Istnieje kilka różnych metod wysyłania faktur e-mailem do klientów w Teachworks. Do każdej z tych metod stosuje się kilka zasad:
Aby można było wysłać fakturę, jej status musi być „Zatwierdzona” lub „Zapłacona”. Faktury ze statusem „Zapisana” nie zostaną wysłane.
Klient wymieniony na fakturze musi mieć w swoim profilu podany prawidłowy adres e-mail.
Metoda 1 – Wysyłanie faktury po jej utworzeniu
Jeśli chcesz wysłać pojedynczą fakturę podczas jej tworzenia, zaznacz pole wyboru „Wyślij fakturę e-mailem”, a następnie kliknij przycisk „Zatwierdź”.
Metoda 2 – Wysyłanie „zapisanej” faktury
Jeśli utworzyłeś fakturę ze statusem „Zapisana” i nie zatwierdziłeś jej, możesz wysłać fakturę do klienta e-mailem, korzystając z jednej z poniższych opcji:
Edytuj fakturę i zaznacz pole wyboru „Wyślij fakturę e-mailem”, a następnie kliknij przycisk „Zatwierdź”.
Przefiltruj tabelę „Faktury”, aby wyświetlić faktury „Oczekujące na zatwierdzenie”, a następnie użyj pól wyboru po lewej stronie tabeli „Faktury”, aby wybrać faktury, które chcesz zatwierdzić i wysłać e-mailem. W menu u góry tabeli wybierz opcję „Zatwierdź i wyślij”, a następnie kliknij „Prześlij”.
Metoda 3 – Wysyłanie faktury z „zatwierdzoną” fakturą
Jeśli zatwierdziłeś już fakturę i chcesz ją wysłać lub ponownie wysłać do swojego klienta, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury”.
Kliknij ikonę „Wyświetl”, aby wyświetlić fakturę, którą chcesz wysłać.
Kliknij przycisk „Wyślij e-mailem” znajdujący się u góry faktury.
Otworzy się okno, w którym możesz edytować odbiorcę, temat i wiadomość.
Kliknij przycisk „Wyślij”, aby wysłać wiadomość e-mail.
Metoda 4 – Wysyłanie wielu faktur
Możesz wysłać jedną lub więcej faktur jednocześnie, wykonując poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury”.
Użyj pól wyboru po lewej stronie, aby wybrać faktury, które chcesz wysłać.
U góry tabeli „Faktury” pojawi się menu. Użyj go, aby wybrać szablon wiadomości e-mail, którego chcesz użyć.
Kliknij przycisk „Wyślij”, aby wysłać fakturę e-mailem do wybranych klientów.