Czy obciążasz karty kredytowe w imieniu swoich klientów ? Teraz możesz usprawnić ten proces, korzystając z funkcji zbiorczych płatności faktur.
Włączanie dodatku
Możesz włączyć funkcję zbiorczych płatności faktur w ramach integracji Stripe.
Kliknij „Konto”, a następnie kliknij „Integracje i dodatki”.
Użyj pola „Szukaj” u góry i wpisz „Stripe”.
Kliknij link „Ustawienia” poniżej integracji Stripe.
Upewnij się, że opcja „Zarządzaj kartami i obciążaj je w imieniu klientów” jest włączona.
Przestaw przełącznik „Płatności zbiorcze faktur” na „Wł.”.
Wypełnij formularz, aby zapisać zmiany.
UWAGA: Ustawienie „Zbiorcze płatności faktur” jest dostępne tylko wtedy, gdy wyłączono dodatek „Automatyczna płatność faktur”.
Stosowanie
Po włączeniu tej funkcji możesz przetwarzać płatności za faktury klientów zbiorczo. Możesz wybrać faktury, za które chcesz przetworzyć płatności, wykonując poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury”.
Kliknij przycisk „Więcej” w prawym górnym rogu.
Kliknij „Płatności zbiorcze faktur”.
W tabeli Płatności zbiorcze faktur zostaną wyświetlone faktury spełniające następujące warunki:
Status faktury to „Zatwierdzona”.
Klient, do którego należy faktura, ma przypisany do swojego profilu identyfikator Stripe.
Suma na fakturze jest większa niż 0,50 USD.
UWAGA: Funkcja zbiorczych płatności faktur działa dla wszystkich metod płatności w Teachworks.
Filtry
Możesz ustawić zakres dat za pomocą pól filtra „Data” u góry tabeli. Po otwarciu tabeli „Płatności zbiorcze faktur” filtry te zostaną domyślnie ustawione na bieżący początek i koniec bieżącego miesiąca.
Pole „Szukaj” na pasku bocznym po prawej stronie umożliwia wyszukanie klienta lub faktury w wybranym przedziale dat.
Wybieranie faktur do zapłaty
Możesz wybrać faktury, za które chcesz przetworzyć płatności, wykonując poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury”.
Kliknij przycisk „Więcej” w prawym górnym rogu.
Kliknij „Płatności zbiorcze faktur”.
Używając pól wyboru po lewej stronie tabeli, wybierz faktury, które chcesz przetworzyć do płatności.
Przycisk „Strzałka” w lewym górnym rogu tabeli otwiera menu rozwijane, które umożliwia wybór pomiędzy następującymi opcjami:
Wybierz widoczne – spowoduje to zaznaczenie wszystkich faktur na bieżącej stronie.
Zaznacz wszystko – spowoduje to zaznaczenie wszystkich faktur na wszystkich stronach, które odpowiadają wybranej dacie i filtrowi wyszukiwania.
Wyczyść zaznaczenie – spowoduje to usunięcie zaznaczeń dla wszystkich aktualnie wybranych faktur.
Składanie faktur do zapłaty
Po dokonaniu wyboru nad kolumną z polami wyboru pojawi się zielony przycisk „Zapłać wybrane faktury”. Kliknij przycisk, aby przesłać faktury do zapłaty.
Przetwarzanie płatności faktur
Faktury są przetwarzane w kolejności rosnącej według numeru, więc jeśli klient ma więcej niż jedną fakturę, faktura o niższym numerze zostanie przetworzona i opłacona przed fakturą o wyższym numerze.
Bezpośrednio przed przetworzeniem płatności Teachworks potwierdzi, że status faktury został zatwierdzony i że saldo jest większe niż 0,50 USD.
Teachworks łączy się następnie ze Stripe, używając identyfikatora Stripe klienta, i pobiera jego kartę(-y) kredytową(-e). Domyślna karta klienta zostanie obciążona. Jeśli ta karta zostanie odrzucona, a klient ma zapisane dodatkowe karty kredytowe, będzie podejmowana próba obciążenia dodatkowych kart kredytowych, aż do momentu pomyślnej płatności lub wyczerpania się zapisanych kart kredytowych klienta.
Po pomyślnym dokonaniu płatności automatycznie wykonywane są następujące czynności:
Płatność zostanie zarejestrowana na Twoim koncie Teachworks dla klienta,
Płatność jest przypisana do faktury, która została opłacona
Faktura oznaczona jest jako „Zapłacona”.
Wyświetlanie wyników prób płatności
Możesz wyświetlić wszystkie próby płatności w tabeli „Próby płatności”, w tym opłaty pomyślnie i nieudane, wraz z przyczyną niepowodzenia. Aby uzyskać dostęp do tej tabeli, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury”.
Kliknij przycisk „Więcej” w prawym górnym rogu.
Kliknij „Płatności zbiorcze faktur”.
Kliknij przycisk „Próby” po prawej stronie.
UWAGA: Wyniki prób płatności są zapisywane na okres ostatnich 12 miesięcy, ale starsze próby płatności można przeglądać na koncie Stripe.
Powiadomienia o nieudanych płatnościach
W przypadku nieudanej płatności klient nie otrzymuje żadnych powiadomień. To samo dotyczy obciążenia pojedynczej karty w imieniu klienta. Jeśli klient dokona płatności z faktury, a jego płatność zostanie odrzucona, informacja o tym pojawi się na fakturze.