Metoda pakietowa pozwala na wystawienie faktury klientowi za określoną liczbę godzin lub lekcji przed ich zaplanowaniem. W miarę jak lekcje są planowane z klientem, saldo jego pakietu ulega zmniejszeniu. W przypadku metody pakietowej fakturę należy wystawiać za każdy pakiet, a nie za każdą lekcję.
Rozliczanie za pojedyncze lekcje pozwala zaplanować i wystawić klientowi rachunek za te lekcje. W przypadku rozliczania za pojedyncze lekcje, faktura wygeneruje listę wszystkich lekcji zaplanowanych dla ucznia w wybranym przedziale czasowym.
Decydując się na rozliczenie za pakiet lub pojedyncze lekcje, ważne jest, aby zrozumieć swoje preferencje dotyczące rozliczeń. Aby wygenerować saldo pakietu na profilu ucznia oraz tabelę sald pakietów do wykorzystania w czasie, możesz wybrać jedno z dwóch ustawień pakietu:
Utwórz saldo pakietów po wystawieniu i zatwierdzeniu faktury za pakiet.
Utwórz saldo pakietów po opłaceniu faktury.
Jeśli okres, w którym student może korzystać z pakietu, jest nieokreślony, łatwiejszym rozwiązaniem może być wybór rozliczeń pakietowych, ponieważ pakiety można nabyć i wykorzystywać przez nieokreślony okres czasu.
Jeśli wolisz wystawiać faktury na koniec miesiąca, lepszym rozwiązaniem będzie rozliczanie za każdą lekcję. Wówczas na fakturze generowanej na koniec miesiąca znajdzie się lista wszystkich lekcji za dany okres.
Korzystanie z obu metod
Jeśli utworzony zostanie pakiet i będą w nim pojedyncze lekcje korzystające z tej samej usługi, lekcje te zostaną automatycznie dodane do salda pakietu. Może to doprowadzić do niezamierzonego wykorzystania środków z pakietu i zakłócić zamierzone śledzenie opłat za lekcje.
Aby wykluczyć konkretne lekcje z salda pakietu po jego wystąpieniu, wykonaj następujące kroki:
Archiwizuj pakiet: Zidentyfikuj pakiet, który zawiera niechciane lekcje w swoim saldzie.
Ustaw odpowiednią datę archiwizacji: Podczas archiwizacji pakietu ustaw datę archiwizacji na dzień poprzedzający datę faktury za pakiet lub datę lekcji, których nie chcesz uwzględniać. Dzięki temu lekcje rozpoczęte w tym dniu lub później zostaną wyłączone z salda pakietu.
Jeśli wystawiasz klientom rachunki za pakiety, ale czasami zamawiają oni pojedyncze lekcje poza pakietem, możesz skorzystać z funkcji Nadpisania Kosztu , aby podczas planowania lekcji zmienić metodę rozliczeń klienta.
Najlepsze praktyki zapobiegające niezamierzonym wtrąceniom
Aby uniknąć tych problemów w przyszłości, rozważ utworzenie oddzielnych usług dla pakietów i pojedynczych lekcji. Dzięki temu będziesz mógł wyraźnie rozróżnić lekcje w każdej kategorii, co zapewni, że do salda pakietu będą wliczane tylko te usługi, które są dla nich przeznaczone.