În Teachworks, numerele facturilor și ale notelor de credit sunt alcătuite din două părți diferite:
Un prefix
Un număr de factură
Partea 1 - Prefixul
Un prefix de factură este o secvență scurtă de litere sau cifre adăugate la începutul numerelor facturilor.
De exemplu, utilizarea prefixului implicit „INV-” va duce la numere de factură precum INV-1001. În mod similar, prefixul implicit pentru notele de credit este „CN-”. Pentru a personaliza aceste prefixe, urmați pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Cont” și apoi pe „Setări cont”.
Comutați la fila „Finanțe și operațiuni”.
Derulați în jos până la secțiunea „Numerotare și identificare facturi”.
Setați prefixul pe care doriți să îl utilizați în câmpurile „Prefix factură” și „Prefix notă de credit”.
Trimiteți formularul pentru a salva modificările.
Dacă nu doriți un prefix pentru factură, puteți utiliza doar numere lăsând câmpul „Prefix factură” necompletat. Cu toate acestea, în general, vă recomandăm să utilizați cel puțin un prefix pentru notele de credit, deoarece acest lucru va facilita distincția dintre facturi și notele de credit din tabelul „Facturi”.
Prefixul este afișat atunci când vizualizați o factură, nu este salvat odată cu înregistrarea facturii. Aceasta înseamnă că, dacă generați câteva facturi și prefixul este setat la „INV-” și ulterior schimbați prefixul la „INVOICE”, data viitoare când vizualizați facturile, prefixul curent „INVOICE” va fi adăugat la începutul numărului pentru toate facturile, inclusiv cele create înainte de modificare.
NOTĂ: Companiile care au prefixe lungi pentru facturi sau note de credit (de exemplu, 8 caractere sau mai multe) vor avea prefixul ascuns în mod implicit în formularele de facturare, astfel încât numărul facturii va fi vizibil. Puteți trece cursorul peste secțiunea de prefix pentru a vedea prefixul.
Partea 2 - Numărul facturii
Numerele de factură sunt o valoare numerică unică atribuită fiecărei facturi sau note de credit pe care o creați.
Când creați facturi sau note de credit, numerele facturilor vor crește automat. Cu toate acestea, puteți seta numerele facturilor la o valoare mai mare în timpul creării unei facturi, utilizând câmpul „Număr” din formularul „Creare factură”.
Numerele de factură sunt aliniate la dreapta până la 4 cifre, astfel încât o factură cu numărul „1” va fi afișată ca „0001”. O factură cu numărul „25” va fi afișată ca „0025”. Dacă numărul facturii este egal sau mai mare de 4 cifre, nu se vor adăuga zerouri la început.