O complemento "Future Invoice Charges" permite criar cobranças de clientes sem a necessidade de uma fatura. Ao criar faturas posteriormente, você pode incluir essas cobranças nas faturas referentes a um período selecionado.
Ativar o complemento
Clique na aba "Conta" e depois em "Integrações e Complementos".
Utilize o campo "Pesquisar" na parte superior e digite "Cobranças de faturas futuras".
Deslize a chave para a posição "Ligado" para ativar o complemento.
Uso
Registro de cobranças futuras em faturas
Clique em "Faturamento" e depois em "Adicionar cobranças futuras na fatura".
Adicione usuários por “Cliente” ou “Aluno” (Se uma família tiver 3 filhos e você quiser adicionar uma cobrança para cada aluno separadamente, poderá escolher a opção “Aluno” para criar 3 cobranças - uma para cada aluno).
Insira um título, data, valor e descrição (esses detalhes aparecerão nas faturas posteriormente).
Clique em “Salvar” ou “Salvar e adicionar outro” para adicionar várias cobranças.
Adicionando encargos às faturas
O complemento Future Invoice Charges pode ser usado para faturas individuais, múltiplas faturas ou faturas criadas através do complemento Invoice Autopilot.
Faturas individuais : Selecione a opção "Cobranças por data" e escolha o intervalo de datas relevante para incluir as cobranças na fatura.
Faturas múltiplas : Selecione a opção "Cobranças por data" ou a opção "Cobranças e aulas por data" para incluir cobranças (e aulas) nas faturas.
Complemento Piloto Automático de Faturas : Se você estiver usando o complemento Piloto Automático de Faturas, poderá selecionar a opção "Adicionar cobranças não faturadas às faturas" para adicionar cobranças futuras às faturas automaticamente.
Editar ou excluir cobranças
Se desejar editar ou excluir cobranças, siga estes passos:
Clique em "Faturamento" e depois em "Cobranças" (ou clique no link "Cobranças da Fatura" na barra lateral da página de Faturas).
Clique no ícone de lápis para editar uma cobrança ou clique no ícone "x" para excluir uma cobrança.
Se você não vir a opção para editar ou excluir uma cobrança, significa que ela já está associada a uma fatura. Nesse caso, a coluna "Número da Fatura" exibirá a fatura correspondente.
Cobranças que já foram faturadas só podem ser editadas ou excluídas da fatura à qual pertencem.
Se você excluir ou cancelar uma fatura que continha cobranças futuras, essas cobranças não serão excluídas e ainda poderão ser adicionadas a uma nova fatura. Caso seja necessário excluir as cobranças, isso pode ser feito na tabela de cobranças clicando no ícone "Excluir" após excluir ou cancelar a fatura.
Remover uma cobrança futura de uma fatura
É possível remover cobranças de uma fatura durante a edição. É importante observar que existem dois tipos de cobranças que podem ser adicionadas às faturas: Cobranças Regulares e Cobranças de Faturas Futuras.
As taxas regulares podem ser adicionadas individualmente às faturas no momento da sua criação. Se você remover esse tipo de taxa de uma fatura, ela será excluída tanto da fatura quanto do Teachworks.
Por outro lado, os encargos de faturas futuras são separados da fatura, mas ainda podem ser adicionados a outra fatura.