Możesz rejestrować płatności otrzymane poza Teachworks (gotówka, czek, Zelle), aby utrzymywać dokładne salda klientów i regulować zaległe faktury.
Istnieje wiele metod, których możesz użyć do zarejestrowania płatności. Zostały one szczegółowo opisane poniżej:
Metoda 1 – Rejestrowanie płatności faktury
Aby zarejestrować płatność bezpośrednio na fakturze, wykonaj następujące kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury”.
Kliknij fakturę, za którą chcesz zarejestrować płatność, klikając ikonę „Wyświetl”.
Przejdź do sekcji „Zarejestruj płatność” znajdującej się na dole faktury.
Wprowadź dane płatności. Jeśli płatność przekracza kwotę należną na fakturze, zostanie utworzona nadpłata, która może zostać wykorzystana na pokrycie innych faktur.
Jeśli chcesz wysłać klientowi wiadomość e-mail informującą o otrzymaniu płatności, przestaw przełącznik „Wyślij potwierdzenie” na „Włączone”.
Wyślij formularz.
UWAGA: Jeśli ta sekcja się nie pojawi, sprawdź status faktury. Aby można było zarejestrować płatność, faktura musi mieć status „Zatwierdzona”.
UWAGA: Jeśli będziesz przetwarzać płatności za wiele faktur, możesz kliknąć ikonę strzałki po prawej stronie przycisku „Zapisz płatność” i wybrać opcję „Obciąż i wyświetl następną niezapłaconą”. Spowoduje to przejście do następnej niezapłaconej faktury po zakończeniu obciążania.
Metoda 2 – Rejestrowanie płatności przed wystawieniem faktury
Jeśli musisz zarejestrować płatność przed wystawieniem faktury klientowi, wykonaj następujące czynności:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Płatności”.
Kliknij przycisk „Nowy” znajdujący się u góry tabeli.
Wprowadź dane płatności.
Jeśli chcesz zarejestrować dodatkowe płatności, kliknij przycisk „Zapisz i dodaj nowe”. W przeciwnym razie kliknij przycisk „Zapisz”.
Po utworzeniu płatności, przy następnym wystawianiu faktury dla klienta będziesz mógł przypisać płatność do faktury .
Wysyłanie/ponowne wysyłanie potwierdzenia otrzymania płatności
Podczas rejestrowania płatności w Teachworks masz możliwość wysłania klientowi potwierdzenia płatności. Jeśli jednak początkowo nie zaznaczyłeś pola wyboru „Wyślij potwierdzenie” lub chcesz ponownie wysłać potwierdzenie, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Płatności”.
Znajdź płatność, dla której chcesz wysłać potwierdzenie i kliknij ikonę „Wyświetl”, aby wyświetlić płatność.
Kliknij przycisk „Wyślij potwierdzenie” znajdujący się u góry tabeli.
Integracja Stripe
Jeśli korzystasz z naszej integracji ze Stripe do przetwarzania płatności kartą kredytową, płatności będą rejestrowane automatycznie. Więcej informacji na temat integracji ze Stripe znajdziesz tutaj: Integracja ze Stripe .
Potrzebujesz więcej pomocy? Obejrzyj film