Gdy wystawiasz faktury klientom z góry, dodatkowe modyfikacje kalendarza, takie jak zmiana czasu trwania lekcji, jej kosztu lub całkowite usunięcie, powodują rozbieżność między harmonogramem a kwotą, która została już zafakturowana. Aby Cię o tym powiadomić, Teachworks automatycznie wyświetla czerwoną ikonę flagi obok numeru faktury w tabeli „Faktury”.
Przeglądanie zmian
Podczas przeglądania oznaczonej faktury zobaczysz tagi wskazujące lekcje, które zostały zmienione lub usunięte. Nad polem „Suma” faktury zobaczysz również tag, który wskazuje zmianę sumy faktury i sposób jej rozliczenia.
Rozliczanie zmian
W zależności od statusu faktury można wprowadzić dwa rodzaje zmian:
Faktura nieopłacona : Jeśli faktura nie została jeszcze opłacona i ma status „Zatwierdzona”, zostaniesz poproszony o jej aktualizację, aby zawierała aktualne dane i koszty lekcji. Możesz kliknąć link podany w tagu, który otworzy formularz „Edytuj fakturę” i odświeży listę lekcji.
Faktura już opłacona : Jeśli status faktury to „Zapłacono”, a kwota faktury uległa zmniejszeniu , zostaniesz poproszony o wystawienie noty kredytowej. Kliknięcie linku na etykiecie spowoduje otwarcie formularza tworzenia noty kredytowej i automatyczne dodanie do niej odpowiedniej pozycji o odpowiedniej kwocie.
Jeśli kwota faktury wzrosła , zostaniesz poproszony o utworzenie nowej faktury na poczet dodatkowej opłaty. Link podany w tagu otworzy formularz „Utwórz fakturę” z pozycją wymaganą do korekty.
UWAGA: Najlepiej przetworzyć oflagowane faktury jednorazowo, na koniec okresu rozliczeniowego, aby wszystkie zmiany mogły zostać wprowadzone jednocześnie, zanim faktura zostanie ustawiona tak, aby ukrywała flagi. Jeśli skorygujesz oflagowaną fakturę i ukryjesz flagi przed końcem okresu rozliczeniowego, a następnie inne lekcje na fakturze zostaną zmienione w kalendarzu, faktura nie zostanie oflagowana z powodu tych zmian, ponieważ flagi dla tej faktury zostały już ukryte.
Ukrywanie flag
Flagi można ukryć, postępując zgodnie z instrukcjami dla faktur „Zapłacono” lub ręcznie. Dostępne są dwie metody ukrywania flag:
Jeśli faktura oznaczona jako „Zapłacona” została oflagowana i klikniesz łącze w monicie, aby „Wystaw kredyt i ukryj flagi” lub „Utwórz fakturę i ukryj flagi” (patrz poniższy obraz), wówczas flagi będą odtąd ukrywane na fakturze.
Jeśli faktura została oznaczona flagą, użyj menu „Opcje faktury” na fakturze, aby ręcznie zastosować opcję „Ukryj flagę” (patrz obrazek poniżej), dzięki czemu flagi będą odtąd ukrywane na fakturze.
Wyświetlanie ukrytych flag
Podczas przeglądania tabeli faktur, wszystkie faktury z ukrytymi flagami faktur są oznaczone ikoną szarej flagi obok numeru faktury:
Jeśli chcesz wyświetlić flagi, które zostały „ukryte”, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Faktury”.
Kliknij ikonę „Wyświetl” obok faktury, na której chcesz wyświetlić flagi.
Kliknij menu „Opcje faktury”, a następnie kliknij „Pokaż flagi”.
