Există câteva metode diferite pe care le puteți utiliza pentru a trimite prin e-mail o factură clienților dvs. în Teachworks. Există câteva reguli care se aplică fiecăreia dintre aceste metode:
Starea facturii trebuie să fie fie „Aprobată”, fie „Plătită” pentru a putea fi trimisă. Facturile cu starea „Salvată” nu vor fi trimise.
Clientul menționat pe factură trebuie să aibă o adresă de e-mail validă în profilul său.
Metoda 1 - Trimiterea unei facturi după crearea acesteia
Dacă doriți să trimiteți o singură factură în timp ce o creați, puteți bifa caseta „Trimiteți e-mailul cu factura”, apoi puteți face clic pe butonul „Aprobați”.
Metoda 2 - Trimiterea unei facturi „Salvate”
Dacă ați creat o factură în starea „Salvată” fără a o aproba, puteți trimite factura prin e-mail clientului utilizând una dintre aceste opțiuni:
Editați factura și bifați caseta de selectare „Trimiteți factură prin e-mail”, apoi faceți clic pe butonul „Aprobați”.
Filtrați tabelul Facturi pentru a afișa facturile „În așteptarea aprobării”, apoi utilizați casetele de selectare din partea stângă a tabelului Facturi pentru a selecta facturile pe care doriți să le aprobați și să le trimiteți prin e-mail. În meniul care apare în partea de sus a tabelului, selectați opțiunea „Aprobare și trimitere”, apoi faceți clic pe „Trimitere”.
Metoda 3 - Trimiterea unei facturi „Aprobate”
Dacă ați aprobat deja o factură și doriți să o trimiteți sau să o retrimiteți clientului dvs., puteți urma pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Facturi”.
Faceți clic pe pictograma „Vizualizare” pentru a vizualiza factura pe care doriți să o trimiteți.
Faceți clic pe butonul „E-mail” din partea de sus a facturii.
Se va deschide o fereastră unde puteți edita destinatarul, subiectul și mesajul.
Faceți clic pe butonul „Trimite” pentru a trimite e-mailul.
Metoda 4 - Trimiterea mai multor facturi
Puteți trimite una sau mai multe facturi simultan urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Facturi”.
Folosește casetele de selectare din partea stângă pentru a selecta facturile pe care dorești să le trimiți.
Un meniu va apărea în partea de sus a tabelului Facturi. Folosește-l pentru a selecta șablonul de e-mail pe care dorești să îl utilizezi.
Faceți clic pe butonul „Trimite” pentru a trimite facturile prin e-mail clienților selectați.