Teachworks acceptă o serie de metode de facturare diferite. Acest articol va detalia mai multe despre metoda noastră de facturare a pachetelor.
Când se utilizează facturarea prin pachete
În general, ați folosi această metodă de facturare dacă doriți să facturați clienții în avans pentru un pachet de lecții sau ore pe care le pot utiliza pe o perioadă nedefinită de timp.
Cum funcționează facturarea pachetelor
Cu metoda de facturare la pachet, clienții plătesc în avans pentru un anumit număr de lecții sau ore pentru un serviciu desemnat. Pe măsură ce lecțiile sunt programate și finalizate, sistemul urmărește și reduce automat acest sold preplătit.
Ciclul de viață al unui sold de pachet
Achiziție: Clientul este facturat pentru un pachet specific (de exemplu, 10 ore de meditații la matematică ). Odată generate, aceste ore sunt adăugate în tabelul Solduri pachete.
Programare: Lecțiile sunt programate în calendar, la serviciul corespunzător.
Deducere: Soldul pachetului unui client reprezintă numărul total de lecții sau ore pe care le-a achiziționat pentru un anumit tip de serviciu, minus lecțiile care au fost „Programate” sau „La care s-a participat” cu același tip de serviciu ca și pachetul. Când starea unei lecții este actualizată la „La care s-a participat”, soldul pachetului clientului este redus automat.
De ce lecțiile la pachet sunt afișate ca 0,00 USD în calendar
Un punct frecvent de confuzie este motivul pentru care lecțiile la pachet afișează un cost de 0,00 USD în calendar.
Previne facturarea dublă: Deoarece clientul a plătit deja orele în avans în timpul achiziției pachetului, Teachworks reduce la zero costul individual al lecției. Dacă lecția avea în continuare o etichetă de preț, i-ați factura clientului a doua oară.
NOTĂ: Pachetele se bazează în întregime pe serviciile de potrivire. De exemplu, dacă un client deține un sold de pachet pentru meditații la matematică, dar programați o lecție la meditații la științe, sistemul nu va deduce din soldul său.
Cum sunt facturați clienții
Clienții tăi sunt taxați pentru un colet atunci când generezi o factură de colet folosind opțiunea „Adăugați colet”. Aceasta va adăuga un colet la factură.
Este important să acordați o atenție deosebită serviciului pe care îl selectați pe factură, deoarece acest serviciu trebuie să fie în concordanță cu serviciul pe care îl selectați atunci când programați lecțiile pentru student.
NOTĂ: Dacă aveți nevoie de mai multe informații despre generarea facturilor pentru colete, puteți consulta următorul tutorial: Crearea de colete .
Când utilizați Metoda de Facturare la Pachet, este recomandat în general să setați „Metoda de Facturare” în profilurile studenților care participă la pachet la „Pachet”.
Aceasta va seta automat costul lecțiilor lor la zero (deoarece le-ați facturat deja pachetul de lecții/ore). Prin setarea costului la zero, se asigură că clientul nu este facturat de două ori din greșeală.
Setări pachet
Există mai multe setări pe care le puteți personaliza pentru Pachete în Teachworks. Puteți ajusta următoarele setări:
Unități de pachet - Urmăriți pachetele după lecție sau după oră.
Numără lecțiile „pierdute” ca utilizate - Alegeți să numărați lecțiile marcate ca „pierdute” ca lecții utilizate în pachet.
Urmărirea pachetelor după - Pachetele pot fi urmărite după elev sau după familie.
Pachete disponibile când factura este - Puteți alege să faceți pachetele disponibile atunci când o factură cu un pachet este fie aprobată, fie plătită.
Puteți personaliza setările de mai sus urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Cont” și apoi pe „Setări cont”.
Faceți clic pe fila „Finanțe și operațiuni”.
Derulați în jos până la secțiunea „Setări pachet”.
Crearea de servicii pentru pachete
Dacă aveți servicii în lista de Servicii care sunt utilizate atât pentru pachete, cât și pentru lecții individuale, în general este recomandat să creați un serviciu separat pe care să îl utilizați special pentru pachete.
De exemplu, dacă aveți un serviciu numit „Meditații în limba engleză” care este utilizat atât pentru pachete, cât și pentru lecții individuale, ar trebui să creați un serviciu separat numit „Meditații în limba engleză - Pachet” pentru a-l utiliza special pentru pachete.
Fluxul de lucru pentru metoda de facturare a pachetelor
Dacă doriți să utilizați metoda de facturare pe pachete, puteți utiliza fluxul de lucru de mai jos pentru a o configura:
Începeți prin a personaliza secțiunea „Setări pachet” din pagina „Setări cont” pentru a îndeplini cerințele dvs.
Apoi, setează câmpul „Metodă de facturare” din profilul studentului la „Pachet”.
Creați o factură pentru client și utilizați opțiunea „Adăugați pachet” din secțiunea de articole a facturii, apoi faceți clic pe butonul „Start”.
Selectați detaliile pachetului, inclusiv serviciul, cantitatea și prețul unitar pentru pachet.
Aprobați factura. În funcție de setările dvs., este posibil să fie necesară plata facturii înainte ca pachetul să fie disponibil clientului.
Programați lecții pentru student. Când selectați numele studentului în câmpul „Student” din formularul „Adăugați lecție”, lista de servicii va fi actualizată pentru a afișa toate orele pachet disponibile studentului. Selectați serviciul care corespunde pachetului de servicii și programați lecția.
NOTĂ: Dacă ați utilizat Facturarea la pachet cu un alt software, puteți configura soldurile inițiale ale pachetelor pentru clienții dvs. urmând acești pași: Configurarea soldurilor inițiale ale pachetelor.
Vizualizarea soldurilor pachetelor
Puteți vizualiza soldul pachetelor clienților dvs. urmând pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Facturare”.
Faceți clic pe „Solduri pachete”.
Facturarea clienților pentru pachete și lecții individuale
Dacă aveți studenți care sunt facturați în principal folosind metoda de facturare la pachet, dar pot avea și lecții care nu fac parte dintr-un pachet, ar trebui să setați totuși metoda de facturare a studentului la „Pachet”.
Când programați lecții individuale care nu fac parte dintr-un pachet pentru student, puteți utiliza funcția de Suprascriere a costurilor . Aceasta vă va permite să atribuiți un cost lecției/lecțiilor ori de câte ori trebuie să facturați clientul pentru o lecție individuală.
Pentru a urmări cu exactitate soldurile pachetelor și pentru a vă asigura că lecțiile facturate individual nu sunt deduse din pachetele clienților, va trebui să utilizați servicii separate, așa cum este descris mai sus.
De exemplu, puteți crea servicii numite „Meditații la limba engleză” și „Meditații la limba engleză - Pachet”. Atunci când programați o lecție pentru a fi facturată individual, pur și simplu selectați serviciul „Meditații la limba engleză” și faceți clic pe opțiunea „Modificare metodă de facturare”, apoi selectați metoda de facturare corespunzătoare.
Arhivarea pachetelor
Arhivarea stabilește o dată limită de calcul pentru pachetul unui client. Aceasta izolează utilizarea pachetului activ de istoricul lecțiilor anterioare sub același tip de serviciu.
De ce să folosim arhivarea?
Controlul calculelor: Exclude lecțiile programate la și înainte de Data de Arhivare aleasă din calculele soldului curent al pachetului. Acest lucru este esențial atunci când un client trece de la facturarea orară la facturarea la pachet, asigurându-se că lecțiile anterioare nu golesc retroactiv noul sold preplătit.
Curățare tablou de bord: Elimină activitatea mai veche, pre-pachetată, din panoul activ
NOTE
Arhivarea nu șterge lecțiile
Nu elimină datele istorice
Afectează doar ceea ce este inclus în calculele soldului pachetului
Poate fi folosit pentru a îmbunătăți claritatea, dar funcția sa principală este controlul limitelor de calcul.
Pentru instrucțiuni pas cu pas privind aplicarea unei date limită profilului unui client, consultați ghidul nostru: Pachete de arhivare .
Lectură suplimentară
Mai jos puteți găsi articole suplimentare care conțin informații legate de pachete și care v-ar putea fi utile:
Ai nevoie de mai mult ajutor? Urmărește acest videoclip despre cum să creezi pachete pentru clienții tăi.
Încă nu sunteți sigur ce metodă de facturare să alegeți pentru afacerea dvs. de predare? Consultați fișa noastră informativă: Metode de facturare și fișă informativă Teachworks