst - De tekst die in dit veld wordt ingevoerd, wordt gebruikt als ankertekst voor de annuleringslink in de e-mails met lesherinneringen waarin de samenvoegtag {CANCEL-LINK} voorkomt.
Voeg de tag {CANCEL-LINK} toe aan herinneringssjablonen - U kunt de tag {CANCEL-LINK} toevoegen aan uw herinneringen voor gezinnen en leerlingen door op de links in dit gedeelte te klikken.
Annuleren door kindleerling - U kunt deze optie inschakelen zodat kindleerlingen hun eigen lessen kunnen annuleren.
Annuleringsreden - Schakel deze optie in als u wilt dat uw klanten een reden voor annulering opgeven.
Gebruik
Je afmelden voor lesherinneringen
Als je de samenvoegtag {CANCEL-LINK} hebt toegevoegd aan de lesherinneringen voor gezinnen en/of leerlingen, kunnen ouders en/of leerlingen erop klikken om de aankomende les te annuleren. Hier is een voorbeeld van hoe het annuleringsproces eruitziet in de lesherinnering:
1. Klik op de link 'Les annuleren' in de e-mail met de lesherinnering.
2. Klik op "Les annuleren" om de annulering van de les te bevestigen.
Annuleren van de agenda
Naast de annuleringslink in de herinneringsmails kunnen ouders en leerlingen hun lessen ook annuleren door in te loggen op hun Teachworks-account, op de les te klikken die ze willen annuleren en vervolgens op de optie 'Bekijken'. Ze zien dan een knop 'Annuleren' naast elke vermelde leerling.
Meldingen
Wanneer een klant een van zijn/haar geplande lessen annuleert, ontvangen de volgende gebruikers een annuleringsmelding:
De bedrijfsbeheerder
De docent die aan de les is toegewezen
De leerling(en) die aan de les zijn toegewezen
De familieprofielen die aan de leerlingen zijn gekoppeld, indien het een kind betreft.
LET OP: Als u medewerkers een melding wilt sturen wanneer klanten hun lessen annuleren, moet u een doorstuurregel instellen. Raadpleeg dit artikel voor meer informatie: E-mails doorsturen .
Lesafgelastingen bekijken
Je kunt op twee plekken de lessen bekijken die door klanten zijn geannuleerd:
Locatie 1 - Teachworks Dashboard : U kunt de widget 'Klantannuleringen' inschakelen door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Dashboard".
Klik op "Dashboardinstellingen".
Zet de schakelaar "Klantannuleringen" op "Aan".
Locatie 2 - Kalendernavigatietabblad : U kunt de lessen die door uw klanten zijn geannuleerd ook rechtstreeks in het kalendertabblad bekijken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Kalender".
Klik op "Lesannuleringen"
Opmerking over open lessen: Als u de add-on 'Open lessen' gebruikt en een klant een student in een open les annuleert, wordt alleen de status van de student op 'geannuleerd' gezet. De status van de les blijft ongewijzigd, zodat andere studenten zich voor de les kunnen inschrijven. Om de status voor de hele les bij te werken, voltooit u de les zoals gebruikelijk met behulp van het formulier 'Les voltooien'.