Teachworks obsługuje wiele różnych metod rozliczeń . W tym artykule znajdziesz więcej szczegółów na temat naszej metody rozliczeń pakietowych.
Kiedy stosować rozliczenia pakietowe
Tę metodę rozliczeń stosuje się zazwyczaj wtedy, gdy chcesz z góry wystawić klientom rachunek za pakiet lekcji lub godzin, z których mogą korzystać przez nieokreślony okres czasu.
Jak działa rozliczenie pakietowe
W przypadku metody rozliczeń pakietowych klienci płacą z góry za określoną liczbę lekcji lub godzin wybranej usługi. W miarę planowania i realizacji lekcji system automatycznie śledzi i zmniejsza saldo przedpłaty.
Cykl życia salda pakietu
Zakup: Klient otrzymuje fakturę za konkretny pakiet (np. 10 godzin korepetycji z matematyki ). Po wygenerowaniu, godziny te są dodawane do tabeli „Saldo Pakietu”.
Harmonogram: Lekcje są planowane w kalendarzu pod odpowiednią usługą.
Odliczenie: Saldo pakietu klienta to łączna liczba lekcji lub godzin, które klient zakupił w ramach danego rodzaju usługi, pomniejszona o lekcje „Zaplanowane” lub „Uczestniczące” w ramach tego samego rodzaju usługi, co pakiet. Gdy status lekcji zmieni się na „Uczestniczące”, saldo pakietu klienta zostanie automatycznie pomniejszone.
Dlaczego lekcje pakietowe są wyświetlane w Kalendarzu jako 0,00 USD
Częstym powodem nieporozumień jest to, że lekcje pakietowe wyświetlają w kalendarzu cenę 0,00 USD.
Zapobiega podwójnemu naliczaniu opłat: Ponieważ klient zapłacił już za godziny z góry podczas zakupu pakietu, Teachworks zeruje koszt pojedynczej lekcji. Gdyby lekcja nadal była płatna, klient zostałby obciążony opłatą po raz drugi.
UWAGA: Pakiety opierają się wyłącznie na usługach dopasowania. Na przykład, jeśli klient ma saldo pakietu korepetycji z matematyki, a Ty zaplanujesz lekcję w ramach korepetycji z przedmiotów ścisłych, system nie odliczy mu środków.
Jak obciążani są klienci
Klienci zostaną obciążeni opłatą za pakiet, gdy wygenerujesz fakturę za pakiet za pomocą opcji „Dodaj pakiet”. Spowoduje to dodanie pakietu do faktury.
Należy zwrócić szczególną uwagę na usługę wybraną na fakturze, ponieważ musi być ona zgodna z usługą wybraną podczas planowania lekcji dla ucznia.
UWAGA: Jeśli potrzebujesz więcej informacji na temat generowania faktur pakietowych, zapoznaj się z poniższym samouczkiem: Tworzenie pakietów .
W przypadku korzystania z metody rozliczeń pakietowych zaleca się ustawienie w profilach studentów opcji „Metoda rozliczeń” na „Pakiet”.
Spowoduje to automatyczne ustawienie kosztu ich lekcji na zero (ponieważ wystawiłeś już fakturę za pakiet lekcji/godzin). Ustawienie kosztu na zero gwarantuje, że klient nie zostanie przypadkowo obciążony podwójną opłatą.
Ustawienia pakietu
W Teachworks istnieje wiele ustawień, które możesz dostosować dla pakietów. Możesz dostosować następujące ustawienia:
Jednostki pakietów - Śledź pakiety według lekcji lub godziny.
Zliczaj „opuszczone” lekcje jako wykorzystane – wybierz opcję zliczania lekcji oznaczonych jako „opuszczone” jako wykorzystanych lekcji z pakietu.
Śledź przesyłki według - przesyłki mogą być śledzone według ucznia lub rodziny.
Pakiety dostępne po wystawieniu faktury - Możesz wybrać opcję udostępnienia pakietów po zatwierdzeniu lub opłaceniu faktury zawierającej pakiet.
Możesz dostosować powyższe ustawienia, wykonując poniższe kroki:
Kliknij „Konto”, a następnie kliknij „Ustawienia konta”.
Kliknij zakładkę „Finanse i operacje”.
Przewiń w dół do sekcji „Ustawienia pakietu”.
Tworzenie usług dla pakietów
Jeśli na liście usług znajdują się usługi wykorzystywane zarówno w ramach pakietów, jak i pojedynczych lekcji, najlepiej jest utworzyć osobną usługę przeznaczoną specjalnie dla pakietów.
Na przykład, jeśli oferujesz usługę o nazwie „Korepetycje z języka angielskiego”, z której korzystasz zarówno w ramach pakietów, jak i indywidualnych lekcji, powinieneś utworzyć osobną usługę o nazwie „Korepetycje z języka angielskiego – pakiet”, z której będziesz korzystać wyłącznie w ramach pakietów.
Przepływ pracy metody rozliczeń pakietowych
Jeśli chcesz skorzystać z metody rozliczeń pakietowych, możesz ją skonfigurować, korzystając z poniższego przepływu pracy:
Zacznij od dostosowania sekcji „Ustawienia pakietu” na stronie „Ustawienia konta” do swoich wymagań.
Następnie w polu „Metoda rozliczeń” w profilu studenta należy ustawić opcję „Pakiet”.
Utwórz fakturę dla klienta i użyj opcji „Dodaj pakiet” w sekcji pozycji faktury, a następnie kliknij przycisk „Przejdź”.
Wybierz szczegóły pakietu, w tym usługę, ilość i cenę jednostkową pakietu.
Zatwierdź fakturę. W zależności od ustawień, faktura może również wymagać opłacenia, zanim pakiet będzie dostępny dla klienta.
Zaplanuj lekcje dla ucznia. Po wybraniu imienia i nazwiska ucznia w polu „Uczeń” w formularzu „Dodaj lekcję” lista usług zostanie zaktualizowana i wyświetli godziny dostępne dla ucznia w ramach pakietu. Wybierz usługę odpowiadającą pakietowi i zaplanuj lekcję.
UWAGA: Jeśli korzystałeś z rozliczeń pakietowych przy użyciu innego oprogramowania, możesz skonfigurować początkowe salda pakietów dla swoich klientów, wykonując następujące kroki: Konfigurowanie początkowego salda pakietów.
Przeglądanie sald pakietów
Możesz sprawdzić saldo pakietów swoich klientów, wykonując poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”.
Kliknij „Saldo pakietów”.
Rozliczanie klientów za pakiety i lekcje indywidualne
Jeśli masz uczniów, których opłaty są rozliczane głównie za pomocą metody rozliczeń pakietowych, ale mają również lekcje, które nie są częścią pakietu, powinieneś mimo wszystko ustawić metodę rozliczeń ucznia na „Pakiet”.
Planując pojedyncze lekcje, które nie są częścią pakietu dla ucznia, możesz skorzystać z funkcji „Nadpisanie kosztów ”. Pozwoli Ci to przypisać koszt lekcji/lekcji za każdym razem, gdy będziesz musiał wystawić klientowi rachunek za indywidualną lekcję.
Aby dokładnie śledzić saldo pakietów i mieć pewność, że lekcje rozliczane indywidualnie nie zostaną odjęte od pakietów klientów, musisz skorzystać z oddzielnych usług, jak opisano powyżej.
Możesz na przykład utworzyć usługi o nazwach „Korepetycje z języka angielskiego” i „Korepetycje z języka angielskiego – pakiet”. Planując lekcję rozliczaną indywidualnie, wystarczy wybrać usługę „Korepetycje z języka angielskiego”, kliknąć opcję „Zastąp metodę rozliczeń”, a następnie wybrać odpowiednią metodę rozliczeń.
Archiwizowanie pakietów
Archiwizacja ustala datę graniczną dla rozliczeń pakietu klienta. Izoluje aktywne wykorzystanie pakietu od historii lekcji w ramach tego samego typu usługi.
Dlaczego warto korzystać z archiwizacji?
Kontrola kalkulacji: Wyklucza lekcje zaplanowane na wybraną datę archiwizacji i wcześniejszą z bieżących obliczeń salda pakietu. Jest to niezbędne podczas przechodzenia klienta z rozliczeń godzinowych na rozliczenia pakietowe, aby zapewnić, że poprzednie lekcje nie obciążą z mocą wsteczną jego nowego salda przedpłaconego.
Czyszczenie pulpitu nawigacyjnego: usuwa starszą, wstępnie zapakowaną aktywność z aktywnej
UWAGI
Archiwizacja nie usuwa lekcji
Nie usuwa danych historycznych
Dotyczy to tylko tego, co jest uwzględniane w obliczeniach salda pakietu
Można go używać w celu zwiększenia przejrzystości, ale jego podstawową funkcją jest kontrolowanie granic obliczeń
Szczegółowe instrukcje dotyczące ustalania daty granicznej w profilu klienta znajdziesz w naszym poradniku: Pakiety archiwalne .
Dalsza lektura
Poniżej znajdziesz dodatkowe artykuły zawierające informacje związane z pakietami, które mogą Ci się przydać:
Potrzebujesz więcej pomocy? Obejrzyj ten film , aby dowiedzieć się, jak tworzyć pakiety dla swoich klientów.
Nadal nie wiesz, jaką metodę rozliczeń wybrać dla swojej działalności edukacyjnej? Zapoznaj się z naszą ściągawką: Metody rozliczeń Teachworks i ściągawka