A seguir, apresentamos uma visão geral dos tipos de registros que são sincronizados do Teachworks para o QuickBooks:
Clientes
Novos Registros - Se um registro não tiver sido sincronizado com o QuickBooks, o Teachworks pesquisará em sua conta do QuickBooks um cliente existente com o mesmo nome e sobrenome. Se um registro correspondente for encontrado, ele será atualizado com os detalhes de contato em sua conta do Teachworks; caso contrário, um novo cliente será criado.
Atualização de registros - Se um registro já tiver sido sincronizado com o QuickBooks, ele será atualizado com quaisquer alterações feitas no perfil do cliente no Teachworks.
NOTA: Alterar o status de um cliente no Teachworks para Inativo não alterará o status do cliente no QBO.
Exclusão - Se um cliente que foi sincronizado com o QuickBooks for posteriormente excluído no Teachworks, esse registro será definido como inativo no QuickBooks.
Os nomes devem ter pelo menos um caractere e não podem incluir tabulações, quebras de linha ou ':'.
A Teachworks sincroniza qualquer cliente com o status "Ativo" ou clientes com um status diferente de "Ativo" caso esse cliente tenha faturas não sincronizadas.
NOTA: Se você estiver conectando várias contas do Teachworks a uma única conta do QuickBooks Online, a lógica e as regras aplicadas à sincronização de registros serão diferentes daquelas aplicadas a uma única conta do Teachworks. Para obter mais informações, consulte este artigo: Sincronizando várias contas do Teachworks com uma conta do QuickBooks .
Serviços
Os serviços são adicionados à sua conta do QuickBooks como itens de serviço.
Novos Registros - Se um registro não tiver sido sincronizado com o QuickBooks, o Teachworks primeiro verificará se já existe um item no QuickBooks com o mesmo nome e o atualizará caso seja encontrado. Caso contrário, um novo item de serviço será criado no QuickBooks.
Atualização de registros - Se um registro já tiver sido sincronizado com o QuickBooks, quaisquer alterações no nome no Teachworks serão atualizadas no QuickBooks.
Exclusão - Os serviços excluídos no Teachworks não serão excluídos no QuickBooks. Se você quiser excluí-los no QuickBooks, deverá fazê-lo manualmente.
Os títulos dos serviços devem ter no máximo 100 caracteres, devem conter pelo menos um caractere e não podem incluir tabulações, quebras de linha ou dois pontos (':').
As lições incluídas nas faturas que você sincroniza com o QuickBooks estão associadas ao serviço especificado para a lição.
A conta de vendas dos serviços no QuickBooks é definida como a conta de vendas que você especificou na página Configurações de Sincronização do Teachworks.
Faturas
Somente as faturas com status "Aprovada" ou "Paga" são sincronizadas.
Novos Registros - Se um registro não tiver sido sincronizado com o QuickBooks, o Teachworks primeiro verificará se existe uma fatura com o mesmo número no QuickBooks que tenha sido criada após a fatura no Teachworks . Se uma fatura for encontrada, o registro será atualizado com os detalhes da fatura no QuickBooks. Se nenhuma fatura tiver o mesmo número, uma nova fatura será criada.
NOTA: Configure a numeração das suas faturas no Teachworks para começar com o número seguinte à última fatura criada no QuickBooks.
Atualização de registros - Se uma fatura for alterada no Teachworks, a fatura correspondente no QuickBooks será atualizada com as alterações após a sincronização.
Faturas excluídas e anuladas - As faturas excluídas ou anuladas no Teachworks devem ser anuladas manualmente no QuickBooks.
Notas importantes sobre o imposto sobre vendas em faturas:
Notas de Crédito
As regras para faturas listadas acima também se aplicam às notas de crédito.
As notas de crédito são criadas no QuickBooks como memorandos de crédito.
As notas de crédito que foram alocadas a faturas não são alocadas automaticamente quando sincronizadas com o QuickBooks — a alocação deve ser feita no QuickBooks.
Pagamentos
Um novo pagamento criado no Teachworks criará um novo pagamento no QuickBooks com detalhes correspondentes.
Os pagamentos não são alocados às faturas quando sincronizados com o QuickBooks; a alocação deve ser feita no QuickBooks.
Os pagamentos que forem excluídos no Teachworks após serem sincronizados com o QuickBooks precisam ser excluídos manualmente no QuickBooks.