După ce v-ați conectat la QuickBooks, va trebui să faceți câteva selecții care vor determina ce conturi sunt utilizate pentru a înregistra diferite tipuri de tranzacții. Puteți urma pașii de mai jos pentru a selecta această opțiune:
Faceți clic pe „Cont” și apoi pe „Integrări și suplimente”.
Faceți clic pe „Setări” sub Integrare QuickBooks.
În câmpul „Cont de vânzări”, selectați contul de vânzări în care doriți să înregistrați vânzările facturate. O selecție tipică ar fi „Vânzări” sau „Servicii”.
Comutați „Omiteți actualizarea contului de vânzări pentru servicii” la „Activat” dacă ați specificat un alt cont de vânzări pentru serviciile dvs. în QuickBooks. Aceasta va păstra acele înregistrări neschimbate la actualizarea serviciilor în Teachworks.
În câmpul „Cont de reducere”, selectați contul în care doriți să fie înregistrate reducerile. Este posibil să doriți să creați un cont numit „Reduceri” în contul dvs. QuickBooks, dacă acesta nu există deja. Dacă nu faceți o selecție, reducerile vor fi înregistrate în selecția dvs. din câmpul „Cont de vânzări”.
Selectați „Codul fiscal” care va fi utilizat pentru taxa pe vânzări pe oricare dintre facturile dvs. Va trebui să configurați cel puțin un cont de taxă pe vânzări înainte de a face această selecție.
În secțiunea „Cont de depunere”, selectați contul în care trebuie depuse plățile. Dacă acest câmp este lăsat necompletat, depunerile vor fi înregistrate în contul QuickBooks „Fonduri nedepuse”.
Câmpul „Data de începere” vă permite să sincronizați doar facturile, notele de credit și plățile care încep cu data introdusă. Acest lucru este util dacă facturile din contul dvs. Teachworks au fost deja introduse manual în QuickBooks. La setarea unei date de începere, software-ul va sincroniza clienții inactivi cu QuickBooks numai dacă acești clienți au facturi sau plăți după data de începere.
În mod implicit, clienții cu facturi sau plăți vor fi sincronizați cu QuickBooks. Cu toate acestea, puteți comuta „Sincronizați toți clienții activi” la „Activat” dacă doriți să sincronizați clienții activi chiar dacă aceștia nu au facturi sau plăți în Teachworks:
Opțiuni de plată a facturilor: Selectați această opțiune dacă trimiteți facturi clienților dvs. direct din QuickBooks și colectați plăți online utilizând funcția de plată online QuickBooks. Puteți găsi mai multe informații despre plățile online QuickBooks aici: Plăți QuickBooks
Dacă nu doriți să sincronizați plățile, comutați comutatorul „Excludeți plățile” la „Activat”.
Dacă doriți să sincronizați și descrierea inclusă în facturile Teachworks, comutați „Instrucțiuni factură” la „Activat”.
Dacă doriți să sincronizați facturile la final, bifați caseta „Activare” din secțiunea „Sincronizare facturi la final”. Această setare este utilă dacă ați activat setarea „Aplicare automată credite” în QuickBooks, deoarece necesită sincronizarea facturilor după plăți și note de credit.
NOTĂ: Teachworks va căuta și un articol „Reducere” în contul dvs. și îl va folosi pentru reduceri la facturi, altfel va crea un articol cu acest nume și îl va asocia cu „Contul de reducere” menționat mai sus. Dacă aveți un cont de categorie cu numele „Reducere”, atunci va fi creat un articol cu numele „Reducere*” pentru a evita conflictul cu categoria. Puteți redenumi acesta, dacă este necesar, după ce a fost sincronizat.
NOTĂ: Dacă nu selectați un cont fiscal la Pasul 6, facturile cu TVA vor fi sincronizate fără TVA.
Utilizatori globali : Dacă utilizați versiunea globală de QuickBooks (adică toți utilizatorii din afara SUA), trebuie să adăugați o cotă de TVA în QuickBooks și apoi să o selectați în câmpul „Cod fiscal” din Teachworks pentru a sincroniza facturile cu TVA-ul.
NOTĂ: Când utilizați setarea „Sincronizează facturile la urmă”, este necesar să sincronizați cu QuickBooks Online doar după ce plățile au fost procesate. Dacă ați crea facturi, sincroniza înregistrările și apoi sincroniza plățile la o dată ulterioară, facturile ar exista deja și, prin urmare, alocarea automată nu s-ar aplica.
După ce ați finalizat pașii de mai sus, veți fi gata să sincronizați contul dvs. Teachworks cu QuickBooks.