Met onze add-on voor uitnodigingen via een aangepast formulier kunt u klanten of medewerkers uitnodigen om hun gegevens bij te werken met behulp van aangepaste formulieren.
Verschil tussen aangepaste formulieren en uitnodigingen op maat
Aangepaste formulieren creëren nieuwe profielen in Teachworks en worden gebruikt voor het inschrijven van nieuwe studenten of medewerkers. Uitnodigingen voor aangepaste formulieren worden daarentegen gebruikt om bestaande profielen bij te werken. Uitnodigingen met een aangepast formulier zijn handig wanneer u het volgende wilt:
Verzamel aanvullende informatie van klanten en medewerkers.
Sta gezinnen toe om extra kinderen in te schrijven.
Creditcardgegevens verzamelen of bijwerken (als u onze Stripe-integratie gebruikt).
Geef klanten de mogelijkheid om hun profielgegevens bij te werken zonder dat ze een gebruikersaccount hoeven te activeren.
U kunt via uw bestaande aangepaste inschrijfformulieren uitnodigingen naar klanten en medewerkers sturen om hun gegevens bij te werken. In sommige situaties is het echter wellicht handiger om aparte, aangepaste formulieren te maken specifiek voor het bijwerken van bepaalde onderdelen van bestaande profielen.
U wilt bijvoorbeeld misschien niet direct creditcardgegevens van potentiële klanten verzamelen. In dat geval kunt u een apart formulier maken dat u later naar de klant stuurt.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Aangepaste formulieruitnodigingen' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de add-on in te schakelen.
Instellingen
E-mailmelding - Schakel deze optie in als u een e-mail wilt ontvangen op het e-mailadres van uw bedrijf wanneer een uitnodiging via een aangepast formulier is voltooid.
Gebruik
Het versturen van uitnodigingen met een aangepast formulier
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Klik op "Uitnodigingen" onder de add-on "Aangepast uitnodigingsformulier".
Klik op de knop 'Nieuw' rechtsboven.
Selecteer het juiste formulier in het keuzemenu "Formuliertype".
Selecteer de relevante ontvangers.
Geef aan wanneer de links moeten verlopen (3, 5, 7 of 10 dagen).
Verstuur het formulier door op "Uitnodigingen verzenden" te klikken.
Nadat u het formulier hebt verzonden, wordt u doorgestuurd naar de tabel 'Aangepaste formulieruitnodigingen', waar u de verzonden uitnodigingen kunt bekijken terwijl ze worden verwerkt.
LET OP: Wanneer u een uitnodiging met een aangepast formulier verzendt waarin de Stripe-creditcardvelden zijn opgenomen, krijgt de klant, als er al een creditcard is geregistreerd, twee opties te zien:
Geen wijziging - Hiermee kunnen ze het formulier verzenden zonder hun creditcardgegevens bij te werken.
Creditcard bijwerken - Hiermee kunnen ze hun creditcardgegevens wijzigen naar een nieuwe creditcard.
Aangepaste uitnodigingstabel
De tabel met aangepaste uitnodigingsformulieren toont de volgende informatie:
Ontvanger - Degene aan wie de uitnodiging is verzonden.
Formuliernaam - Welk formulier is naar hen verzonden?
Verloopt op - Wanneer de uitnodiging verloopt.
Formulierlink - Een directe link naar het formulier.
Status - De status van de uitnodiging.
Laatst verzonden op - Wanneer de uitnodiging voor het laatst is verzonden.
Je kunt op het envelopje klikken om het aangepaste formulier opnieuw te verzenden.
De status van een uitnodiging controleren
Je kunt in je Teachworks-account de notificatielogboeken bekijken om te zien of er uitnodigingen zijn verzonden. Het e-mailtype wordt weergegeven als 'Uitnodiging klantformulier' of 'Uitnodiging medewerkerformulier', afhankelijk van de ontvanger.
Je kunt de verzendstatus van een uitnodiging controleren in de kolom 'Status' op het formulier voor aangepaste uitnodigingen.
Verzonden : Dit betekent dat de uitnodiging naar de klant/medewerker is verzonden.
Niet verzonden - Geen e-mailadres : Dit betekent dat er geen e-mailadres is opgeslagen in het profiel van de klant/medewerker, waardoor de uitnodiging niet kon worden verzonden.
Voltooid : De klant heeft de uitnodiging ontvangen en het formulier ingevuld om zijn/haar profiel bij te werken.
Een uitnodiging verwijderen
Als u per ongeluk een uitnodiging naar de verkeerde klant of medewerker hebt verzonden, of als u het verkeerde formulier hebt geselecteerd, kunt u de uitnodiging verwijderen door op het prullenbakpictogram in de tabel 'Aangepaste formulieruitnodigingen' te klikken. Klanten of medewerkers hebben dan geen toegang meer tot het formulier.
Het sjabloon voor e-mailuitnodigingen met een aangepast formulier aanpassen
Je kunt de e-mailsjabloon voor zowel klanten als medewerkers bewerken door de stappen in dit artikel te volgen: Meldingssjablonen aanpassen .
LET OP: Als u een uitnodiging met een aangepast formulier naar een medewerker stuurt en het aangepaste formulier een veld 'Bijlage' bevat, wordt dit veld weggelaten.