Poniżej znajduje się przegląd typów rekordów synchronizowanych z Teachworks do QuickBooks:
Klienci
Nowe rekordy – jeśli rekord nie został zsynchronizowany z QuickBooks, Teachworks przeszuka Twoje konto QuickBooks w poszukiwaniu istniejącego klienta o tym samym imieniu i nazwisku. Jeśli znajdzie pasujący rekord, zostanie on zaktualizowany o dane kontaktowe z Twojego konta Teachworks. W przeciwnym razie zostanie utworzony nowy klient.
Aktualizowanie rekordów — jeśli rekord został już zsynchronizowany z QuickBooks, zostanie on zaktualizowany o wszelkie zmiany wprowadzone w profilu klienta w Teachworks.
UWAGA: Zmiana statusu klienta w Teachworks na Nieaktywny nie spowoduje zmiany statusu klienta w QBO.
Usuwanie — jeśli klient zsynchronizowany z QuickBooks zostanie później usunięty w Teachworks, rekord ten zostanie ustawiony jako nieaktywny w QuickBooks.
Nazwy muszą zawierać co najmniej jeden znak i nie mogą zawierać tabulatorów, nowych linii ani znaków „:”
Teachworks synchronizuje każdego klienta ze statusem „Aktywny” lub klientów ze statusem innym niż „Aktywny”, jeśli dany klient ma niezsynchronizowane faktury.
UWAGA: Jeśli łączysz wiele kont Teachworks z jednym kontem QuickBooks Online, logika i reguły stosowane do synchronizacji rekordów różnią się od tych stosowanych w przypadku synchronizacji z jednym kontem Teachwork. Więcej informacji znajdziesz w tym artykule: Synchronizacja wielu kont Teachworks z jednym kontem QuickBooks .
Usługi
Usługi są dodawane do konta QuickBooks jako pozycje usług.
Nowe rekordy – jeśli rekord nie został zsynchronizowany z QuickBooks, Teachworks najpierw sprawdzi, czy w QuickBooks istnieje element o tej samej nazwie i zaktualizuje go, jeśli zostanie znaleziony. W przeciwnym razie w QuickBooks zostanie utworzony nowy element usługi.
Aktualizowanie rekordów — jeśli rekord został już zsynchronizowany z QuickBooks, wszelkie zmiany nazwy w Teachworks zostaną zaktualizowane w QuickBooks.
Usuwanie – usługi usunięte w Teachworks nie zostaną usunięte w QuickBooks. Jeśli chcesz je usunąć w QuickBooks, musisz to zrobić ręcznie.
Tytuły usług muszą mieć maksymalnie 100 znaków, muszą zawierać co najmniej jeden znak i nie mogą zawierać tabulatorów, nowych wierszy ani znaków „:”
Lekcje zawarte na fakturach synchronizowanych z QuickBooks są powiązane z usługą określoną dla danej lekcji.
Konto sprzedaży dla usług w QuickBooks jest ustawione na konto sprzedaży określone na stronie Ustawienia synchronizacji w Teachworks.
Faktury
Synchronizowane są tylko faktury ze statusem „Zatwierdzona” lub „Zapłacona”.
Nowe rekordy – jeśli rekord nie został zsynchronizowany z QuickBooks, Teachworks najpierw sprawdzi, czy w QuickBooks istnieje faktura o tym samym numerze , która została utworzona po utworzeniu faktury w Teachworks . Jeśli faktura zostanie znaleziona, zaktualizuje ten rekord o szczegóły faktury w QuickBooks. Jeśli żadna faktura nie ma tego samego numeru, zostanie utworzona nowa faktura.
UWAGA: Numery faktur w Teachworks należy ustawić tak, aby zaczynały się od numeru następującego po ostatniej fakturze utworzonej w QuickBooks.
Aktualizowanie rekordów — jeśli faktura zostanie zmieniona w Teachworks, odpowiadająca jej faktura w QuickBooks zostanie zaktualizowana o zmiany po synchronizacji.
Usunięte i anulowane faktury — faktury usunięte lub anulowane w Teachworks muszą zostać anulowane ręcznie w QuickBooks.
Ważne uwagi dotyczące podatku od sprzedaży na fakturach:
Noty kredytowe
Powyższe zasady dotyczące faktur mają zastosowanie również do not kredytowych.
Noty kredytowe tworzy się w programie QuickBooks jako noty kredytowe.
Noty kredytowe przypisane do faktur nie są przypisywane automatycznie po synchronizacji z QuickBooks — przypisywanie musi zostać wykonane w QuickBooks.
Płatności
Nowa płatność utworzona w Teachworks utworzy nową płatność w QuickBooks z pasującymi szczegółami
Płatności nie są przypisywane do faktur po synchronizacji z QuickBooks — przypisywanie musi zostać wykonane w QuickBooks.
Płatności usunięte w Teachworks po zsynchronizowaniu z QuickBooks należy usunąć ręcznie w QuickBooks.