Met Teachworks kunt u automatisch e-mailherinneringen voor lessen naar medewerkers en klanten sturen om hen te herinneren aan aankomende lessen. U kunt dit voor uw medewerkers en klanten inschakelen door de stappen in dit artikel te volgen: E-mailherinneringen voor lessen .
In het volgende artikel wordt uitgelegd waarom een gebruiker geen e-mails met lesherinneringen ontvangt.
Stap 1
De eerste stap is ervoor te zorgen dat het e-mailadres van de gebruiker correct is. U dient contact op te nemen met uw klant of medewerker om te bevestigen dat het e-mailadres in hun profiel klopt.
Stap 2
De tweede stap is ervoor te zorgen dat lesherinneringen zijn ingeschakeld in het profiel van de gebruiker. Lesherinneringen kunnen per gebruiker afzonderlijk worden in- of uitgeschakeld.
Om te controleren of lesherinneringen voor een gebruiker zijn ingeschakeld, ga je naar het profiel van de gebruiker, klik je op het tabblad 'Communicatie' en vervolgens op het gedeelte 'Meldingen'. Het veld 'Lesherinneringen' moet op 'Aan' staan.
Stap 3
Zorg ervoor dat de profielstatus van de gebruiker 'Actief' of 'Potentiële deelnemer' is. Lesherinneringen worden alleen verzonden naar gebruikersprofielen waarvan de status momenteel is ingesteld op 'Actief' of 'Potentiële deelnemer'.
Je kunt naar Studenten -> Studenten/Gezinnen gaan en de naam van de gebruiker in het zoekveld in de zijbalk typen om hun profiel te bekijken. In de kolom 'Status' kun je de profielstatus controleren.
Stap 4
De volgende stap is het controleren van de notificatielogboeken. Je vindt deze onder het tabblad 'Account' om de e-mails te bekijken die naar klanten en medewerkers zijn verzonden. Je kunt het e-mailadres van de ontvanger in het zoekveld in de zijbalk typen om gemakkelijk resultaten voor die persoon te vinden.
Kolom "Resultaat"
De kolom 'Resultaat' is erg belangrijk bij het oplossen van problemen met e-mailmeldingen, omdat deze de bezorgstatus van de meldingen aangeeft. U kunt met de muis over de status bewegen om het foutbericht te zien.
Wat de statussen betekenen:
Bezorgd - De e-mailserver van de ontvanger heeft een bevestiging van succesvolle bezorging teruggestuurd.
Verzonden - Het bericht is niet naar het e-mailadres van de ontvanger verzonden, maar er is nog geen reactie ontvangen.
Niet bezorgd - De e-mail is niet afgeleverd. Dit kan verschillende oorzaken hebben, waaronder:
Er is een ongeldig e-mailadres vastgelegd.
De server heeft een permanente foutmelding geretourneerd.
De ontvanger heeft eerder een melding als spam gemarkeerd.
De melding verschijnt niet in de logboeken.
Als de e-mail met de lesherinnering niet in de logboeken verschijnt, is deze niet naar uw klant/medewerker verzonden. Dit kan verschillende oorzaken hebben:
Je hebt de deadline gemist - Lesherinneringen worden in de wachtrij geplaatst en aan het begin van elk uur verzonden. Alle lessen die in hetzelfde uur beginnen, worden dus tegelijkertijd aan het begin van het uur verzonden.
Voorbeeld: Als je de herinneringstijd hebt ingesteld op 24 uur, worden lessen die beginnen om 16:10, 16:30 en 16:50 de dag ervoor in de wachtrij geplaatst en ingesteld als herinnering. Om een herinnering te ontvangen voor lessen die na 16:00 beginnen, moeten deze dus vóór 16:00 uur de dag ervoor aan de agenda worden toegevoegd.
Je vindt deze instelling in je accountinstellingen onder het gedeelte 'Meldingsinstellingen' in het tabblad 'Meldingen en planning'. Deze instelling bepaalt hoeveel uur vóór aanvang van een les een melding wordt verzonden.Je hebt lesherinneringen niet ingeschakeld voor de gebruiker - Er worden geen e-mails met lesherinneringen verzonden naar gebruikers die deze optie niet hebben ingeschakeld in hun profiel (zie stap 1).
Verifieer je e-mailadres voor een betere bezorgbaarheid - Als je je eigen e-mailadres gebruikt om meldingen via Teachworks te verzenden, kun je de bezorgbaarheid maximaliseren door je e-mailadres te verifiëren. Je kunt hiervoor de volgende stappen volgen: E-mailadressen verifiëren voor verzending .
Stap 5
Om toekomstige problemen met de e-mailbezorging te voorkomen, moedig ontvangers aan om e-mails van Teachworks toe te voegen aan hun lijst met veilige afzenders of adresboek. Controleer regelmatig of de e-mailadressen in uw Teachworks-account geldig en actueel zijn en vermijd het verzenden van e-mails naar adressen die in het verleden hard bounces hebben veroorzaakt.
Als een e-mailadres van een gebruiker een permanente foutmelding geeft, kan deze gebruiker worden toegevoegd aan een lijst met adressen waarnaar geen e-mails mogen worden verzonden. In dat geval kunt u contact met ons opnemen om de gebruiker van de lijst te verwijderen. E-mailproviders beheren lijsten met geblokkeerde adressen om te voorkomen dat e-mails naar bepaalde adressen worden verzonden vanwege problemen zoals het markeren van e-mails als spam of hard bounces. Als een e-mailadres op een dergelijke lijst staat, stopt Teachworks met het verzenden van e-mails naar dat adres om verdere bezorgproblemen te voorkomen.
Als een gebruiker een van uw e-mails als spam heeft gemarkeerd, moet u hem of haar vragen om schriftelijk te bevestigen dat hij of zij weer e-mails van u wil ontvangen en dat toekomstige e-mails niet meer als spam zullen worden gemarkeerd. In deze schriftelijke bevestiging moet duidelijk staan dat de ontvanger e-mails van uw Teachworks-account wenst te ontvangen en deze niet meer als spam zal markeren. Deze stap is cruciaal voor de naleving van de regels en om ervoor te zorgen dat toekomstige e-mails correct worden bezorgd. We zullen de gebruiker vervolgens van de blokkeerlijst verwijderen.
Als het probleem wordt veroorzaakt door een harde bounce, neem dan contact op met de Teachworks-support om te vragen het e-mailadres van de blokkeerlijst te verwijderen. Zodra het adres is verwijderd, zal Teachworks weer e-mails naar dat adres verzenden.