Als uw bedrijf de add-on 'Tweewegsynchronisatie voor Google Agenda' heeft ingeschakeld, kunnen medewerkers hun Google Agenda koppelen aan hun Teachworks-account en afspraken in beide richtingen synchroniseren.
Verbinding maken met je Google Agenda
Leraren en administratief personeel kunnen hun Teachworks-account koppelen aan hun Google Agenda door de onderstaande stappen te volgen:
Bekijk de hoofdkalender door in het navigatiemenu op "Kalender" te klikken en vervolgens "Hoofdkalender" te selecteren.
Klik op de knop 'Google Agenda verbinden' aan de rechterkant van de agenda.
Log in op het e-mailadres dat is gekoppeld aan de Google Agenda waarmee u verbinding wilt maken.
Klik op 'Doorgaan' om Google Agenda te koppelen aan je Teachworks-account.
Vink het selectievakje aan zodat Teachworks toegang heeft tot de evenementen in al uw agenda's en bevestig vervolgens de toegang tot uw Google Agenda.
Je wordt nu teruggeleid naar Teachworks. Je kunt controleren of je verbonden bent met Google Agenda, want er staat een groen pictogram 'Google Agenda verbonden' rechtsboven in de agenda.
Er wordt een e-mail verzonden naar het e-mailadres dat u hebt gebruikt om Teachworks en Google Agenda te koppelen, met als onderwerp: "Accepteer uw uitnodiging om deel te nemen aan de gedeelde agenda: Teachworks - Naam medewerker".
Klik op de link 'Deelnemen aan gedeelde agenda' in deze e-mail om uw Teachworks-evenementen in uw Google Agenda weer te geven.
Je Teachworks-account en Google Agenda zijn nu gekoppeld en synchroniseren in realtime.
Gebruik
Zodra je Teachworks-account en Google Agenda zijn gekoppeld, verschijnen alle lessen van Teachworks in Google Agenda en alle evenementen van Google Agenda in Teachworks.
LET OP: De details van Google Evenementen zijn niet zichtbaar voor de bedrijfsbeheerder of administratief personeel wanneer zij de agenda van een medewerker bekijken. Zij zien alleen een algemene evenementnaam, zoals 'Niet beschikbaar'. Het e-mailadres van uw gekoppelde agenda is ook verborgen voor de beheerder, zodat deze het niet kan zien.
LET OP: De kleur van de Google-evenementen in uw Teachworks-kalender wordt bepaald door de bedrijfsbeheerder.
Nieuwe lessen en evenementen toevoegen
Wanneer je een nieuwe les inplant in je Teachworks-kalender, verschijnt deze direct in Google Kalender met alle details, inclusief eventuele toegevoegde locatielinks.
LET OP: Terugkerende evenementen die in Google Agenda zijn gepland, worden tot 1 jaar vooruit gesynchroniseerd in Teachworks, met een doorlopende periode van 12 maanden.
Wanneer je een nieuwe afspraak inplant in Google Agenda, wordt deze direct toegevoegd aan je Teachworks-account.
LET OP: Om de nieuwe Google-evenementen in je Teachworks-kalender te bekijken, moet je je browser vernieuwen (of de kalenderpagina verlaten en opnieuw openen).
Lessen en evenementen bewerken
De lessen in je Teachworks-agenda en de gebeurtenissen in je Google-agenda die ook in de agenda van het andere systeem verschijnen, zijn alleen-lezen en kunnen niet rechtstreeks worden gewijzigd.
Dit betekent dat je, om een evenement te bewerken, de wijziging in de oorspronkelijke agenda moet aanbrengen.
Bewerk of voltooi Teachworks-lessen in Teachworks.
Bewerk Google Agenda-evenementen in Google Agenda.
LET OP: Je kunt lessen van Teachworks niet bewerken in Google Agenda en je kunt Google Evenementen niet bewerken in Teachworks.
Meldingen
Teachworks stuurt geen aparte melding voor gesynchroniseerde evenementen. Om herinneringen voor je Teachworks-lessen in Google Agenda te ontvangen, moet je 'Standaard evenementherinneringen' rechtstreeks in je Google Agenda-instellingen instellen.
Door je standaardherinneringen in Google Agenda in te stellen, worden voor elke nieuwe afspraak (inclusief afspraken die vanuit Teachworks zijn gesynchroniseerd) automatisch je voorkeursinstellingen voor herinneringen gebruikt (bijvoorbeeld: 'Melding 15 minuten van tevoren'). Zo word je op de hoogte gebracht van aankomende sessies zonder dat je handmatig herinneringen hoeft toe te voegen.
Beschikbaarheid van medewerkers
Alle evenementen die vanuit Google Agenda worden gesynchroniseerd, blokkeren automatisch de bijbehorende beschikbaarheid in Teachworks.
De verbinding met Google Agenda verbreken
Als je je Google Agenda wilt loskoppelen van je Teachworks-account, kun je de onderstaande stappen volgen:
Log in op je Teachworks-account.
Klik op "Profiel" in het navigatiemenu.
Scroll naar beneden naar het gedeelte 'Verbonden agenda'.
Klik op de knop "Verbinding verbreken".
