Când facturați clienții în avans, modificările suplimentare ale calendarului, cum ar fi schimbarea duratei, a costului unei lecții sau ștergerea completă a acesteia, creează o neconcordanță între programul dvs. și ceea ce a fost deja facturat. Pentru a vă avertiza asupra acestei discrepanțe, Teachworks afișează automat o pictogramă cu steguleț roșu lângă numărul facturii din tabelul Facturi.
Vizualizarea modificărilor
Când vizualizați o factură semnalizată, veți vedea etichete care indică lecțiile care au fost modificate sau șterse. De asemenea, veți vedea o etichetă deasupra câmpului „Total” al facturii, care indică modificarea totalului facturii și modul de contabilizare a acesteia.
Contabilizarea schimbărilor
Există două tipuri diferite de modificări care pot fi făcute în funcție de starea facturii:
Factură neachitată încă : Dacă factura nu a fost încă plătită și este „Aprobată”, vi se va solicita să o actualizați pentru a utiliza detaliile și costurile actuale ale lecției. Puteți face clic pe linkul furnizat în etichetă, care va deschide formularul „Editare factură” și va actualiza lecțiile.
Factură deja plătită : Dacă starea facturii este „Plătită” și totalul facturii a scăzut , vi se va solicita să emiteți o notă de credit. Dacă faceți clic pe linkul furnizat pe etichetă, se va deschide formularul pentru crearea unei note de credit și se va adăuga automat o linie la nota de credit pentru suma corectă.
Dacă totalul facturii a crescut , vi se va solicita să creați o nouă factură pentru costul suplimentar. Linkul furnizat în etichetă va deschide formularul „Creați factură” cu o linie de plată pentru ajustarea necesară.
NOTĂ: Cel mai bine este să procesați facturile semnalizate o singură dată la sfârșitul unei perioade de facturare, astfel încât toate modificările să poată fi gestionate simultan, înainte ca factura să fie setată să ascundă semnalizatoarele. Dacă ajustați o factură semnalizată și ascundeți semnalizatoarele înainte de sfârșitul perioadei de facturare, iar apoi alte lecții de pe factură sunt modificate ulterior în calendar, factura nu va fi semnalizată pentru aceste modificări, deoarece ați ascuns deja semnalizatoarele pentru factura respectivă.
Ascunderea steagurilor
Indicatoarele pot fi ascunse fie urmând instrucțiunile pentru facturile „Plătite”, fie ascunzându-le manual. Cele două metode de ascundere a indicatoarelor sunt:
Dacă o factură „Plătită” a fost semnalizată și faceți clic pe linkul din prompt pentru a „Emite credit și ascunde semnalizări” sau „Creează factură și ascunde semnalizări” (vezi imaginea de mai jos), atunci semnalizările vor fi ascunse de pe factură de acum înainte.
Dacă o factură a fost semnalizată, utilizați meniul „Opțiuni factură” de pe factură pentru a aplica manual opțiunea „Ascundere semnalizare” (consultați imaginea de mai jos), apoi semnalizările vor fi ascunse de pe factură de acum înainte.
Vizualizarea steagurilor ascunse
Când vizualizați tabelul de facturi, orice facturi care au steaguri de factură ascunse pot fi văzute afișând o pictogramă steag gri lângă numărul facturii:
Dacă doriți să afișați steagurile care au fost „Ascunse”, puteți urma pașii de mai jos:
Faceți clic pe „Facturare” și apoi pe „Facturi”.
Faceți clic pe pictograma „Vizualizare” de lângă factura pe care doriți să afișați steagurile.
Faceți clic pe meniul „Opțiuni factură” și apoi pe „Afișați steagurile”.
