Po połączeniu z QuickBooks musisz dokonać kilku wyborów, które określą, które konta będą używane do rejestrowania poszczególnych typów transakcji. Aby to zrobić, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Konto”, a następnie kliknij „Integracje i dodatki”.
Kliknij „Ustawienia” w obszarze Integracja QuickBooks.
W polu „Konto sprzedaży” wybierz konto sprzedaży, na którym chcesz zarejestrować sprzedaż z faktury. Typowy wybór to „Sprzedaż” lub „Usługi”.
Przełącz opcję „Pomiń aktualizację konta sprzedaży dla usług” na „Wł.”, jeśli w QuickBooks określiłeś inne konto sprzedaży dla swoich usług. Dzięki temu rekordy pozostaną niezmienione podczas aktualizacji usług w Teachworks.
W polu „Konto rabatowe” wybierz konto, na którym chcesz rejestrować rabaty. Możesz utworzyć konto o nazwie „Rabaty” na swoim koncie QuickBooks, jeśli jeszcze nie istnieje. Jeśli nie dokonasz wyboru, rabaty będą rejestrowane na koncie wybranym w polu „Konto sprzedaży”.
Wybierz „Kod podatkowy”, który będzie używany do naliczania podatku od sprzedaży na dowolnej fakturze. Przed dokonaniem tego wyboru musisz skonfigurować co najmniej jedno konto podatku od sprzedaży.
W polu „Konto depozytowe” wybierz konto, na które mają być wpłacane płatności. Jeśli to pole pozostanie puste, wpłaty będą rejestrowane na koncie „Niewpłacone środki” w QuickBooks.
Pole „Data rozpoczęcia” pozwala synchronizować tylko faktury, noty kredytowe i płatności rozpoczynające się od wprowadzonej daty. Jest to przydatne, jeśli faktury na koncie Teachworks zostały już ręcznie wprowadzone w QuickBooks. Po ustawieniu daty rozpoczęcia oprogramowanie zsynchronizuje nieaktywnych klientów z QuickBooks tylko wtedy, gdy mają oni faktury lub płatności po dacie rozpoczęcia.
Domyślnie klienci z fakturami lub płatnościami będą synchronizowani z QuickBooks. Możesz jednak przełączyć przełącznik „Synchronizuj wszystkich aktywnych klientów” na „Wł.”, jeśli chcesz synchronizować aktywnych klientów, nawet jeśli nie mają żadnych faktur ani płatności w Teachworks:
Opcje płatności faktur: Wybierz tę opcję, jeśli wysyłasz faktury do klientów bezpośrednio z Quickbooks i pobierasz płatności online za pomocą funkcji płatności online Quickbooks. Więcej informacji na temat płatności online Quickbooks znajdziesz tutaj: Płatności Quickbooks
Jeśli nie chcesz synchronizować płatności, przestaw przełącznik „Wyklucz płatności” na „Wł.”.
Jeśli chcesz zsynchronizować również opis zawarty w fakturach Teachworks, przełącz przełącznik „Instrukcje do faktury” na „Wł.”.
Jeśli chcesz synchronizować faktury na końcu, zaznacz pole „Włącz” w sekcji „Synchronizuj faktury na końcu”. To ustawienie jest przydatne, jeśli włączono opcję „Automatycznie stosuj kredyty” w QuickBooks, ponieważ wymaga ona synchronizacji faktur po płatnościach i notach kredytowych.
UWAGA: Teachworks również wyszuka pozycję „Rabat” na Twoim koncie i użyje jej do naliczania rabatów na fakturach. W przeciwnym razie utworzy pozycję o tej nazwie i powiąże ją z „Kontem rabatowym” wspomnianym powyżej. Jeśli posiadasz konto kategorii o nazwie „Rabat”, zostanie utworzona pozycja o nazwie „Rabat*”, aby uniknąć konfliktu z kategorią. W razie potrzeby możesz zmienić nazwę po synchronizacji.
UWAGA: Jeśli nie wybierzesz konta podatkowego w kroku 6, faktury zawierające podatek od sprzedaży zostaną zsynchronizowane bez podatku od sprzedaży.
Użytkownicy globalni : Jeśli używasz globalnej wersji QuickBooks (tj. wszyscy użytkownicy spoza USA), musisz dodać stawkę podatku od sprzedaży w QuickBooks, a następnie wybrać ją w polu „Kod podatkowy” w Teachworks, aby zsynchronizować faktury z podatkiem od sprzedaży.
UWAGA: W przypadku ustawienia „Synchronizuj faktury na końcu” synchronizacja z QuickBooks Online jest konieczna dopiero po przetworzeniu płatności. Jeśli utworzysz faktury, zsynchronizujesz rekordy, a następnie zsynchronizujesz płatności w późniejszym terminie, faktury będą już istnieć, a zatem automatyczne przypisanie nie zostanie zastosowane.
Po wykonaniu powyższych kroków będziesz gotowy do synchronizacji konta Teachworks z QuickBooks.