Ao faturar aos clientes antecipadamente, alterações adicionais no calendário, como a mudança da duração, do custo ou a exclusão completa de uma aula, criam uma discrepância entre sua agenda e o que já foi faturado. Para alertá-lo sobre essa discrepância, o Teachworks exibe automaticamente um ícone de bandeira vermelha ao lado do número da fatura na sua tabela de Faturas.
Analisando as alterações
Ao visualizar uma fatura sinalizada, você verá etiquetas indicando as aulas que foram alteradas ou excluídas. Você também verá uma etiqueta acima do campo "Total" da fatura, indicando a alteração no valor total e como contabilizá-la.
Levando em consideração as mudanças
Existem dois tipos diferentes de alterações que podem ser feitas, dependendo do status da fatura:
Fatura ainda não paga : Se a fatura ainda não foi paga e está "Aprovada", você será solicitado a atualizá-la com os detalhes e custos atuais das aulas. Você pode clicar no link fornecido na etiqueta, que abrirá o formulário "Editar Fatura" e atualizará as aulas.
Fatura já paga : Se o status da fatura for "Paga" e o valor total tiver diminuído , você será solicitado a emitir uma nota de crédito. Clicar no link fornecido na etiqueta abrirá o formulário para criar uma nota de crédito e adicionará automaticamente um item à nota de crédito com o valor correto.
Se o valor total da fatura aumentou , você será solicitado a criar uma nova fatura para o custo adicional. O link fornecido na etiqueta abrirá o formulário "Criar Fatura" com um item para o ajuste necessário.
NOTA: É melhor processar as faturas sinalizadas apenas uma vez, no final do período de faturamento, para que todas as alterações possam ser tratadas simultaneamente antes que a fatura seja configurada para ocultar as sinalizações. Se você ajustar uma fatura sinalizada e ocultar as sinalizações antes do final do período de faturamento, e outras aulas da fatura forem alteradas posteriormente no calendário, a fatura não será sinalizada para essas alterações, pois você já ocultou as sinalizações para essa fatura.
Esconder bandeiras
As sinalizações podem ser ocultadas seguindo as instruções para faturas "Pagas" ou ocultando-as manualmente. Os dois métodos para ocultar sinalizações são:
Se uma fatura "Paga" tiver sido sinalizada e você clicar no link na janela que aparece para "Emitir Crédito e Ocultar Sinalizações" ou "Criar Fatura e Ocultar Sinalizações" (veja a imagem abaixo), as sinalizações serão ocultadas da fatura daqui para frente.
Se uma fatura foi sinalizada, use o menu "Opções da Fatura" na fatura para aplicar manualmente a opção "Ocultar Sinalizador" (veja a imagem abaixo). Dessa forma, os sinalizadores ficarão ocultos nas faturas futuras.
Visualizando bandeiras ocultas
Ao visualizar a tabela de faturas, as faturas que possuem indicadores ocultos podem ser identificadas por um ícone de bandeira cinza ao lado do número da fatura:
Se você deseja exibir sinalizadores que foram "Ocultos", siga os passos abaixo:
Clique em "Faturamento" e depois em "Faturas".
Clique no ícone "Visualizar" ao lado da fatura na qual você deseja exibir os indicadores.
Clique no menu "Opções de Fatura" e clique em "Mostrar Indicadores".
