De Website Booking Plugin biedt uw onderwijsbedrijf een online boekingsoplossing. Hiermee kunt u een knop aan uw website toevoegen waarmee uw klanten:
LET OP: Als u een meer aanpasbare oplossing nodig heeft, biedt Teachworks ook een API waarmee u een boekingsproces kunt creëren dat is afgestemd op uw specifieke bedrijfsbehoeften.
De add-on inschakelen
Klik op 'Account' en vervolgens op 'Integraties en add-ons'.
Gebruik het zoekveld bovenaan en typ 'Website Booking Plugin' in.
Zet de schakelaar op "Aan" om de integratie in te schakelen.
Instellingen
Nadat de integratie is ingeschakeld, kunt u op 'Instellingen' klikken om de configuratie te starten. Het instellen van de Website Booking Plugin bestaat uit 5 stappen:
Stap 1: Algemene instellingen
Stap 2: Boekingsopties (alleen voor de optie 'Boek een les')
Stap 3: Formuliervelden
Stap 4: Bevestigingsmails
Stap 5: De code toevoegen aan je website
Stap 1: Algemene instellingen
In de eerste stap kunt u de algemene instellingen van de Website Booking Plugin configureren. Hieronder vindt u een beschrijving van elke instelling die in deze stap beschikbaar is:
Boekingsmodi - Met deze instelling kunt u selecteren welke boekingsopties u aan uw klanten wilt aanbieden. U kunt kiezen uit de volgende opties:
Les inplannen
Neem deel aan open lessen
Beide
Boekingsinstellingen
Locatie - Met dit veld kunt u de standaardlocatie instellen voor geboekte lessen. Voor de optie 'Deelnemen aan een les' moeten lessen van tevoren worden ingepland, waardoor de locatie wordt bepaald door de locatie die aan de les is toegewezen.
Minimale opzegtermijn - Het minimale aantal uren voorafgaand aan een les waarop een klant een les kan boeken of zich kan inschrijven voor een cursus.
Maximale boekingslimiet - Deze instelling bepaalt hoe ver van tevoren klanten lessen kunnen boeken of eraan kunnen deelnemen.
Bericht ter bevestiging van de boeking - Het bericht dat verschijnt nadat een klant een les heeft geboekt of zich heeft aangemeld voor een open les/cursus.
Maximum aantal lessen per boeking - Hiermee kunt u het maximale aantal data/tijden instellen dat tegelijkertijd geboekt kan worden. Let op: dit geldt alleen voor boekingen, niet voor deelname aan open lessen.
Filter voor docenten in open lessen - Schakel deze instelling in om een filter voor docenten weer te geven in de boekingsmodus 'Deelnemen aan open lessen'.
Open lessen weergeven wanneer vol - Met deze instelling kunt u open lessen 'verbergen' of 'weergeven' wanneer alle plaatsen bezet zijn in de boekingsmodus 'Deelnemen aan open lessen'. De standaardinstelling is 'Verbergen'.
Omleidings-URL - Als u de gebruiker na een voltooide boeking wilt doorverwijzen naar een andere pagina, voer dan de bovenstaande URL in. Voeg http:// of https:// toe aan het begin van de URL.
URL voor algemene voorwaarden - Door een URL toe te voegen, verschijnt er een selectievakje voor toestemming in uw boekingsformulier. Klanten moeten hiermee akkoord gaan voordat ze de boeking kunnen voltooien. Voeg http:// of https:// toe aan het begin van de URL. Als dit veld leeg is, verschijnt het veld voor de algemene voorwaarden niet.
Linktekst voorwaarden - De tekst die wordt gebruikt voor de URL die wordt ingevoerd in het veld URL algemene voorwaarden. Standaard wordt "Algemene voorwaarden" weergegeven als dit veld leeg wordt gelaten. Als zowel dit veld als het label van het selectievakje leeg zijn, wordt alleen de link weergegeven na "Ik ga akkoord met de voorwaarden".
Label voor selectievakje Algemene voorwaarden - Pas het label van het selectievakje aan dat aan klanten wordt getoond. Gebruik de samenvoegtag
{link}om de link naar de voorwaarden in te voegen waar u deze wilt hebben (bijvoorbeeld: "Ik ga akkoord met de {link}."). Laat dit en de linktekst leeg om het standaardlabel te gebruiken.Instructies voor annuleren en verplaatsen - Dit bericht verschijnt wanneer een klant zijn of haar boekingsgegevens bekijkt via de link in de boekingsbevestigingsmail. U kunt instructies toevoegen over hoe contact met u kan worden opgenomen voor het verplaatsen of annuleren van een afspraak.
Instellingen voor de docentenlijst
Naamindeling - Met deze instelling kunt u bepalen hoe de namen van docenten worden weergegeven (bijv. voor- en achternaam, alleen voornaam, enz.).
Weergaveopties - Als u een foto van de docent wilt toevoegen, kunt u het selectievakje aanvinken (alleen voor het boeken van een les). U kunt ook de biografie van de docent en de vakken die in hun profiel staan vermeld, weergeven.
Studenttypen - Met deze instelling kunt u specificeren welke typen studenten u wilt accepteren voor boekingen. De beschikbare opties vindt u hieronder. Meer informatie over studenttypen vindt u hier: Studenttypen .
Zowel gezinnen als zelfstandige studenten
Alleen gezinsstudenten
Alleen onafhankelijke studenten
Uiterlijk en werking van de knop - In dit gedeelte kunt u de kleur en tekst van de boekingsknop aanpassen. Er is een voorbeeldweergave beschikbaar om het u gemakkelijker te maken de knop vorm te geven volgens de huisstijl van uw bedrijf.
Knopactie - U kunt ervoor kiezen om het boekingsformulier op dezelfde pagina of op een aparte pagina te openen wanneer gebruikers op de boekingsknop op uw website klikken.
Tekst 'Les boeken' of 'Deelnemen aan een les ' - Als u 'Beide' hebt geselecteerd bij de instelling 'Boekingsmodi', kunt u de tekst 'Les boeken' en 'Deelnemen aan een les' aanpassen, zodat websitebezoekers deze opties gemakkelijk van elkaar kunnen onderscheiden bij het maken van een keuze.
Betalingsinstellingen - In dit gedeelte kunt u betalingen inschakelen en de opties kiezen om creditcardbetalingen te configureren voor het boeken van of deelnemen aan lessen. De opties zijn als volgt:
Behandeling met omzetbelasting - Selecteer de optie voor de belastingbehandeling die van toepassing is op de kosten van geboekte lessen. De standaardinstelling is 'vrijgesteld van belasting', wat betekent dat er geen omzetbelasting wordt geheven.
Omzetbelastingtarief - Stel het omzetbelastingtarief in.
Instructies voor geweigerde betalingen - Pas het bericht aan dat wordt weergegeven nadat Stripe een bericht heeft teruggestuurd dat een betaling is geweigerd.
Factuurtoeslag toepassen - Selecteer en voeg toeslagen toe aan de boekingskosten met vaste bedragen en/of percentages. Zie dit artikel voor meer informatie: Factuurtoeslag toevoegen .
Toestemmingen voor docenten - In dit gedeelte kunt u het vakje 'Boekingsdetails weergeven' inschakelen om de tabel 'Lesboekingen' in docentenaccounts weer te geven, zodat docenten hun boekingen kunnen bekijken, inclusief de details die op het boekingsformulier zijn verzameld.
Stap 2: Boekingsopties (alleen voor de optie "Een les boeken")
In dit gedeelte kunt u de verschillende boekingsopties toevoegen die beschikbaar zullen zijn voor uw klanten. U kunt een nieuwe boekingsoptie toevoegen door op de knop 'Nieuw toevoegen' rechtsboven te klikken en vervolgens de volgende velden in te vullen:
Weergavenaam - De naam van de boekingsoptie die op het boekingsformulier verschijnt.
Dienst - De dienst die gebruikt wordt wanneer de les aan de agenda wordt toegevoegd (deze wordt gebruikt om de prijs voor de sessie vast te stellen).
Beschrijving - Een beschrijving van wat er in de les aan bod komt (optioneel).
Duur - De duur van de les.
Boekbare docenten - Dit veld bepaalt welke namen van docenten worden weergegeven nadat een klant een boekingsoptie heeft geselecteerd. U kunt alle docenten weergeven, of slechts een selectie van docenten.
Status - Schakel de boekingsoptie op het boekingsformulier in of uit.
LET OP: De beschikbaarheid van medewerkers moet in hun profielen worden ingesteld, anders worden hun beschikbare tijden niet als boekbare opties in de plugin weergegeven.
Stap 3: Formuliervelden
Als u extra velden aan het boekingsformulier wilt toevoegen om meer informatie van uw klanten te verzamelen, kunt u dit gedeelte gebruiken.
Je kunt een nieuw formulierveld toevoegen door rechtsboven op de knop 'Nieuw toevoegen' te klikken. In het veld 'Weergavemodus' geef je aan voor welke weergavemodus het veld gebruikt zal worden (Lesboeking, Deelnemen aan openstaande lessen of Beide), voeg je een 'Veldlabel' toe, kies je een 'Invoertype' en markeer je het veld als 'Verplicht' (optioneel).
Stap 4: Bevestigingsmails
In dit gedeelte kunt u de e-mailtemplates beheren die naar uw klanten en docenten worden verzonden wanneer een boeking is gemaakt. U kunt een van de volgende templates bewerken door op de link 'Bewerken' te klikken:
Bevestigingsmail voor de klant - De bevestigingsmail wordt verzonden naar de persoon die een les heeft geboekt/zich ervoor heeft aangemeld. Als het een gezin betreft dat de boeking maakt, wordt de e-mail naar het gezin en het kind verzonden, mits er voor beiden een e-mailadres is opgegeven.
E-mail ter bevestiging aan de docent - Deze e-mail wordt verzonden naar de docent die door de klant is geselecteerd bij het plaatsen van de boeking.
Stap 5: De code toevoegen aan je website
Nadat je de wijzigingen hebt aangebracht en de eerste 4 stappen hebt voltooid, is het tijd om de boekingsknop op je website te integreren. Er zijn verschillende methoden die je hiervoor kunt gebruiken, zoals hieronder beschreven:
URL van de boekingspagina - Open de boekingspagina door deze link in uw browser te kopiëren. U kunt de link ook gebruiken voor marketingdoeleinden om klanten direct naar de boekingspagina te leiden, of om een aangepaste knop aan uw website toe te voegen.
Code voor een inline knop - Plak deze code op uw webpagina om de knop inline weer te geven. De knop verschijnt op de plek waar u de code op uw website plakt.
Edge Button Code - Voeg deze code toe vóór de afsluitende <body>-tag van uw website. De knop wordt dan onderaan het browservenster van de bezoeker weergegeven.
Een nieuwe boeking ontvangen
Wanneer een klant een les boekt, gebeurt het volgende:
Bij het boeken van een les
De boekingsgegevens worden opgeslagen in je Teachworks-account en er wordt een les ingepland in de kalender.
De boekingsgegevens worden automatisch per e-mail naar de klant, de docent en het e-mailadres van uw bedrijf verzonden.
Als de klant die de les heeft geboekt nieuw is, wordt er een profiel met de status 'In behandeling' voor die klant aangemaakt in je Teachworks-account.
Bij het deelnemen aan een les
De boekingsgegevens worden opgeslagen in uw Teachworks-account.
Studenten worden toegevoegd aan de reeds openstaande les in de kalender.
De cliënt, de docent en het bedrijf ontvangen een melding met de relevante informatie.
Als de klant die de les heeft geboekt nieuw is, wordt er een profiel voor hem of haar aangemaakt in uw Teachworks-account.
Boekingen bekijken en beheren
Je kunt de lesboekingen die je ontvangt in je Teachworks-account bekijken door de onderstaande stappen te volgen:
Klik op "Kalender".
Klik op "Lesboekingen".
Wanneer je de tabel met lesboekingen bekijkt, wordt een kolom 'Actie' weergegeven om aan te geven of de klant een les heeft geboekt of aan een les heeft deelgenomen.
Je kunt de widget 'Lesboekingen' ook inschakelen op je dashboard om het bekijken en beheren van boekingen te vereenvoudigen. Instructies voor het toevoegen van widgets aan je dashboard vind je hier: Het dashboard aanpassen .
Nieuwe klantprofielen
Wanneer een klant een les boekt, kan het een nieuwe klant zijn of een van uw bestaande klanten. Hieronder vindt u een beschrijving van hoe elk van de volgende scenario's wordt afgehandeld:
Ingelogd - Als een van uw bestaande klanten inlogt en een les boekt of zich aanmeldt voor een les, worden hun huidige gegevens weergegeven op het boekingsformulier en wordt de les automatisch toegewezen aan hun bestaande profiel in Teachworks. Ouders kunnen vervolgens aangeven voor welke leerling de les geboekt moet worden.
Niet ingelogd - Als een klant niet is ingelogd wanneer hij of zij een les boekt of eraan deelneemt, controleert Teachworks of de voornaam, achternaam en het e-mailadres van de klant overeenkomen met een klant die al in uw Teachworks-account bestaat. De mogelijke uitkomsten worden als volgt afgehandeld:
Overeenkomend profiel - Als er een profiel wordt gevonden met dezelfde voornaam, achternaam en e-mailadres, wordt de les geboekt via dat overeenkomende profiel.
Geen overeenkomend profiel - Als de student- en/of familiegegevens die u op het boekingsformulier hebt ingevuld niet overeenkomen met uw bestaande profielen, wordt er een nieuw profiel aangemaakt. Deze profielen krijgen de status 'In behandeling' en in de tabel 'Boekingen' onder 'Klantstatus' kunt u een nieuw profiel activeren of het profiel in behandeling samenvoegen met een bestaand profiel in uw account.
Betalen via de website-boekingsplugin
Als u onze Stripe-integratie gebruikt, kunt u een 'Betaling'-sectie toevoegen aan de Website Booking Plugin, zodat u vooruitbetalingen kunt innen op het moment van boeking. Een gedetailleerde handleiding met de stappen voor het instellen hiervan vindt u hier: Betalen via de Website Booking Plugin .
Aanpassingsopties
Ga direct naar een specifieke datum voor het boeken van lessen en deelname aan open lessen.
Je kunt een parameter "default_date" toevoegen aan het einde van de URL van de boekingsplugin met de datum in het formaat JJJJ-MM-DD, zodat tijdvakken automatisch naar een specifieke datum springen bij het boeken van lessen en het deelnemen aan open lessen.
Klik hier voor meer informatie over hoe u in de boekingsplugin direct naar een specifieke datum kunt springen voor lesboekingen en deelname aan open lessen .
Standaarddocent instellen voor het boeken van lessen
Je kunt rechtstreeks linken naar de boekingsmogelijkheden van een docent door hun ID in de URL van de website-boekingsplugin op te nemen:
Klik hier voor meer informatie over het instellen van een standaarddocent voor het boeken van lessen.
Standaard zoekterm instellen voor openstaande cursussen
Je kunt een standaardparameter 'search' toevoegen aan het einde van de URL van de boekingsplugin om je aan te melden voor openstaande lessen. Zo kun je de resultaten beperken tot de zoekterm.
Klik hier voor meer informatie over het instellen van de standaard zoekterm voor beschikbare lessen in de boekingsplugin .
De offset van de randknop aanpassen
Klik hier voor meer informatie over het aanpassen van de offset van de code van de randknop om de positionering van de widget op uw website aan te passen: De offset van de randknop aanpassen .
Meerdere knoppen aan dezelfde pagina toevoegen
Als u meerdere knoppen aan dezelfde pagina wilt toevoegen, moet u aan elk extra knopelement een aangepaste ID toewijzen en die ID vervolgens aan het einde van de URL in de scripttag opnemen.
Klik hier voor meer informatie over het toevoegen van meerdere knoppen aan dezelfde pagina .