O complemento Invoice Autopilot permite que você configure um agendamento para gerar faturas automaticamente.
Ativar o complemento Piloto Automático de Faturas
Clique em "Conta" e depois em "Integrações e complementos".
Utilizando o campo "Pesquisar" na parte superior, digite "Invoice Autopilot".
Deslize a chave para a posição "Ligado" para ativar o complemento.
Criando um cronograma de faturamento automático
Você pode seguir os passos abaixo para criar um agendamento de piloto automático de faturas:
Clique em "Faturamento" e depois em "Adicionar Cronograma de Faturamento".
Conclua as etapas "Configurações de agendamento" e "Configurações de fatura" usando os detalhes abaixo.
Envie o formulário para salvar suas alterações.
Conforme mencionado na Etapa 2 acima, a configuração de uma nova conta envolve duas etapas.
Agendamento do piloto automático de faturas:
Passo 1: Configurações de agendamento
Esta etapa permite personalizar quando e com que frequência as faturas são geradas. Você pode personalizar as seguintes configurações:
Título - Insira um título que o ajudará a identificar a programação caso precise fazer alterações.
Início/Fim - Insira as datas de início e término para o período em que as faturas serão geradas. A data de início será o começo do primeiro período de faturamento e a data de término deverá incluir o fim do período de faturamento das últimas faturas que você deseja gerar de acordo com o agendamento.
Frequência - Escolha a frequência com que o agendamento gerará faturas. Você pode repetir diariamente, semanalmente, mensalmente, além de diversas variações para cada um desses períodos.
Cronograma - Você pode optar por gerar as faturas no início de cada período de faturamento, caso fature os clientes antecipadamente, ou no final de cada período, caso fature os clientes após as aulas.
Deslocamento - Você pode optar por gerar faturas alguns dias antes ou depois da data da fatura:
Definir data da fatura para - Esta opção será exibida se o "Deslocamento" não estiver definido como zero. Você tem duas opções para definir a data da fatura:
Data de Criação - Use esta opção se desejar definir a Data da Fatura para a data em que a fatura for gerada e criada.
Data do Período - Esta opção define a Data da Fatura como a data de início do período se a fatura for gerada no início do período e como a data de término do período se for criada no final do período.
Etapa 2: Configurações de fatura
Esta etapa é muito semelhante à criação de uma fatura propriamente dita, mas é importante lembrar que você não está criando uma fatura, e sim selecionando configurações que serão usadas para gerar faturas automaticamente no futuro. Há alguns pontos a serem considerados:
Deslocamento da data de vencimento - Você pode definir a data de vencimento em relação à data da fatura.
Número da fatura - Os números das faturas serão definidos automaticamente, dando continuidade ao número da fatura anterior.
Incluindo aulas - Para adicionar aulas agendadas durante o período da fatura, marque a caixa de seleção "Incluir aulas".
Incluir aulas não faturadas do período anterior - Se você adicionar aulas ao seu calendário depois que uma fatura for gerada, ative esta configuração para que a próxima fatura inclua as novas aulas do período da fatura anterior.
Instruções de Fatura - O campo de instruções não será atualizado se você alterar o campo "Instruções de Fatura Padrão" na página Configurações da Conta. Este campo é específico do piloto automático de faturas e precisará ser atualizado manualmente caso deseje alterá-lo.
Ignore se o total for zero. - Se você estiver incluindo apenas as aulas na fatura, é uma boa ideia marcar a caixa para ignorar faturas em branco, caso o cliente não tenha aulas em nenhum dos períodos faturados.
Status - Se você quiser revisar as faturas antes que elas sejam disponibilizadas aos clientes, pode definir o status como "Salvo". Após a revisão, você pode alterar o status para "Aprovado".
Enviar faturas por e-mail - Se você definir o status como "Aprovado", poderá enviar as faturas imediatamente marcando esta caixa.
É importante observar que as aulas agendadas após a execução de uma programação não serão registradas automaticamente. Por exemplo, em uma programação diária, se aulas de dias anteriores forem adicionadas posteriormente, elas precisarão ser faturadas manualmente.
NOTA: Para que a configuração "Incluir aulas não faturadas do período anterior" apareça no formulário de Configurações de Fatura, as seguintes condições são necessárias:
A configuração "Repetição de faturas" precisa ser definida como "Semanal" ou "Mensal".
O "Tempo" está definido para o "Início" do período de faturamento.
Na etapa de configurações da fatura, você precisa marcar a caixa "Incluir aulas".
Etapa 3: Verificação das datas das faturas
Após configurar o agendamento e as definições de faturas, você deve verificar as datas em que as faturas serão criadas. Isso garantirá que as faturas sejam geradas nas datas previstas pela sua empresa.
Você pode visualizar as datas das faturas acessando o Cronograma do Piloto Automático de Faturas e rolando a página para baixo até a seção "Datas de Faturamento Futuras".
Geração de faturas
O código para processar os agendamentos do Piloto Automático de Faturas é executado a cada 6 horas. Geralmente, as faturas são geradas nas primeiras seis horas do dia, dependendo do seu fuso horário.
Se você deseja gerar faturas após o término do dia, defina o "Deslocamento" para 1 dia após a data da fatura nas "Configurações de Agendamento". Isso fará com que a fatura do dia anterior seja gerada nas primeiras 6 horas do dia seguinte.
Visualizando faturas agendadas
Se você quiser visualizar as datas em que as faturas estão programadas para serem criadas, clique no ícone "Visualizar" ao lado do agendamento que você criou na tabela "Agendamentos de Faturas" e consulte a seção "Datas de Faturamento Futuras". Você pode usar esta seção para confirmar se as datas de faturamento agendadas correspondem às datas desejadas.
Você também pode visualizar as faturas já geradas pelo Invoice Autopilot na tabela de Faturas, acessando a respectiva fatura. Será exibido o nome da programação do Invoice Autopilot que a criou.
Adicionando clientes a um agendamento
Você pode adicionar mais clientes a um agendamento seguindo os passos abaixo:
Clique em "Faturamento" e depois em "Agendamentos de Faturamento Automático".
Clique no botão "Configurações de Fatura" na programação à qual você deseja adicionar clientes.
No campo "Clientes", adicione os clientes.
Envie o formulário para salvar suas alterações.
Você também pode adicionar clientes a um Cronograma de Faturamento diretamente do perfil deles no Teachworks. Para isso, siga os passos abaixo:
Clique em "Alunos" e depois em "Famílias" ou "Alunos" (para alunos independentes).
Clique no botão "Editar" para editar o perfil deles.
Clique na aba "Faturamento".
Desça a página até a seção "Faturamento".
Clique no campo "Agendamentos do Piloto Automático de Faturas" para selecionar um agendamento preexistente.
Envie o formulário para salvar suas alterações.
NOTA: Se você alterar o status do perfil de um cliente para “Inativo” e, em seguida, editar as “Configurações de Fatura” de um Agendamento do Piloto Automático de Faturas ao qual ele foi adicionado, o cliente será removido automaticamente do Agendamento do Piloto Automático de Faturas e isso será refletido em seu perfil.
Um exemplo de como criar um cronograma de piloto automático de faturas
Abaixo, você encontrará um exemplo de como criar um agendamento de piloto automático de faturas que gerará faturas mensalmente, no início do mês, para as próximas aulas individuais.
Passo 1: Configurações de agendamento
Título da programação : Use um título que facilite a identificação caso queira fazer ajustes no futuro.
Início/Fim da Programação : Selecione o intervalo de datas para o qual deseja que esta programação seja executada. É possível definir um período bem distante no futuro, mas o padrão é um ano.
As faturas são emitidas mensalmente, todo dia 1º do mês.
Cronograma : Gere as faturas no início do período de faturamento (isso permite adicionar aulas futuras e cobrar antecipadamente).
Etapa 2: Selecione as configurações de fatura
Clientes : Adicione aqui todos os clientes que deseja incluir na agenda. Se quiser selecionar todos os clientes, clique na opção “Selecionar tudo”.
Deslocamento da data de vencimento : Defina conforme necessário.
Selecione a opção “Adicionar aulas” : Isso permite incluir aulas individuais na fatura. Como esse agendamento automático gerará faturas para aulas futuras, selecione a opção para incluir o status “Todas” das aulas (as aulas só serão marcadas como realizadas após terem ocorrido).
Ignorar se o total for zero : Selecione esta opção para garantir que as aulas com um total de fatura igual a zero não sejam criadas.
Status da fatura : Se desejar revisar as faturas antes de enviá-las aos seus clientes, defina o status como "Salvo". Caso não precise revisá-las, selecione a opção "Aprovado".
Enviar faturas por e-mail : Esta opção aparecerá se você selecionar a opção "Aprovado". Marque a caixa se desejar enviar as faturas por e-mail aos seus clientes assim que forem criadas.
NOTA: Se você adicionar mais clientes ao Teachworks, lembre-se de voltar e adicioná-los à programação.
Etapa 3: Revisar o cronograma
Depois de criar sua programação de emissão automática de faturas, você poderá visualizar as datas em que as faturas serão geradas e enviadas. Para isso, siga os passos abaixo:
Clique em "Faturamento" e depois em "Agendamentos de Faturamento Automático".
Clique no ícone "Visualizar" ao lado da programação que deseja revisar.
Isso exibirá uma página com um resumo das suas configurações, além das seguintes informações:
Data da fatura : A data que será exibida na fatura.
Data de Criação : A data em que as faturas serão geradas.
Período de Faturamento : O intervalo de datas que será usado para extrair as aulas do calendário e incluí-las em cada fatura.
Status : Assim que as faturas forem criadas, o status será atualizado para "Concluído".