Após conectar-se ao QuickBooks, você precisará fazer algumas seleções que determinarão quais contas serão usadas para registrar diferentes tipos de transações. Você pode seguir os passos abaixo para selecionar as opções desejadas:
Clique em "Conta" e depois em "Integrações e complementos".
Clique em "Configurações" na seção Integração com o QuickBooks.
No campo "Conta de Vendas", selecione a conta de vendas na qual você deseja registrar a fatura. Uma seleção típica seria "Vendas" ou "Serviços".
Ative a opção "Ignorar atualização da conta de vendas para serviços" se você tiver especificado uma conta de vendas diferente para seus serviços no QuickBooks. Isso manterá esses registros inalterados ao atualizar os serviços no Teachworks.
No campo "Conta de Descontos", selecione a conta na qual deseja registrar os descontos. Você pode criar uma conta chamada "Descontos" em sua conta do QuickBooks, caso ela ainda não exista. Se você não selecionar nenhuma conta, os descontos serão registrados na conta escolhida no campo "Conta de Vendas".
Selecione o "Código de Imposto" que será usado para o imposto sobre vendas em todas as suas faturas. Você precisará configurar pelo menos uma conta de imposto sobre vendas antes de fazer essa seleção.
No campo "Conta de Depósito", selecione a conta na qual os pagamentos devem ser depositados. Se este campo for deixado em branco, os depósitos serão registrados na conta "Fundos Não Depositados" do QuickBooks.
O campo "Data de Início" permite sincronizar apenas faturas, notas de crédito e pagamentos a partir da data inserida. Isso é útil se as faturas presentes na sua conta Teachworks já tiverem sido inseridas manualmente no QuickBooks. Ao definir uma Data de Início, o software sincronizará apenas os Clientes Inativos com o QuickBooks se esses clientes tiverem faturas ou pagamentos posteriores à data de início.
Por padrão, os clientes com faturas ou pagamentos serão sincronizados com o QuickBooks. No entanto, você pode ativar a opção "Sincronizar todos os clientes ativos" se desejar sincronizar os clientes ativos mesmo que eles não tenham faturas ou pagamentos no Teachworks.
Opções de pagamento de faturas: Selecione esta opção se você enviar faturas aos seus clientes diretamente do QuickBooks e receber pagamentos online usando o recurso de Pagamento Online do QuickBooks. Você pode encontrar mais informações sobre pagamentos online do QuickBooks aqui: Pagamentos do QuickBooks.
Se não quiser sincronizar pagamentos, ative a opção "Excluir pagamentos".
Se você também deseja sincronizar a descrição incluída em suas faturas do Teachworks, ative a opção "Instruções da Fatura".
Se você deseja sincronizar suas faturas por último, marque a caixa "Ativar" na seção "Sincronizar faturas por último". Essa configuração é útil se você tiver ativado a opção "Aplicar créditos automaticamente" no QuickBooks, pois ela exige que as faturas sejam sincronizadas após os pagamentos e as notas de crédito.
NOTA: O Teachworks também procurará um item "Desconto" em sua conta e o utilizará para descontos em faturas. Caso contrário, criará um item com esse nome e o associará à "Conta de Desconto" mencionada acima. Se você tiver uma conta de categoria com o nome "Desconto", um item será criado com o nome "Desconto*" para evitar conflitos com a categoria. Você poderá renomeá-lo, se necessário, após a sincronização.
NOTA: Se você não selecionar uma conta de impostos na Etapa 6, as faturas com imposto sobre vendas serão sincronizadas sem o imposto sobre vendas.
Usuários globais : Se você usa a versão global do QuickBooks (ou seja, todos os usuários fora dos EUA), você deve adicionar uma taxa de imposto sobre vendas no QuickBooks e, em seguida, selecioná-la no campo "Código de Imposto" no Teachworks para sincronizar as faturas com o imposto sobre vendas.
NOTA: Ao usar a configuração "Sincronizar faturas por último", é necessário sincronizar com o QuickBooks Online somente após o processamento dos pagamentos. Se você criar faturas, sincronizar seus registros e, em seguida, sincronizar seus pagamentos posteriormente, as faturas já existirão e, portanto, a alocação automática não será aplicada.
Após concluir os passos acima, você estará pronto para sincronizar sua conta Teachworks com o QuickBooks.