Acest add-on vă permite să alocați automat plățile și notele de credit nealocate ale unui client unei facturi atunci când factura este aprobată.
Activarea extensiei
Faceți clic pe „Cont” și apoi pe „Integrări și suplimente”.
Folosește câmpul „Căutare” din partea de sus și introdu „Alocare automată”.
Comutați comutatorul la „Activat” pentru a activa suplimentul.
Vei fi direcționat către pagina de setări, unde poți confirma sau modifica „Data de începere”.
NOTĂ: „Data de începere” este setată la data la care suplimentul este activat în mod implicit. Va trebui să vă asigurați că setați data de începere, deoarece aceasta determină ce plăți și note de credit vor fi alocate automat.
Setări
Data de începere - Folosiți acest câmp pentru a seta data de începere în câmpul „Data de începere”. La setarea „Datei de începere”, numai plățile și notele de credit cu date egale cu sau ulterioare datei de începere vor fi alocate automat facturilor clienților. Puteți lăsa câmpul „Data de începere” necompletat pentru a aloca plăți și note de credit cu orice date.
Metodă de declanșare - Puteți seta tipul de metodă pe care doriți să o utilizeze alocarea automată, iar următoarele opțiuni sunt disponibile:
Automat - Această metodă alocă automat creditele și plățile nealocate atunci când o factură este creată cu statusul aprobat (sau când statusul este actualizat la aprobat).
Manual - Această metodă alocă credite și plăți nealocate atunci când declanșați manual procesul. Acest lucru este util dacă trebuie să alocați plăți sau credite facturilor care au fost deja aprobate.
Ambele - Când este selectată, folosește metoda automată și acceptă și metoda manuală.
NOTĂ: Puteți modifica oricând câmpul „Data de începere” urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Cont” și apoi pe „Integrări și suplimente”.
Folosește câmpul „Căutare” din partea de sus și introdu „Alocare automată”.
Faceți clic pe „Setări” sub extensia de alocare automată.
Utilizare
La crearea unei facturi și utilizarea metodei de declanșare „Automat”, alocarea automată are loc atunci când starea facturii este setată la „Aprobată”. Aceasta include următoarele metode de creare a facturilor:
O factură creată și setată cu starea „Salvată” nu va avea plăți sau note de credit alocate automat până când starea nu este schimbată în „Aprobată”. Dacă creați o factură în starea „Salvată”, puteți utiliza una dintre următoarele metode pentru a o seta la „Aprobată”:
Editați factura și setați starea la „Aprobată”: Editare facturi .
Aprobați facturi în bloc: Aprobați și trimiteți prin e-mail mai multe facturi simultan .
Orice plăți și/sau note de credit nealocate sunt alocate automat imediat ce le aprobați folosind una dintre cele două metode de mai sus.
NOTĂ: Alocarea automată se efectuează înainte de trimiterea unui e-mail cu factura către client. Soldul facturii pe care clientul îl va primi va fi totalul facturii după deducerea oricăror alocări de plată sau credit.
Declanșarea manuală a alocării automate
Când se utilizează metodele de declanșare „Manual” sau „Ambele”, în bara laterală din partea dreaptă a tabelelor de facturi și plăți este afișată o opțiune de „Alocare automată”.
Când faceți clic pe butonul, veți fi direcționat către formularul care vă va permite să setați „Data de începere”. Vor fi alocate doar plățile și notele de credit cu date egale cu sau ulterioare datei de începere. De asemenea, puteți lăsa câmpul necompletat pentru a aloca de la orice dată.
Puteți începe o alocare automată manuală urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Facturi” sau „Plăți”.
Faceți clic pe butonul „Mai multe” din partea dreaptă.
Faceți clic pe „Alocare automată”.
Selectați o dată în câmpul „Data de începere” sau lăsați-l necompletat pentru a aloca de la orice dată.
Faceți clic pe „Alocare” pentru a începe alocările.
NOTĂ: Cu alocarea manuală, facturile vor fi alocate în ordinea în care au fost create.