W Teachworks numery faktur i not kredytowych składają się z dwóch różnych części:
Prefiks
Numer faktury
Część 1 - Prefiks
Prefiks faktury to krótki ciąg liter lub cyfr dodawany na początku numeru faktury.
Na przykład użycie domyślnego prefiksu „INV-” spowoduje nadanie fakturom numerów takich jak INV-1001. Podobnie, domyślnym prefiksem dla not kredytowych jest „CN-”. Aby dostosować te prefiksy, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Konto”, a następnie kliknij „Ustawienia konta”.
Przejdź do zakładki „Finanse i operacje”.
Przewiń w dół do sekcji „Numerowanie i identyfikacja faktur”.
Ustaw prefiks, którego chcesz użyć w polach „Prefiks faktury” i „Prefiks noty kredytowej”.
Wypełnij formularz, aby zapisać zmiany.
Jeśli nie chcesz mieć prefiksu faktury, możesz użyć samych cyfr, pozostawiając pole „Prefiks faktury” puste. Zalecamy jednak używanie prefiksu co najmniej dla not kredytowych, ponieważ ułatwi to rozróżnienie faktur od not kredytowych w tabeli „Faktury”.
Prefiks jest wyświetlany podczas przeglądania faktury i nie jest zapisywany w rekordzie faktury. Oznacza to, że jeśli wygenerujesz faktury z prefiksem ustawionym na „INV-”, a następnie zmienisz go na „INVOICE”, przy następnym przeglądaniu faktur, obecny prefiks „INVOICE” zostanie dodany na początku numeru dla wszystkich faktur, w tym tych utworzonych przed zmianą.
UWAGA: Firmy, które stosują długie prefiksy faktur lub not kredytowych (tj. 8 znaków lub więcej), będą miały prefiks domyślnie ukryty w formularzach faktur, aby numer faktury był widoczny. Aby zobaczyć prefiks, najedź kursorem na sekcję prefiksu.
Część 2 - Numer faktury
Numery faktur to unikatowe wartości liczbowe przypisywane każdej fakturze lub nocie kredytowej, którą tworzysz.
Podczas tworzenia faktur lub not kredytowych numery faktur będą automatycznie zwiększane. Można jednak również ustawić wyższą wartość numerów faktur podczas ich tworzenia, korzystając z pola „Numer” w formularzu „Utwórz fakturę”.
Numery faktur są wyrównywane do prawej do 4 cyfr, więc faktura z numerem „1” będzie wyświetlana jako „0001”. Faktura z numerem „25” będzie wyświetlana jako „0025”. Jeśli numer faktury jest równy lub większy niż 4 cyfry, zera na początku nie zostaną dodane.