Ten dodatek umożliwia automatyczne przypisywanie nieprzydzielonych płatności i not kredytowych klienta do faktury po jej zatwierdzeniu.
Włączanie dodatku
Kliknij „Konto”, a następnie kliknij „Integracje i dodatki”.
Użyj pola „Szukaj” u góry i wpisz „Automatyczne przydzielanie”.
Aby włączyć dodatek, przesuń przełącznik na pozycję „Wł.”.
Następnie zostaniesz przekierowany na stronę ustawień, gdzie możesz potwierdzić lub zmienić „Datę rozpoczęcia”.
UWAGA: „Data rozpoczęcia” jest domyślnie ustawiona na datę włączenia dodatku. Należy upewnić się, że data rozpoczęcia została ustawiona, ponieważ decyduje ona o tym, które płatności i noty kredytowe zostaną automatycznie przypisane.
Ustawienia
Data rozpoczęcia – Użyj tego pola, aby ustawić datę rozpoczęcia w polu „Data rozpoczęcia”. Po ustawieniu „Daty rozpoczęcia” do faktur klientów zostaną automatycznie przypisane tylko płatności i noty kredytowe z datami przypadającymi na datę rozpoczęcia lub późniejszą. Możesz pozostawić pole „Data rozpoczęcia” puste, aby przypisać płatności i noty kredytowe z dowolnymi datami.
Metoda wyzwalania — możesz ustawić typ metody, którą chcesz zastosować przy automatycznym przydzielaniu. Dostępne są następujące opcje:
Automatycznie – ta metoda automatycznie przydziela nieprzydzielone kredyty i płatności w momencie utworzenia faktury ze statusem zatwierdzonym (lub gdy status zostanie zaktualizowany na zatwierdzono).
Manualna – Ta metoda przydziela nieprzydzielone kredyty i płatności po ręcznym uruchomieniu procesu. Jest to przydatne, gdy trzeba przydzielić płatności lub kredyty do faktur, które zostały już zatwierdzone.
Oba – po wybraniu tej opcji używana jest metoda automatyczna, a ponadto obsługiwana jest metoda ręczna.
UWAGA: Możesz zmienić pole „Data rozpoczęcia” w dowolnym momencie, wykonując poniższe kroki:
Kliknij „Konto”, a następnie kliknij „Integracje i dodatki”.
Użyj pola „Szukaj” u góry i wpisz „Automatyczne przydzielanie”.
Kliknij „Ustawienia” pod dodatkiem Automatyczne przydzielanie.
Stosowanie
Podczas tworzenia faktury i korzystania z metody wyzwalacza „Automatyczny” automatyczne przypisanie następuje po ustawieniu statusu faktury na „Zatwierdzona”. Dotyczy to następujących metod tworzenia faktur:
Faktura utworzona i oznaczona statusem „Zapisana” nie będzie automatycznie otrzymywała płatności ani not kredytowych, dopóki jej status nie zostanie zmieniony na „Zatwierdzona”. Jeśli utworzysz fakturę ze statusem „Zapisana”, możesz użyć jednej z poniższych metod, aby ustawić ją jako „Zatwierdzoną”:
Edytuj fakturę i ustaw jej status na „Zatwierdzona”: Edycja faktur .
Zatwierdzanie faktur zbiorczo: Zatwierdź i wyślij e-mailem wiele faktur jednocześnie .
Wszelkie nieprzydzielone płatności i/lub noty kredytowe zostaną automatycznie przydzielone natychmiast po ich zatwierdzeniu za pomocą jednej z dwóch powyższych metod.
UWAGA: Automatyczne przypisanie jest wykonywane przed wysłaniem faktury e-mailem do klienta. Saldo faktury, które klient otrzyma, będzie sumą faktury po odliczeniu wszelkich płatności lub alokacji kredytowych.
Ręczne uruchamianie automatycznego przydzielania
Podczas korzystania z metody wyzwalacza „Ręczna” lub „Obie” opcja „Automatyczne przydzielanie” wyświetla się na pasku bocznym po prawej stronie tabel faktur i płatności.
Po kliknięciu zostaniesz przekierowany do formularza, który umożliwi Ci ustawienie „Daty rozpoczęcia”. Zostaną przypisane tylko płatności i noty kredytowe z datą rozpoczęcia lub późniejszą. Możesz również pozostawić pole puste, aby przypisać od dowolnej daty.
Możesz rozpocząć ręczne automatyczne przydzielanie, wykonując poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury” lub „Płatności”.
Kliknij przycisk „Więcej” po prawej stronie.
Kliknij „Automatyczne przydzielanie”.
Wybierz datę w polu „Data rozpoczęcia” lub pozostaw je puste, aby dokonać alokacji od dowolnej daty.
Kliknij „Przydziel”, aby rozpocząć przydzielanie.
UWAGA: W przypadku opcji Alokacja ręczna faktury będą alokowane w kolejności, w jakiej zostały utworzone.