Dodatek Invoice Autopilot umożliwia skonfigurowanie harmonogramu, który będzie generował faktury automatycznie.
Włączanie dodatku Autopilot faktur
Kliknij „Konto”, a następnie kliknij „Integracje i dodatki”.
Używając pola „Szukaj” u góry, wpisz „Invoice Autopilot”.
Aby włączyć dodatek, przesuń przełącznik na pozycję „Wł.”.
Tworzenie harmonogramu automatycznego pilota faktur
Aby utworzyć harmonogram automatycznego wystawiania faktur, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Dodaj harmonogram faktur”.
Wykonaj kroki „Ustawienia harmonogramu” i „Ustawienia faktury”, korzystając z poniższych danych.
Wypełnij formularz, aby zapisać zmiany.
Jak wspomniano w kroku 2 powyżej, konfiguracja nowego konta składa się z dwóch etapów:
Harmonogram automatycznego pilota faktur:
Krok 1: Ustawienia harmonogramu
Ten krok pozwala dostosować czas i częstotliwość generowania faktur. Możesz dostosować następujące ustawienia:
Tytuł – wprowadź tytuł, który ułatwi Ci identyfikację harmonogramu w przypadku konieczności wprowadzenia zmian
Początek/Koniec – Wprowadź datę rozpoczęcia i zakończenia okresu, w którym będą generowane faktury. Data rozpoczęcia będzie początkiem pierwszego okresu fakturowania, a data zakończenia powinna obejmować koniec okresu fakturowania dla ostatnich faktur, które chcesz wygenerować zgodnie z harmonogramem.
Częstotliwość – Wybierz częstotliwość generowania faktur w harmonogramie. Możesz powtarzać codziennie, co tydzień, co miesiąc lub w kilku wariantach dla każdego z tych okresów.
Harmonogram - Możesz wybrać generowanie faktur na początku każdego okresu rozliczeniowego, jeśli fakturujesz klientów z góry, lub na końcu każdego okresu, jeśli fakturujesz klientów po lekcjach.
Przesunięcie – Możesz wybrać generowanie faktur na określoną liczbę dni przed lub po dacie wystawienia faktury:
Ustaw datę faktury na – ta opcja będzie wyświetlana, jeśli „Przesunięcie” nie jest ustawione na zero. Masz dwie możliwości ustawienia daty faktury:
Data utworzenia — użyj tej opcji, jeśli chcesz ustawić datę faktury na datę wygenerowania i utworzenia faktury.
Data okresu – ta opcja ustawi datę faktury jako datę rozpoczęcia okresu, jeśli faktura jest generowana na początku okresu, lub datę zakończenia okresu, jeśli jest generowana na końcu okresu.
Krok 2: Ustawienia faktury
Ten krok jest bardzo podobny do tworzenia faktury, ale należy pamiętać, że nie tworzysz faktury, a jedynie wybierasz ustawienia, które będą używane do automatycznego generowania faktur w przyszłości. Jest kilka rzeczy, o których warto pamiętać:
Przesunięcie terminu płatności — możesz ustawić termin płatności względem daty wystawienia faktury.
Numer faktury - Numery faktur będą ustawiane automatycznie, na podstawie poprzedniego numeru faktury.
Dodawanie lekcji – aby dodać lekcje zaplanowane na okres objęty fakturą, zaznacz pole wyboru „Dodaj lekcje”.
Uwzględnij niezafakturowane lekcje z poprzedniego okresu – jeśli dodasz lekcje do kalendarza po wygenerowaniu faktury, włącz to ustawienie, aby kolejna faktura obejmowała nowe lekcje z poprzedniego okresu fakturowania.
Instrukcje do faktury – pole instrukcji nie zostanie zaktualizowane, jeśli zaktualizujesz pole „Domyślne instrukcje do faktury” na stronie Ustawienia konta. To pole jest unikalne dla automatycznego pilota faktur i będzie wymagało ręcznej aktualizacji, jeśli chcesz je zmienić.
Pomiń, jeśli całkowite zero - Jeśli na fakturze uwzględniasz wyłącznie lekcje, warto zaznaczyć to pole, aby pominąć puste faktury, na wypadek gdyby klient nie miał żadnych lekcji w żadnym z okresów fakturowania.
Status – Jeśli chcesz sprawdzić faktury, zanim będą dostępne dla klientów, możesz ustawić status na „Zapisane”. Po sprawdzeniu możesz zmienić status na „Zatwierdzone”.
Wysyłaj faktury e-mailem — jeśli ustawisz status na „Zatwierdzone”, możesz natychmiast zlecić wysyłanie faktur, zaznaczając to pole.
Należy pamiętać, że lekcje zaplanowane po uruchomieniu harmonogramu nie zostaną automatycznie zarejestrowane. Na przykład, jeśli w harmonogramie dziennym lekcje z poprzednich dni zostaną dodane później, konieczne będzie ręczne wystawienie faktury.
UWAGA: Aby ustawienie „Uwzględnij niezafakturowane lekcje z poprzedniego okresu” pojawiło się w formularzu Ustawienia faktury, muszą zostać spełnione następujące warunki:
Ustawienie „Powtarzanie faktur” musi być ustawione na „Tygodniowo” lub „Miesięcznie”
„Czas” ustawiony jest na „Początek” okresu fakturowania
W ustawieniach faktury należy zaznaczyć pole „Dołącz lekcje”
Krok 3: Weryfikacja dat faktur
Po skonfigurowaniu ustawień harmonogramu i faktur należy zweryfikować daty, w których faktury będą tworzone. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że będą one generowane w terminach oczekiwanych przez Twoją firmę.
Daty wystawienia faktury można sprawdzić w harmonogramie automatycznego wystawiania faktur, przewijając w dół do sekcji „Nadchodzące daty wystawienia faktury”.
Generowanie faktur
Kod do przetwarzania harmonogramów Autopilota faktur jest uruchamiany co 6 godzin. Zazwyczaj faktury są generowane w ciągu pierwszych sześciu godzin dnia, w zależności od strefy czasowej.
Jeśli chcesz generować faktury po zakończeniu dnia, ustaw „Przesunięcie” na 1 dzień po dacie wystawienia faktury w „Ustawieniach harmonogramu”. Spowoduje to wygenerowanie faktury za poprzedni dzień w ciągu pierwszych 6 godzin następnego dnia.
Przeglądanie zaplanowanych faktur
Aby wyświetlić daty, na które zaplanowano utworzenie faktur, kliknij ikonę „Wyświetl” obok utworzonego harmonogramu w tabeli „Harmonogramy faktur” i zapoznaj się z sekcją „Nadchodzące daty faktur”. W tej sekcji możesz sprawdzić, czy zaplanowane daty faktur odpowiadają zamierzonym.
Możesz również wyświetlić faktury wygenerowane przez Autopilota Faktur w tabeli „Faktury”, wyświetlając fakturę. Wyświetli się nazwa harmonogramu Autopilota Faktur, który ją utworzył.
Dodawanie klientów do harmonogramu
Możesz dodać kolejnych klientów do harmonogramu, wykonując poniższe czynności:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Harmonogramy automatycznego fakturowania”.
Kliknij przycisk „Ustawienia faktury” w harmonogramie, do którego chcesz dodać klientów.
W polu „Klienci” dodaj klientów
Wypełnij formularz, aby zapisać zmiany.
Możesz również dodać klientów do harmonogramu faktur bezpośrednio z ich profilu w Teachworks. Aby to zrobić, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Studenci”, a następnie „Rodziny” lub „Studenci” (w przypadku studentów niezależnych).
Kliknij przycisk „Edytuj”, aby edytować profil.
Kliknij zakładkę „Rozliczenia”.
Przewiń w dół do sekcji „Fakturowanie”.
Kliknij pole „Harmonogramy automatycznego fakturowania”, aby wybrać istniejący harmonogram.
Wypełnij formularz, aby zapisać zmiany.
UWAGA: Jeśli zmienisz status profilu klienta na „Nieaktywny”, a następnie edytujesz „Ustawienia faktury” w harmonogramie automatycznego planowania faktur, do których został dodany, klient zostanie automatycznie usunięty z harmonogramu automatycznego planowania faktur, a ten fakt zostanie odzwierciedlony w jego profilu.
Przykład tworzenia harmonogramu automatycznego pilota faktur
Poniżej znajdziesz przykład tworzenia harmonogramu automatycznego fakturowania, który będzie generował faktury co miesiąc, na początku miesiąca, za nadchodzące pojedyncze lekcje.
Krok 1: Ustawienia harmonogramu
Tytuł harmonogramu : Użyj tytułu, który ułatwi identyfikację, jeśli w przyszłości zechcesz wprowadzić jakieś zmiany.
Początek/koniec harmonogramu : Wybierz zakres dat, dla którego chcesz uruchomić ten harmonogram. Można ustawić go na odległą przyszłość, ale domyślnie jest to rok.
Powtarzalność faktur : Miesięcznie, co 1 miesiąc, każdego pierwszego dnia miesiąca.
Harmonogram : Generuj faktury na początku okresu fakturowania (pozwala to na dodawanie nadchodzących lekcji i wystawianie faktur z wyprzedzeniem)
Krok 2: Wybierz ustawienia faktury
Klienci : Dodaj tutaj wszystkich klientów, których chcesz uwzględnić w harmonogramie. Jeśli chcesz zaznaczyć wszystkich klientów, kliknij opcję „Zaznacz wszystkich”.
Przesunięcie terminu płatności : Ustaw w razie potrzeby.
Wybierz opcję „Dodaj lekcje” . Pozwala to na uwzględnienie na fakturze poszczególnych lekcji. Ponieważ ten automatyczny harmonogram będzie generował faktury z datą realizacji w przyszłości, wybierz opcję uwzględnienia statusów „Wszystkie” lekcje (lekcje będą oznaczane jako ukończone dopiero po ich odbyciu).
Pomiń, jeśli suma całkowita wynosi zero : Wybierz tę opcję, aby mieć pewność, że lekcje z sumą faktury równą 0 nie zostaną utworzone.
Status faktury : Jeśli chcesz przejrzeć faktury przed wysłaniem ich do klientów, ustaw status na „Zapisane”. Jeśli nie musisz ich przeglądać, wybierz opcję „Zatwierdzone”.
Wysyłaj faktury e-mailem : Ta opcja pojawi się po wybraniu opcji „Zatwierdzono”. Zaznacz to pole, jeśli chcesz wysyłać faktury e-mailem do klientów zaraz po ich utworzeniu.
UWAGA: Jeśli dodasz więcej klientów do Teachworks, pamiętaj, aby wrócić i dodać ich do harmonogramu.
Krok 3: Przejrzyj harmonogram
Po utworzeniu harmonogramu Autopilota faktur możesz wyświetlić daty generowania i wysyłania faktur. Aby to zrobić, wykonaj poniższe kroki:
Kliknij „Rozliczenia”, a następnie kliknij „Harmonogramy automatycznego fakturowania”.
Kliknij ikonę „Wyświetl” obok harmonogramu, który chcesz przejrzeć.
Wyświetli się strona zawierająca podsumowanie ustawień, a także następujące informacje:
Data wystawienia faktury : Data, która będzie wyświetlana na fakturze.
Data utworzenia : Data, w której faktury zostaną wygenerowane.
Okres fakturowania : Zakres dat, który będzie używany do pobierania lekcji z kalendarza do każdej faktury.
Status : Po utworzeniu faktur status zmieni się na „Zakończone”.