A Teachworks oferece suporte a diversos métodos de cobrança . Este artigo detalhará o nosso método de cobrança por pacote.
Quando usar a cobrança por pacote
Geralmente, você usaria esse método de cobrança se quisesse cobrar de seus clientes antecipadamente por um pacote de aulas ou horas que eles poderiam usar por um período indefinido.
Como funciona a cobrança por pacote
Com o método de cobrança por pacote, os clientes pagam antecipadamente por um número específico de aulas ou horas de um serviço determinado. À medida que as aulas são agendadas e concluídas, o sistema rastreia e reduz automaticamente esse saldo pré-pago.
O ciclo de vida de um pacote de equilíbrio
Compra: O cliente recebe uma fatura referente a um pacote específico (ex.: 10 horas de aulas particulares de matemática ). Após a emissão da fatura, essas horas são adicionadas à tabela de saldos de pacotes.
Agendamento: As aulas são agendadas no calendário, na seção do serviço correspondente.
Dedução: O saldo do pacote de um cliente é o número total de aulas ou horas que ele adquiriu de um determinado tipo de serviço, menos as aulas que foram "Agendadas" ou "Realizadas" com o mesmo tipo de serviço do pacote. Quando o status de uma aula é atualizado para "Realizada", o saldo do pacote do cliente é reduzido automaticamente.
Por que os pacotes de aulas aparecem como $0,00 no calendário?
Um ponto comum de confusão é por que os pacotes de aulas exibem o custo de $0,00 no calendário.
Evita cobranças duplicadas: Como o cliente já pagou pelas horas antecipadamente na compra do pacote, o Teachworks zera o custo da aula individual. Se a aula ainda tivesse um preço, você estaria cobrando o cliente duas vezes.
NOTA: Os pacotes dependem inteiramente da correspondência de serviços. Por exemplo, se um cliente tiver um saldo de pacote para Tutoria de Matemática, mas você agendar uma aula em Tutoria de Ciências, o sistema não descontará do saldo dele.
Como os clientes são cobrados
Seus clientes são cobrados por um pacote quando você gera uma fatura de pacote usando a opção “Adicionar Pacote”. Isso adicionará um pacote à fatura.
É importante prestar atenção especial ao serviço selecionado na fatura, pois esse serviço precisa ser consistente com o serviço selecionado ao agendar as aulas para o aluno.
NOTA: Se precisar de mais informações sobre como gerar faturas de pacotes, consulte o seguinte tutorial: Criando Pacotes .
Ao usar o método de cobrança por pacote, geralmente é recomendável definir o "Método de cobrança" nos perfis dos alunos que optaram pelo pacote como "Pacote".
Isso zerará automaticamente o custo das aulas (já que você já emitiu a fatura pelo pacote de aulas/horas). Ao zerar o custo, você garante que o cliente não seja cobrado duas vezes por engano.
Configurações do pacote
Existem várias configurações que você pode personalizar para os Pacotes no Teachworks. Você pode ajustar as seguintes configurações:
Pacotes de aulas - Acompanhe os pacotes por aula ou por hora.
Contabilizar aulas "Perdidas" como aulas utilizadas - Escolha contabilizar as aulas marcadas como "Perdidas" como aulas utilizadas do pacote.
Rastreamento de encomendas por aluno ou por família.
Pacotes disponíveis após a aprovação ou pagamento da fatura - Você pode optar por disponibilizar os pacotes assim que uma fatura que inclua um pacote for aprovada ou paga.
Você pode personalizar as configurações acima seguindo os passos abaixo:
Clique em "Conta" e depois em "Configurações da conta".
Clique na aba "Finanças e Operações".
Desça a página até a seção "Configurações do pacote".
Criação de serviços para pacotes
Se você tiver serviços na sua lista de Serviços que são usados tanto para pacotes quanto para aulas individuais, geralmente é melhor criar um serviço separado para usar especificamente para pacotes.
Por exemplo, se você tem um serviço chamado "Aulas Particulares de Inglês" que é usado tanto para pacotes quanto para aulas individuais, você deve criar um serviço separado chamado "Aulas Particulares de Inglês - Pacote" para usar especificamente para pacotes.
Fluxo de trabalho do método de faturamento por pacote
Se você deseja usar o método de cobrança por pacote, pode usar o fluxo de trabalho abaixo para configurá-lo:
Comece personalizando a seção "Configurações do Pacote" na página "Configurações da Conta" para atender às suas necessidades.
Em seguida, defina o campo "Método de Cobrança" no perfil do aluno como "Pacote".
Crie uma fatura para o cliente e utilize a opção "Adicionar Pacote" na seção de itens da fatura e clique no botão "Ir".
Selecione os detalhes do pacote, incluindo o serviço, a quantidade e o preço unitário.
Aprovar a fatura. Dependendo das suas configurações, a fatura também pode precisar ser paga antes que o pacote esteja disponível para o cliente.
Agende as aulas para o aluno. Ao selecionar o nome do aluno no campo "Aluno" do formulário "Adicionar Aula", a lista de serviços será atualizada para exibir os pacotes de horas disponíveis para o aluno. Selecione o serviço correspondente ao pacote e agende a aula.
NOTA: Se você utilizava o Faturamento por Pacote com outro software, pode configurar os saldos iniciais dos pacotes para seus clientes seguindo estes passos: Configurando os Saldos Iniciais dos Pacotes.
Saldos de pacotes de visualização
Você pode visualizar o saldo dos pacotes dos seus clientes seguindo os passos abaixo:
Clique em "Faturamento".
Clique em "Saldos de Pacotes".
Cobrança de pacotes e aulas individuais para clientes
Se você tiver alunos que são cobrados principalmente pelo método de cobrança por pacote, mas que também podem ter aulas que não fazem parte de um pacote, você ainda deve definir o método de cobrança do aluno como "Pacote".
Ao agendar aulas individuais que não fazem parte de um pacote para o aluno, você pode usar o recurso de Substituição de Custo . Isso permitirá que você atribua um custo à(s) aula(s) sempre que precisar cobrar do cliente por uma aula individual.
Para acompanhar com precisão os saldos dos pacotes e garantir que as aulas faturadas individualmente não sejam deduzidas dos pacotes dos clientes, você precisará usar serviços separados, conforme descrito acima.
Por exemplo, você pode criar serviços chamados “Aulas Particulares de Inglês” e “Pacote de Aulas Particulares de Inglês”. Ao agendar uma aula para ser cobrada individualmente, basta selecionar o serviço “Aulas Particulares de Inglês”, clicar na opção “Alterar Método de Cobrança” e, em seguida, selecionar o método de cobrança apropriado.
Pacotes de arquivamento
O arquivamento estabelece uma data limite para o cálculo do pacote de um cliente. Ele isola o uso do pacote ativo do histórico de aulas anteriores do mesmo tipo de serviço.
Por que usar o arquivamento?
Controle de Cálculo: Exclui aulas agendadas até a data de arquivamento escolhida dos cálculos do saldo do pacote atual. Isso é essencial ao migrar um cliente da cobrança por hora para a cobrança por pacote, garantindo que aulas anteriores não consumam retroativamente seu novo saldo pré-pago.
Limpeza do Painel: Remove atividades antigas e pré-configuradas do painel ativo.
NOTAS
O arquivamento não exclui as lições.
Não remove dados históricos.
Isso afeta apenas o que está incluído nos cálculos do saldo do pacote.
Pode ser usado para melhorar a clareza, mas sua função principal é controlar os limites de cálculo.
Para obter instruções passo a passo sobre como aplicar uma data limite ao perfil de um cliente, consulte nosso guia: Pacotes de Arquivo .
Leitura complementar
Abaixo você encontrará artigos adicionais com informações sobre embalagens que podem ser úteis:
Precisa de mais ajuda? Assista a este vídeo sobre como criar pacotes para seus clientes.
Ainda não tem certeza de qual método de cobrança escolher para o seu negócio de aulas particulares? Confira nosso guia prático: Métodos de Cobrança e Guia Prático da Teachworks